行政档案管理存在的问题以及新的管理思路初探

徐刚领

山东省菏泽市立医院档案科，山东菏泽274000

行政档案管理存在的问题以及新的管理思路初探

徐刚领

山东省菏泽市立医院档案科，山东菏泽274000

随着我国社会经济的不断发展，其社会形式的发展也越来越趋向多元化发展了，而我国社会体制也在不断的发展与完善。现阶段随着我国现代化政治体体制与社会经济的的快速发展，行政事业单位也开始对档案管理工作进行不断强化以及完善，最大程度的跟上社会发展的脚步，适应社会的变化，满足社会的需求。将先对行政档案管理的特点及只能进行一定的分析，其后再重点探讨一下现阶段我国的行政档案管理中所存在的问题以及新的管理思路。

行政档案管理；问题；管理；新思路

档案管理的是收集与统计原始档案中的实体以及档案信息，对其提供有效管理以及各项服务的总称。随着社会经济体制以及政治体质的不断改革，我国的高新科技建设发展也越来越快，行政单位当中的传统档案管理也就由此面临重大的挑战。如何使档案管理能向规范化、信息化以及科学化发展，也成了眼下急需要解决的问题。

1 档案行政管理的特点

1.1 政治性

马克思认为，政府机关是经济上占统治地位的阶级为实现阶级使命而建立起来的组织；对于法律法规，则是国家机关将自身的统治阶级意志有效上升而形成的，以此使国家的统治职能得以实现。行政机关的使命就是要执行国家权力机关的意志，国家权力机关有非常强烈的阶级性，其中也包括行政机关。

1.2 执行性

国家权力机关进行机关活动的执行就是行政，行政的主要执行性主要表现在执行并完成决策任务。在我国，因为行政机关隶属于国家权力机关，也是国家权力机关当中的执行机关，所以实施行政管理活动时，一定要将国家权力机关与执行党的政策、方针以及路线作为绝对的工作前提。

1.3 权威性

权威的意思是指将一部分人的思想意识强加到另一部分人的思想上，而且还要以绝对的服从作为前提。国家作为阶级统治的工具，权威性是最强的。而行政管理活动基本都是以国家的名义执行，也在一定程度上会代表国家也将国家的强制力作为坚强的后盾，而被管理对象，都需要对工作人员以及行政机关所有的管理行为绝对服从。

1.4 服务性

档案工作作为一项服务型非常强的工作，也在一定程度上使档案工作的存在以及发展得到一定的保障，档案工作当中的服务性一般表现在发挥档案工作中非常重要的基本属性，服务性是档案工作当中生存与发展的重要前提条件。

2 我国行政档案管理工作中存在的问题

2.1 工作人员专业性不够

在档案事业中，人事档案管理工作作为非常重要的一个组成部门，有非常强的业务性以及专业性，所以必须要对工作人员的专业性进行要求，只有这样才能发挥人事档案应该存在的价值。不过，因为现阶段从事人事档案管理的工作人员一般都不是毕业于档案专业的人员，在上岗之前并没有进行过任何的专业知识培训，并且因为工作量较大，经常出现工作超负荷的情况，这在一定程度上使得在人事档案管理当中缺乏必要专业知识，并且还直接造成人事档案管理中工作人员缺乏一定的责任感及积极性。一些工作人员基本能够满足平安无事的现状，对人事档案信息的利用热情严重缺乏。

2.2 内容鉴定不严格

材料记载的内容失真会带给社会以及人事工作较为严重的后果。就现阶段来说，因为有些单位人事部门的工作人员在对材料进行审查时，出现了材料把关不严的问题，而且还有一些工作人员根本就没有进行检查，导致人事档案的材料中出现很多问题，还有虚假材料在个人档案当中放置进去，而个人信息不真实以及随意更改将会影响社会的正常秩序，比如在工资晋升、退休时间、工龄认证以及福利发放等方面造成了一定的影响。不仅如此，在人事档案中还有轻现实重历史等问题，在人事档案的归档问题上对社会关系、政治历史、组织鉴定等材料过分重视，对个人业绩、科研成果、个人贡献、个人诚信以及科研评价等材料上不够重视，有些甚至都没有收集这一部分的材料，造成人事档案变成一种政治口号，没有将个人信息真实反映出来，更做不到提供真实证明材料给有需求的用人单位，直接造成了档案使用率的下降。

2.3 管理方式较为混乱

尽管现阶段已经慢慢建立了人事档案的管理规范体制，而且还依法下发了一系列的相关文件来进行管理工作的指导，但是管理职责以及权限已经不能与我国现阶段各阶层领域的人员调整及变化适应。而且就连目前人事管理工作当中的基本需求也无法得到满足。还有很多部门出现将人事档案擅自进行管理与更换的情况，这在一定程度上导致人事档案的管理方式非常混乱，并且还造成在收集档案时出现很大的失真问题。

档案管理工作是一项政治性、服务型以及管理型的工作。第一点，档案管理工作无法产生一定的经济效益，而档案管理当中所有的文件材料都不能获取物质财富，这是对各部门各单位的原始档案信息进行专业性管理的一种工作；第二，档案管理系统也不是独立存在的，基本都是与其他各个项目中的管理系统进行相互影响，而档案管理也是利用信息化管理方式来服务其他管理系统，最终目的是要为社会提供更为完善的服务；第三，在社会经济的发展中，档案管理工作是阶级利益与关系最好的一种体现，因为档案管理工作隶属于统治阶级，也被统治阶级所掌握，同时还会提供一定的政治、经济与文化的服务给部分阶级。因为档案中的内容与信息与政治经济利益有一定关联，所以有很强的机密性，因此在对档案进行管理时一定要严格遵守保密这项基本要求，在一定程度上体现了档案管理工作当中的政治性。在进行档案管理工作时，必须要对档案安全性、完整性进行有效维护。

3 行政档案管理中的新思路

3.1 确保资金投入

对档案管理工作中的基础设施条件进行改善时，相关单位领导以及主管部门必须要相应的加强监管力度，对于档案管理的经费也需要做到大力支持，进一步改善基础设施设备，确保档案的发展。要将接待室、档案室以及办公室分开，以此保证各项工作不会出现相互干扰的情况。不仅如此，还需要安装防盗设备比如铁窗以及铁门之类的基本设施，加强防盗、防潮以及防火等安全问题的管理。档案管理还需跟随时代发展的脚步，引进科技含量较高的计算机管理设备，以此使档案管理工作实现信息化管理、自动化管理等，在一定程度上减少人力物力的投资，同时也能减少因人工收集而出现的失误。

3.2 提高管理人员的专业素质

因为档案的管理工作是一项机密性以及专业性非常强的工作，所以在一定程度上对档案的管理人员有很高的要求，每一位管理工作人员都必须要具备一定的专业素养及综合素质。如果想要将管理人员政治素质有效提高，就需要在管理工程中，严守机密，而且在管理过程当中还要能时刻贯彻保密性的原则；要想使责任感很好的加强，就需要对本职工作安心与专注，以此提升工作的严谨度；不仅如此，为档案管理人员建立一个有效的培训体系，依照岗位的不同采用不同的方式进行培训，培训内容中包括关于档案管理工作中所特有的专业知识。还有包括一些其他学科种类，比如像管理学以及信息技术等学科专业的知识培训。能让档案管理工作人员全面提高自身综合素质。

3.3 建立完善的档案管理制度

俗话说的好，无规矩不成方圆。所以将档案管理制度进行完善能确保档案信息合理的管理。而如何有效的将行政档案管理制度完善，第一点，必须要依照档案管理的实际情况以及特点来分析，以此使建立的档案管理制度能非常科学及合理；第二，建立档案管理制度主要是用来进行档案管理的实践，所以，在建立管理制度时，必须要做到简洁明了，并且实用性极强，可操作性也要多注意，这样的制度在日常档案管理工作中就能对所有工作行为进行一定的规范及约束，使工作流程顺畅，失误率也能相对减少。第三点，建立档案管理制度，不单单只对档案管理的工作人员进行一定约束，还会同时约束到单位领导，这样才能确保档案管理工作的独立性，还能确保在管理工作中，不会因某些领导所表达的错误意思影响档案管理工作的真实性。第四，在完善档案管理制度时，还要落实奖惩制度，这样才能在一定程度上提高工作人员的积极性以及约束投机人员。对于能在档案管理工作中严格要求自我的人员给予一系列的奖励，使他们能更加积极地开展工作，而对于违规操作档案信息的人员就要进行严厉的惩罚，在单位管理制度中奖罚分明，在一定程度上能使档案管理工作顺利开展以及健康发展。

3.4 加强档案管理科技性

要使档案管理能与现代科技相接轨，在现阶段计算机网络技术的发展下，档案管理工作也逐渐实现了信息化管理，对于档案信息的发展及管理来说是非常好的机会。所以我国需要将事业单位中的档案应用高新科技来进行管理，以此形成一个总档案网络，在管理档案时，可应用扫描以及条形码等技术配备一些应用的仪器，只有这样才能对档案进行科学合理的管理。比如，现阶段有些单位应用云技术来管理档案，在这种新型管理模式投入应用后，有效地提升档案管理的效率以及科学性，在档案管理中应用高新科学技术已经成为一个社会发展的趋势，而针对现阶段档案管理繁重的工作量来说，应用高新科技大大增强了工作效率，确保了档案管理的全面性。

4 结语

综上所述，因为现阶段行政档案管理工作当中还存在一些问题，也正是这些问题制约了档案管理工作的发展。而在我国社会经济发展迅速的今天，行政管理工作也需要跟上时代发展的脚步，加大相关法律法规的宣传力度，将档案管理中较为先进的管理方式进行针对性强化，对档案管理人员专业素质的培养也要重视，以此建立并完善档案管理体制，还要确保机制科学合理，与时俱进。要发挥档案管理工作的自身价值，以此确保能科学有序地开展档案管理工作。

[1]张鹏.行政事业单位档案管理存在的问题与解决之道[J].办公室业务,2014(13):96，98.

[2]丰建萍.基层卫生行政执法文书档案管理存在的问题及对策[J].中国初级卫生保健,2013(4):67-68.

[3]赵静萍,宋红霞,冯志民,等.卫生行政执法文书档案管理存在的问题及对策探讨[J].华南预防医学,2014(1):68-69.

[4]朱建贞.中国行政管理制度创新与行政档案管理工作[J].湖北大学学报:哲学社会科学版,2013(6):118-120.

[5]魏国莉.新形势下行政事业单位档案管理工作创新思路的探索[J].环球市场信息导报,2015(30):58-59.

[6]路君兰.欠缺与完善—关于我国私人档案管理的思考[D].合肥：安徽大学,2012(12):223-224.

[7]郑文,刘龙兴,陆海峰.乡镇级卫生行政相对人双套制档案管理模式初探[J].中国卫生监督杂志,2014(4):394-397.

[8]周雪红.电子政务背景下的档案行政管理改革初探[C]//湖北省行政管理学会.湖北省行政管理学会2006年年会论文集.长沙：湖北省行政管理学会,2014(6):145-146.

On the Problems and New Management Ideas in the Management of Aadministrative Archives

XU Gang-ling
Department of Archives,Shandong Heze Municiple Hospital,Heze,Shandong Province,274000 China

With the continuous development of social economy in our country,the development of its social form is becoming more and more diversified,and the social system of our country is constantly developing and improving.At present, with the rapid development of China's modern political system and social economy,the administrative units have begun to strengthen the archives management and improve the level of social development,to meet the needs of society.In this paper,the first of the characteristics of the administrative archives management and can only carry out a certain analysis,and then focus on the present stage of our country's administrative archives management problems and new management ideas.

Administrative archives management;Problem;Management;New ideas

R47

A

1672-5654（2015）07（c）-0089-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2015.21.089

2015-04-27）

徐刚领（1972.7-），男，山东菏泽人，专科，山东菏泽市立医院中级，档案馆员，研究方向：档案管理。