浅谈水利工程建设项目负责人在档案管理工作中的作用

笪 艳

浅谈水利工程建设项目负责人在档案管理工作中的作用

笪 艳

水利工程档案是水利工程建设过程的历史真实记录，它贯穿于工程建设的各个阶段，在水利工程的规划、设计、施工、运行、维护等过程中提供科学依据，是建设工程质量终身责任的重要凭证，也起到了一定的法律凭证作用。但现实工作中，水利工程档案建设和管理还存在着诸多问题，解决这些问题不仅仅是档案管理工作人员的职责，更是水利工程项目负责人的重要任务之一，必须从认识上提高，责任上明确，措施上落实，才能保障水利工程档案管理工作规范合法、有序高效，进而为经济发展、社会进步作出积极贡献。

一、水利工程建设项目档案建设和管理存在的问题

当前一些水利工程档案建设和管理还存在着资料不全面、情况不真实、管理不规范、使用效率低下等问题，甚至有个别涉及到法律层面的纠纷，这些情况的产生当然有档案管理工作者自身素质、责任心、服务意识以及业务水平较低的因素，但更有水利工程项目负责人重视程度不高、管理监管手段不到位的原因。现实工作中主要表现在：一是认识不足。认为自身职责是干好工程、管好项目，档案工作有专人干，干好干坏与自身没多大关系。二是档案管理缺乏投入。档案工作缺少必要的投入，人员不配，设备不买，办公条件不提供，有的也只是敷衍应付了事。三是管理不严。未制定工程档案管理制度，造成资料丢失，信息不全，部门之间不协作、不配合，等到需要建档时再重新编制、查找、搜集，费时费力还达不到完整完善的效果。四是利用不高，一些工程负责人注意到了先期的档案管理和建设，但后期忽视了档案资源的再利用，档案员成了保管员。有的原建工程在续建、改建、维护时，所有材料重新进行整理，缺乏一贯性；有的新建工程项目不想或不愿去学习借鉴成功的经验做法，档案资源被束之高阁。

二、水利工程项目负责人加强档案建设和管理的办法

水利部《关于印发水利工程建设项目档案验收管理办法的通知》（水办〔2008〕36号）第三条明确指出项目建设管理单位（项目法人）负责组织、协调、管理和指导勘察单位、设计单位、施工单位和监理单位编制和整理项目施工、峻工等文件，这就为水利工程项目负责人必须做好工程档案建设和管理工作提供了法规依据，下达了责任目标。因此，水利工程项目负责人在全面做好整个工程建设同时，要拿出一定的时间、精力和物力来支持工程档案管理工作。水利工程档案具有涉及领域广，形成周期长，综合性、专业性和技术性强等特点，做好这项工作不可能一蹴而就，必须扎扎实实、遵规守序才能达到预期目的。笔者下面结合工作实践，着重从水利工程项目负责人如何做好工程档案工作进行探析。

1.提高认识，增强做好水利工程档案工作的责任感

水利工程建设关系千家万户，不仅是百姓最基本生活保障，也关系着百姓身体健康和生命财产安全，水利工程档案建设和管理工作贯穿于工程的各个阶段，为工程建设的管理、运行、改建、扩建、维护提供着科学依据，水利工程项目负责人在档案管理中负责组织、协调、督促与指导相关单位和有关人员及时做好文件编制、资料搜集、档案整理、资源利用等工作，这是法律法规和工程建设赋予的使命，责无旁贷。因此，水利工程建设项目责任人应不断提高对建好、管好工程档案的重要性和必要性的认识，只有认识透彻才能提高科学建设、管理工程档案的自觉性、责任感和业务能力，才会更加严格要求自己，认真履行在档案管理工作中的职责，进而做好产生档案资料的每一环节和每一步骤，发挥档案在水利工程建设中的重要作用。

2.加大投入，提高工程档案管理的现代化水平

在工程建设预算初始，项目负责人就要有责任、有意识地合理安排关于档案建设与管理的资金，做到专款专用，按需支付。同时根据新形势变化，适应档案建设新特点，不断改善档案建设与管理的设备设施，积极开发利用软件、数据库等高新科学技术载体，保存工程建设活动中形成的文字、图纸、图表、声像等有价值的材料，逐步实现资源集约化、信息自动化、存储数字化、传递网络化和利用共享化，为档案管理工作现代化奠定坚实基础。

同时，项目负责人要注意选好用好档案管理人员，因为一切先进的理念和先进的设备是要通过高素质的专业人员才能实施的，所以项目责任人要向抓项目建设一样重视档案工作，既要认真选好人员，又要加强培养指导，不断提升档案管理人员的责任心、吃苦精神和业务能力，只有这样工程档案工作才能真正达到措施现代化、管理科学化。

3.健全制度，规范水利工程建设档案管理过程

水利工程档案工作一定程度上还存在着重工程轻资料、重收集轻管理、重保存轻服务的现象，对此水利工程建设项目负责人应重点建立健全各项规章制度。只有通过健全的制度，才能规范水利工程建设档案管理，促进资源优化，减少矛盾，提高工作效率，避免因人事变动而出现大的波动。当前重点要建立档案收集归档制度，做到凡有价值的资料一件也不能少；建立岗位责任制，把档案管理落实到工程每一个节点、每个岗位、每一个责任人；建立过错追究制度，只有实行过错追究、奖罚分明，才能调动相关人员的积极性和责任心，才会减少或避免差错，保证档案资料的及时性和完整度。

4.开发利用，发挥水利工程档案的综合效益

水利工程档案建设和管理的目的不仅仅是为了保存、储藏，也不完全是为了项目峻工验收，更主要是多层次、多方位、多形式地向水利部门和社会相关行业提供较为全面的可利用的真实资料，最大限度地发挥水利工程档案的经济价值和社会效益。工程项目负责人直接参与了工程档案的建设与管理，对工程档案的再利用价值有着更充分的理解和把握。某个工程结束了，一些有价值的东西可能隐藏在工程中难以展现或复制，但工程档案却全程记载和反映着工程建设情况，其中的得与失、经验与教训、智慧与探讨或多或少都可以在档案中寻觅到，那么项目负责人要倍加珍惜它、合理开发它、积极研究它，充分利用它为原项目的改建、扩建、维护等服务，也为以后再接手新的工程项目奠定坚实竞争力和施工基础。

5.加强督导，确保水利工程档案管理科学规范可持续

水利工程档案建设与管理应依法依规操作，才能保证其科学规范可持续，为达到这一目标，项目责任人则应高效履行监督职责，严格做到督查督办，与相关单位、相关人员签订责任书，按工程进度来检查其产生的档案资料是否完整、丰富、真实和可再利用，对每次检查情况进行记录，对出现的问题进行点评，并下发整改通知书给相关责任人和档案管理人员，限期整改。在整改期限内项目负责人还要继续跟进，认真反复核查，直到档案管理符合规范标准为止。同时，项目负责人应主动联系地方档案局，让地方档案专业人员参与本项目的档案管理验收工作，通过验收找缺陷、补漏洞、促提升，力求档案管理尽善尽美。

三、结语

水利工程建设关系着国家经济命脉，水利工程档案为国家长远的经济建设和社会进步提供可持续发展服务。水利工程项目负责人在工程档案建设与管理过程扮演着重要角色，要在工程档案管理中不断提高觉悟，强化职责，监管到位，真抓实干，真正做到既要交出一流的精品工程，又要交出一流的工程档案

（作者单位：徐州市贾汪区水利局221011）