“死档案”变“活信息”

◎周岐学

档案是历史的真实记录，国土资源档案信息量大，种类繁多，对于国土基层所来说，档案管理是一项基础业务工作，也是标准化国土所建设的重要内容之一。修武县国土资源局周庄国土资源所紧贴中心工作，以高起点高标准地建好国土资源所档案为目标，研究把握规律，最大限度地开发挖掘档案信息资源，使“死档案”变为“活信息”，并能够充分发挥档案独特的原文查询等服务功能，为服务地方经济建设发挥了重要作用。

硬件设施是规范管理档案的基础，该所设立了专门的档案室。在县局的支持下配备了计算机、打印机、标准档案柜、装订机、多功能打孔机等设备。档案室内安装了温度计、干湿计等器材，统一购置了档案盒、案卷皮，印制了各种表册，按规定配备了所有硬件设施。另外，档案密集架、计算机、空调、防虫药等设备配备齐全，做到了档案室安全保密、温湿度适宜、清洁卫生、无虫霉滋生，办公、库房、阅档“三分开”。

为了搞好档案管理工作，该所确定一名专职档案员具体负责档案材料的收集、整理、立卷、管理。档案管理人员积极参加档案管理的集中培训，成为档案管理的业务能手。在农村宅基地清查整治工作中，通过逐户丈量、逐宗登记、四邻签字，该所建立起了内容翔实、数据准确的农宅管理档案。

为保证档案信息资源的充分利用，该所配有齐全完整的档案调、借、阅登记簿，充分发挥档案的服务功能。严格规范操作，强调档案的收集、鉴定、整理、立卷、编目、保管和统计工作要严格按照操作规程进行，确保档案资料的真实、完整。

农村宅基地管理是基层国土资源所的一项重大工作，按照档案管理标准，该所结合辖区实际制定了详细的整档标准，即在农村宅基地档案归档中，采用一户一档的原则进行归档组卷，实行五统一：统一卷内目录排序、编码；统一实行三孔一线左侧线装；统一装盒卷宗数量；统一卷宗编码规则；统一外盒标签。还以村为单位，分年度按姓氏进行排列，并逐户加编10 位数字的归档号码，例如，第1～2 位为乡（镇）代码，3～4 位为村代码等，为档案的数字化管理打下良好基础。

该所建立的农村宅基地审批档案,内容全面、表格简单明了，具有实用性，农户一看就可以了解农村村民宅基地从申报到审批的全部过程，能减少很多不必要的中间环节，彻底摆脱了过去一张纸到底，村民在村委会、县政府两头跑的现象，从而有效提高了基层办事效率。