论事业单位人事档案的信息化、规范化、标准化管理

辛清华

呼伦贝尔市疾病预防控制中心，内蒙古呼伦贝尔021008

论事业单位人事档案的信息化、规范化、标准化管理

辛清华

呼伦贝尔市疾病预防控制中心，内蒙古呼伦贝尔021008

档案信息管理由于网络技术的广泛应用而进入现代化管理的先进行列,因此，有必要将人事档案管理人员的综合素质提高，规范人事档案工作信息化、规范化、标准化的工作要求，根据事业单位的实际情况，设置人事档案管理员，定期将相关资料按规定存入人事档案室。为了促进档案的信息化、规范化、标准化管理，充分发挥人事档案的积极作用,应积极地将档案管理技术与网络信息技术通过事业单位人事档案有机的结合起来。

事业单位人事档案；信息化；规范化；标准化

1 人事档案在事业单位的信息化管理

人事档案管理是开展各种工作的基础,是每个人在单位人事部门被管理的重要凭证，是组织行为，是个人从事各种社会活动的记录,对单位干部的考察和识别、优秀人才的选拔、各项工作开展的促进以及加强事业单位干部队伍建设具有重大的现实意义和深远的历史意义[1]。利用现代计算机网络通信技术,为最终实现档案信息传递网络化，在档案信息计算机检索系统中可将档案信息检索的方式不断改进，向网络检索及智能检索逐步发展[2]。另外，档案信息资源等人事档案可通过计算机可进一步分类、提取、分析、加工等管理,大大提高档案工作的效益。

1.1 档案管理的现代化要求

人事档案工作人员要本着为单位、为干部职工认真负责的态度，高度重视人事档案材料的收集、查找、补充工作，勇于进取、更新观念，按照组织部门规范整理干部人事档案材料的要求，仔细阅读缺档材料主要目录和补充方法，按时完成本单位人事档案的清理审核和规范化建设。为使计算机数字化管理的优越性得到充分发挥，需加强计算机管理档案意识、科技化意识、档案管理的现代化意识[3]。使档案人员计算机技能的管理水平得以提高。

1.2 提升人事档案管理人员的思想道德和专业素质

由于在档案管理和建设中人事档案工作人员承担着十分重要的责任，因此不断加强档案管理人员的职业道德和政治思想教育，使其具备较高的政治思想觉悟，具有坚定的政治鉴别力、政治责任感和政治敏锐性。档案信息化的关键即提高档案工作人员素质和工作意识的培养，这就需要培养一支既要政治思想过硬又要专业技术过硬的档案管理人员队伍。随着信息时代的到来，在业务素质上对每位档案工作人员提出了更高的要求，因此，为努力使自己成为具有双重知识结构的复合型人才，既懂得计算机管理技术，又熟悉档案管理业务知识，管理人员要将自己的知识面不断拓宽，加强专业知识学习，使文字能力、综合分析能力提高，掌握现代信息管理技术，并且对人事档案管理软件知识及计算机知识的学习不断加强。

1.3 加强档案管理的安全意识

随着计算机网络技术在档案信息化建设中的应用，信息安全成为档案信息化管理中的一个瓶颈，档案信息会因档案人员的安全意识和保密意识不强，造成信息缺少严格管理和审查而引起丢失和泄密，带来巨大的损失。给档案管理带来了安全隐患[4]。而且对于计算机病毒和黑客攻击，以及计算机系统和网络本身存在的安全缺陷等原因，使得档案信息的安全和保密受到极大的威胁。

2 事业单位人事档案的规范化、标准化管理

人事档案的基础前提是推进人事档案工作规范化、标准化，一个人的基础档案主要包括：中学时期的入学、毕业学生登记表，报考信息和党团材料。大学时期的入学、毕业学生登记表、体检表、成绩单、党团材料及就业报到证，落编手续等，记载了一个人大量重要的信息如学习经历、品德作风、政治思想、工作表现等。是对一个人全面系统了解和评价的重要参考依据。档案工作规范化、标准化的质量由人事档案的基础决定，影响人事档案的质量和完整。

（1）人事档案新补充材料要求统一为A4规范办公用纸（原始件除外），正反打印。左侧装订；排版形式为横写横排，注意检查标题是否准确，是否符合审批权限，有无日期等；人事材料要配套完整，新落编人员归档材料应具有事业单位增（进）人计划卡，大、中专毕业生市场就业介绍信，事业单位工作人员转正定级工资审批表，学历、专业技术职务材料，政审、党团、体检表、就业通知书等；字迹要牢固清晰[5]。①履历、②自传、③鉴定、考核、考察、④学历、专业技术职务、⑤政审、⑥党团、⑦奖励、⑧处分、⑨工资、任免、招工、⑩其他材料等，都要使用钢笔或碳素笔、蓝黑墨水和A4纸张，确保证字迹清晰，便于长期或永久保存和利用；人事档案具有保密性，不得遗失、涂改、勾画及乱加批注，不得拆散、随意增加或抽出。以利于日后标准化、现代化检索手段的利用。

（2）实施“以我为主”的立卷归档原则即为推进档案工作标准化、规范化的关键环节。其根本目标为实现检索利用便捷化、案卷完整化以及利用价值的最大化的档案保管。使用“以我为主”的立卷归档原则，全宗的完整性要注意有效地维护。为使档案完整，在归档工作中把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，既要注意归档文件防止散失，同时又要分清主次，掌握重点。为规范化、标准化的档案管理奠定坚实的工作基础。

3 提高人事档案质量是推进档案工作规范化、标准化的基础

档案信息存储安全和利用安全遵循安全性原则是人事档案信息安全的主要内容。档案需通过采取有效措施和技术手段建立数据恢复机制和备份。对国家有关规定和要求需严格遵照，安全保密工作高度重视，安全保密意识需牢固树立。在技术安全管理方面，为保证安全，做到外网不与档案内部局域网连接。为确保具有安全性、可靠性和可控性的系统，要制定系列管理办法和规定如信息录入、设备管理、信息维护、网络维护等，系统通过规范、科学、严密的制度来可靠运行。

总之，人事档案管理信息化应遵循的原则即按照资源共享、安全高效、统筹规划、分步实施、上下互通、重点突破，完善干部人事档案管理信息平台，实现资源共享。遵循安全性原则，加强干部信息化建设。强化学习，提高管理人员技能水平。注重对系统管理与维护，提升使用价值。提高工作的质量和效率[8]。

[1]张凯军.事业单位人事档案的信息化管理浅探[J].科技视界，2013(29)： 309.

[2]王燕.Research on the Personnel Archives Informatization Management in Vocational Institutions[D].山东大学，2014.

[3]刘维秦.事业单位人事档案的信息化管理[J].青春岁月,2011(24)：319，318.

[4]史毓，王爱珍.事业单位人事档案的信息化管理[J].现代营销(学苑版)，2011(6)：218.

[5]刘焱华.事业单位人事档案的信息化管理[J].华章，2011,(29)：314.

[6]阿依夏木·亚合甫.事业单位人事档案的信息化管理[J].华章，2013(5)：302.

[7]苏杏.县级事业单位人事档案管理实践[J].浙江档案，2013(3)：65.

[8]李玲.论高校毕业生人事档案管理存在的问题及解决对策[D].安徽大学，2012.

R197.324

A

1672-5654（2015）01（b）-0038-02

2014-10-28）

辛清华（1963-），女，本科，内蒙古呼伦贝尔市人，馆员，从事档案管理、人力资源、政工人事等工作，现任呼伦贝尔市疾控中心行政办公室主任。