档案信息化建设的问题与对策

屈建春

档案信息化建设的问题与对策

屈建春

一、档案信息化建设的含义及意义

1.档案信息化建设的含义

档案信息化建设是指在信息化时代，在重新思考档案管理工作的新情况、新问题的基础上，运用档案管理的新原则、新理论和信息技术，为进一步提高档案管理工作的现代化水平，建立网络环境中档案管理与档案服务的基本架构和方法，实现档案信息资源的社会化管理与服务。档案信息化建设的主要包括档案信息的数字化、档案网站建设和数字档案馆建设建设三大内容。

2.档案信息化建设的意义

档案信息化建设是评定档案现代化管理水平的主要标准，也是信息化时代对档案管理的必然要求，更是档案管理发展的必然趋势。在当下的档案管理中，档案信息化建设具有重要的意义——既可满足系统应用学的角度需要，进一步实现档案信息资源的平台化，又可实现档案业务管理统计信息的汇总、业务规范化管理和系统化维护，同时能建立面向服务的体系架构，还能延长档案业务卷宗系统的寿命，进一步增强档案的扩展性和可持续发展性。

二、档案信息化建设中存在的主要问题

1.对档案信息化建设的必要性、重要性认识不足，档案信息化建设停滞不前

传统的纸质档案管理方式和工作模式对信息化建设的必要性、重要性认识不足。既有传统思想作怪,不接受新生事物；也有对新技术存在畏惧心理,不敢面对新生事物；有些是对信息化的一些负面因素夸大其辞,不相信新生事物。档案信息化仍停留在理论层面，操作层面薄弱，只有信息化的理论构想,缺乏具体的操作计划、方案和措施，没有真正地落实到工作实践中。

2.领导不重视，资金投入不够，软硬件建设不到位

长期以来，领导重视的是一线工作，对服务性、管理性工作往往不重视甚至忽视，档案信息化建设缺乏资金保证。不少系统和单位的领导对档案工作重视不够，对档案信息化建设没有足够的认识，在资金预算中，档案的比值很小甚至没有。档案信息化建设没有资金保障，软硬件建设不到位甚至根本无法落实。

3.档案工作者素质达不到档案信息化建设的要求

在传统的档案工作模式下，有些单位档案工作者的专业素质不高，管理更是落后于行业和单位的发展，延缓了档案信息化建设的进程。

三、做好档案信息化建设的具体对策

1.提高认识，积极做好前期准备工作

一是加大档案人员培训力度。目前，档案队伍中普遍存在专业技术人员偏少，档案专业人员贫乏的状况。加强档案工作者的培训，是推进档案信息化建设的关键。必须通过组织业务学习和技能技术培训，尽快地培养现代档案工作者，使其掌握信息管理现代化、自动化的基本知识和技能，才能担负档案信息化建设与管理的重任，加快档案信息化建设的步伐。

二是加大资金的投入。档案信息化建设需要购置一些硬件和软件设备，因此，资金的筹措、管理和计划是必不可少的。各系统、单位的领导应对档案信息化建设给予足够重视，并批拨相应的资金。在资金一时难以全部到位的情况下，设备的购置应坚持“先急后缓，宁缺勿滥”的原则，并确保设备的质量和先进。

三是加强档案库房的建设。在档案信息化建设中，档案库房的要求更为具体化，除面积因素外，还有潮湿度、透气度、洁净度等方面的要求，因为档案、微机、传真机等信息化设备怕水、怕潮、怕脏、怕高低温。一般来说，档案信息化设备库房不宜在平房、顶楼或一楼，同时库房应窗户大、封闭性好、安全设备齐全。

2.规范保密，做好档案信息化建设中的机器设备专用工作

档案信息化的各种机器设备特别是计算机必须专用，既不可与国际互联网连接，也不可用网络设备（交换机或Hub）连接多台计算机。确因工作需要，一机两用或多用的，必须作物理隔离，物理隔离计算机，必须采用经国家保密局批准的产品，要加装网络隔离卡和双硬盘，严禁计算机硬盘转借它机。专用机的使用中应严格操作程序，严防错误操作造成泄密；及时做好专网维护和日常管理工作，切实做到消除隐患、堵塞漏洞，杜绝病毒感染、黑客袭击和网络泄密事件的发生，确保档案安全。

3.技术配套，做好档案信息化建设中的软件建设

档案信息化包括硬件建设和软件建设两个方面。一般来说，只要先期准备工作到位，硬件建设不会有太大的问题。但是，软件建设往往是一个薄弱环节。有些档案室貌似信息化档案室，实际上不具备信息化的功能，或没有充分发挥信息化的作用。软件建设中一定要满足电子档案形成、管理、利用等方面的要求，相关的系统软件一定要配套，否则档案信息化建设只能是空谈。

4.夯实基础，做好档案信息化建设的基础管理工作

加强基础工作是档案信息化建设的前提。目前，我国档案管理基础工作存在许多不足，主要表现在以下几个方面：一是档号、目录号不规范；二是案卷标题不规范；三是卷内目录不齐全，检索困难；四是案卷页码标识不到位，保存、使用中掉页难以发现；五是组卷标准混乱。这些问题在一定程度上影响档案信息化建设的进程，给档案信息的著录工作造成很大困难。当下的档案管理工作需要实行标准化、规范化的工作程序和方法，尽快科学地解决这些问题，提高档案管理基础工作水平，为档案信息化建设铺平道路。

5.双规并行，做好档案信息化建设中的档案保护工作

档案作为珍贵的历史资源和信息资源，具有原始性、真实性、客观性和再现性。因此，做好档案的保护工作是档案管理工作的基本要求，纸质档案和电子档案并行并存，是档案信息化建设中做好档案保护工作的有效措施之一。在具体的档案工作中，应以安全为目的，采取“双轨制”管理与归档。由于纸质档案与电子档案在载体寿命、环境条件影响、技术寿命、信息保护等方面存在着保护技术上的重大差别，为了保证档案的安全，目前，一般采取“双轨制”管理和归档，即将电子档案以原始状态转换成纸质档案，或将纸质档案以原始状态转换成电子档案，纸介质与磁、光介质两种档案一起归档，形成内容相同的两套档案。另外，电子文档还应多备份存档，支持电子文档的系统软件也应随之归档。当然，还应采取有效措施保护电子档案的信息不被修改、盗窃和删除，保证电子档案的真实性、完整性、安全性和可识别性

（作者单位：山东省淮河流域水利管理局250100）

（专栏编辑：周权）