期刊装订环节中零本期刊的探索与对策

李海英

（伊犁师范学院新疆伊宁83500）

期刊装订环节中零本期刊的探索与对策

李海英

（伊犁师范学院新疆伊宁83500）

在图书馆期刊装订实践过程中往往会有一部分零本期刊出现的现象，给期刊馆藏、利用带来不同程度的影响，在分析其存在的现状及影响的基础上，提出一些解决的对策和办法，以便今后更好的开展期刊管理工作。

高校图书馆 期刊装订 零本期刊

期刊的装订是期刊流通过程的再延续，虽然每本期刊在内容上没有图书成熟、系统、集中，但由于期刊的特性为连续性刊物，由于它本身所固有的特性决定其存在着连续性、系统性、完整性。因此期刊在馆藏过程中必须满足其特性，按照一定的规则和方法装订成册，经财产登记后就成为图书馆家族的正式成员。但在装订过程中，不总是尽善尽美，由于期刊下架时总会有一定数量的零本期刊，极大的影响到期刊装订的连续性和完整性，阻碍了期刊装订工作的顺利进行。

一、零本期刊存在的现状

所谓零本期刊也就是缺期的期刊。期刊在每年装订成册之前都是以单本的形式进行流通，在这段较长的过程中，由于各种各样的因素造成部分期刊在流通过程中缺失，使期刊失去其本身连续性、完整性.一年一度的期刊下架整理中，除去可以送去装订的期刊，留下相当一部分不全的零本期刊，由于多年从事期刊管理，对零本期刊的整理和查找过程中，就期刊虚实存在的各种问题，可知零本期刊存在以下几种现状。

1.记到系统里有，刊架上无

期刊以邮发代号或刊名中的任意一项，进入LIAS子系统的记到系统里，检索出有记到记录，说明此期刊已实到馆，按此刊架位号搜索且锁定对应刊架上却无此期刊存在。表明此期刊存在借出、丢失或乱架的可能。我馆期刊阅览室近年实施开架阅览，由于现刊的前期的期刊摆放时间过长，容易出现乱架和丢失的现象。尤其是刊期多的现刊如月刊、半月刊和旬刊，极易产生涨架情况，使得期刊在流通的过程中分流到别的架位上。再就是期刊与图书不一样，由于期刊本身的特性决定期刊只可阅览不可借阅，但作为高校图书馆，重点是为教学、科研服务，对于在校老师的借阅不能拒绝。因此一部分零本期刊存在借出、丢失等现象。

2.记到系统里无，刊架上有

平时的工作实践中，在记到系统里没有查到某本期刊的到馆记录，但在期刊下架整理时，有此期刊的存在。此现象多半是由工作人员在记到过程中漏登或错登照成的。我们知道在整个发行过程中，期刊的出版规律不是一成不变的，由于种种原因而产生一些变更，如期刊的更名、合并、休刊等出版发行的动态变化。如由江西省图书馆出版的《江西图书馆学刊》于2014年1月起更名为《图书馆研究》与吉林省图书馆出版的《图书馆学研究》刊名非常相似。由于工作人员在实际操作中疏忽了期刊的某些特定的变更，致使期刊在被记到的过程中，使期刊没有被赋予本身的架位，出现漏登、错登等现象。由此造成此期刊虽到馆却不在其架位上，造成零本期刊的假象。

3.记到系统无，刊架上无

在登到系统和期刊架上均无此期刊，此现象有两种情况：其一是有些期刊不能按期到馆。在期刊到馆验收等到过程中，常常会发现某些期刊不知何因，总是迟迟不到馆，有的在一年中下半年期数已到馆而上半年个别期数却未到，有的甚至到第二年的三、四月份也未能到馆。如我馆《物理学进展》2013年的第1、3期、《采写编》2013年的第1期、《历史教学(上)》2013年的第1期等到2014年3月也未能到馆。其二是工作人员对某些期刊特定发行欠了解。由于个别期刊出版发行规律有别于其他期刊的发行，如《贵州师范学院学报》为综合性理论刊物，为月刊每年12期，第1, 2,4,5,7,8,10，11期载社会科学内容，第3,6,9,12期载自然科学内容，《四川文理学院学报》的出版形式也为社会科学与自然科学交替出版，每卷的第1、3、4、6为社会科学，第2、5为自然科学。此类期刊在做数据时社会科学和自然科学分开做，各自一条数据。有些工作人员鉴于对期刊发行规律的不清楚，在电脑送装订时会误认为该学报的3, 6,9,12期社科版未到馆，错误的将其列入零本期刊。

二、由零本期刊的存在造成的影响

1.降低期刊利用率

我馆每年都在半年或一年进行一次集中整理装订，一般说来我国学术论文发表后1-2年便开始被应用最佳黄金期是3-6年，超过10年便呈下降趋势[1],由此看来在半年或一年的装订期里，已使得期刊的利用率降低了10%，再因某些期刊由于零本期刊的存在而不能同去送装订，还需一段时间等待其回归、复原，同时这个过程正是毕业生写论文高峰期，而错过期刊使用的黄金时段。这就意味着零本期刊在解决和处理过程中，再一次降低了期刊利用率的幅度。实践表明:随着期刊完整率的下降,即便是质量再好、价值再高的期刊，其使用价值也会大打折扣，某种程度上期刊的利用率会极大的受到影响。

2.增加馆员工作强度

每年年底的期刊下架整理中，由于种种原因产生的零本期刊，使期刊装订工作不能正常进行。为保证期刊装订的完整性，工作人员首先要到LIAS子系统登到系统查明并确认期刊是否到馆，如是属于未到馆的，需做详细记录以便与邮局沟通;如属于是已到馆，需要去清查借阅记录、大规模整理期刊架，或借出、或乱架、或丢失。通过频繁清点和反复查对，大部分零本期刊能水落石出，仍有一小部分下落不明。为了查找零本期刊，工作人员在记到系统和期刊架之间来回奔波，常常是费时费力还劳而无功。这项看似简单实则复杂的工作无形中增加了工作人员的工作强度。

3.对期刊馆藏质量的影响

期刊装订工作是期刊馆藏建设的特有环节，也是馆藏质量的重要保障。同时期刊馆藏过程中一个显著的优势特征就是馆藏中的连续性和完整性，但在期刊装订过程中零本期刊的出现打破了期刊的典藏连续和完整，使馆藏质量大打折扣。由其是专业期刊的连续反应在学科和专业发展的过程，由于零本期刊的存在，将失去其应有的学术价值，对于那些馆里长年系统收藏的期刊，因零本期刊存在而使其变得不再连续和完整。极大的影响到期刊馆藏质量。

三、应对零本期刊的措施

在期刊馆藏的过程中零本期刊该如何处理，一直以来是我馆期刊装订工作中遇到的十分棘手的问题,对与这些缺期期刊，我们常常纠结与装与不装之间，不装的话，如果仍将这部分期刊置于现刊架上流通,时间一长,一是易引起乱架、涨架的现象;二是有可能再次产生流失,即使原本缺期复得也无法合刊，从而再次失去装订的机会；而装订成标准册又会影响馆藏期刊的完整性,同时当所缺期刊到馆或补全时，又得拆本重装而造成不必要的人力和物力浪费。那么这些缺期期刊究竟该何去何从一直是我们所关注的问题。

1.建立完善查缺催缺机制

降低零本期刊的几率，建立完善差缺工作是非常有必要的。首先借用excel的优势建立读者借阅表、催缺目录表和零本期刊目录表。我们知道验收记到工作是期刊管理工作的开始,是期刊到馆情况最直接、最根本、最原始的记录,也是最先发现期刊缺期的工作环节。因此在平时的记到中，较容易发现部分期刊的偶尔或整卷缺期现象,将其及时整理归纳到催缺目录表中，由订购和记到人员可及时向出版发行或征订单位以电话、微信、QQ、信函、发E-mail等方式催询补缺催询。同时将有关催询后的结果附在缺刊催询目录备注栏上以备用。将后期的期刊下架装订时产生的零本期刊名单表的刊名粘贴至编辑-查找功能（CTRL+F）中的查找方块栏中，分别到已建立的借阅表和催缺目录中，点“查找全部”便准确、快速锁定零本期刊的去向，为后期工作的开展提供了效率。

2.建立零本期刊调配库

以往“零”本期刊下架后，常常以封闭式堆放，给期刊的装订工作带来一定的困扰。时间一长，这部分期刊就自然而然成为“死刊”，失去其本身的作用。为改变现状，我馆建立“零本期刊调配库”，此调配库是由独立的几个期刊架组成，将所有下架整理后的零本期刊,集中于该库，并依照“零”本期刊封面上原登到时留下的期刊架位号，按一定顺序由小到大排在架上，在后期等待零本期刊到馆或补全时，可按其到馆登到时在封面所标的固有的架位号，到“零本期刊调配库”对号搜索归位。“零本期刊调配库”的建立是可保存性、有价值的零本期刊得以完整保障的中转站。同时也有效地改变“零本期刊”的散乱、组配困难的现象。

3.做好期刊的记到工作

期刊的记到是图书馆期刊管理的基础，是对期刊到馆的真实记录。它的性质周而复始，循环往复，但这看似简单却包含着许多内容，它即是后道工序的基础：为读者了解期刊目录和馆员查询期刊是否到馆提供准确依据；也为前道工序提供可行性实践的过程：为采购提供查询储存数据;期刊记到质量的高低，影响着期刊其他各环节工作的进程，并直接影响到对零本期刊的有效查询工作。因此有必要加强期刊记到工作质量，认真对待期刊记到的每一个环节，善于扑捉期刊各种变化的信息，如期刊的更名、合并、停刊、休刊等特殊情况。确保其科学性、准确性，从而达到期刊登到的合理、有序、规范。为后期的期刊装订、验收等工作的顺利进行提供保障。

4.提高馆员的综合素质

著名科学家钱学森说过:现在图书馆、档案馆、情报单位的工作人员，应当是信息专家或信息工程师，是信息系统的建设者，也是信息使用的导向和顾问。一句话道出了现代图书馆对馆员的职责要求。作为现代图书馆馆员，应顺应时代的变化，转变服务观念,改进服务手段，由管理者转变为服务者；由被动服务转变为主动推送服务。这不仅要求馆员有不断提高的职业素养，服务水平,还要不断更新自己的知识结构，在提高计算机、外语等方面的水平同时，主动适应期刊服务的发展要求,掌握期刊工作规律，了解期刊的内容特点、层次级别、出版频率，准确地分析、判断期刊信息的能力，以便提高处理期刊信息的能力,才能紧跟时代的潮流,更好地为广大读者服务。

期刊装订工作是期刊馆藏的一道重要工序，零本期刊的存在无疑阻碍了期刊装订工作的顺利进程，在工作实践中善于发现问题，并勇于思考找出其解决的办法，使期刊馆藏更加完善，从而提高图书馆资源的质量和利用率，能更好的为读者服务。

[责任编辑：唐旻星]

[1]刘炼红湖南图书馆期刊管理工作之思考[J]图书馆2010（3）：133-134

[2]张丽敏高职院校图书馆期刊服务质量探析[J]山西广播电视大学学报2011（7）106-107

[3]王秀芳，钱小荣高校图书馆期刊馆藏发展现状与策略研究[J]情报杂志2010（12）：174-175

[4]庞建民期刊补缺不容忽视[J]山东图书馆2004（3）：96-98

[5]华薇娜，于德江网络环境下高校图书馆中文期刊馆藏调整的调研与分析图书馆杂志2007（2）：34-36

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2014-11-10

李海英（1966～），女，新疆伊犁师范学院馆员，研究方向：期刊管理。