固定资产管理子系统的设计——以Excel 为开发工具<br/>

固定资产管理子系统的设计——以Excel 为开发工具

2015-01-23贺月华

产业与科技论坛 2015年21期

□贺月华

固定资产具有使用期限较长，单位价值较高，并在使用过程中保持原有实物形态的特点，其价值随着损耗以折旧的形式逐渐地、部分地转移到生产的成本费用中去。基于固定资产的性质，固定资产管理具有跨年度特点，对多年数据的累计核算与管理，资产与数据的存续期长，而其日常增减业务相对较少，折旧核算是固定资产管理中最具特色的一项内容。实务中，每一项固定资产建立一张固定资产卡片。

一、固定资产卡片的建立

(一)固定资产卡片样式的建立。运用Excel 的常用命令，即可设计出固定资产卡片的样式，大致如图1。

(二)固定资产卡片数据的输入。

1．已计提月份。“已计提月份”项目反映到当前月份，该项固定资产已经计提的月份数(不包括当前月份)。根据现行企业会计制度规定:当月增加的固定资产，当月不提折旧，从下月起计提折旧。例如，某企业2012年1月购进一台设备，到2015年8月“已计提月份”数中不含购入时的1月份，也不含当前的7月份，已计提的月份数=(2015 -2012)×12 +(8 -1)-1 =42。为使每月固定资产卡片实现自动更新，“已计提月份”的输入通过函数来实现，如图1，函数YEAR(TODAY())的结果是提取出当前系统的年份(即2015年)，YEAR(B8)的结果是提取开始使用日期的年份(即2012年)，同理，MONTH(TODAY())和MONTH(B8)的结果是分别提取当前系统的月份和开始使用日期的月份，读者可以结合以上举例理解。

图1

2．年折旧额。常用的固定资产折旧方法有直线法、工作量法、双倍余额递减法和年数总和法。利用Excel 内置的财务函数即可以非常方便地计算各种折旧方法下的年折旧额。

(1)直线法。直线法又称为平均年限法，它是根据固定资产的原值、预计净残值及预计使用年限平均计算折旧的一种方法。直线折旧函数的格式为:SLN(cost，salvage，life)，参数cost为固定资产原值;salvage 为固定资产残值;life 为固定资产预计使用年限。如图1，将固定资产原值、净残值率和预计使用年限分别输入B9、D9 和D7 单元格中，用公式“=B9* D9”在F9 计算得出净残值。直线法下计算年折旧额的函数SLN 的三个参数就可作如图2 的设置。

图2

(2)双倍余额递减法。双倍余额递减法是在暂不考虑固定资产残值的情况下，根据期初固定资产账面余额和双倍的直线法折旧率计算固定资产折旧，在固定资产折旧年限到期前两年内，将固定资产净值扣除预计净残值后的余额平均摊销。此方法下函数的格式为:DDB(cost，salvage，life，period，factor)，前三个参数与直线法相同，参数period 为固定资产计提折旧的年份(因为各个年份下固定资产计提折旧的金额不相同)，参数factor 默认值为2，即为双倍余额递减率;用户可改变此参数，可以为其他的整数，如为3，则为3 倍余额递减率。

工作量法下计算年折旧额的函数参数设置基本同直线法，年数总和法计算年折旧额的函数参数设置基本同双倍余额递减法，读者使用这两种方法时可参照以上使用。

二、固定资产清单的生成

固定资产清单的信息来自于固定资产卡片工作表，通过VBA 语言编写宏代码“固定资产卡片栏目数据转入固定资产清单”，运用循环语句(Do While 语句和For 语句)可以逐次将“固定资产卡片”中的“卡片编号”、“日期”等数据自动转入“固定资产清单”工作表的相应栏目，也可以运用Excel 工作表数据之间的链接功能完成。

三、固定资产数据的查询和统计分析

(一)查询固定资产信息。查询固定资产的信息是通过Excel 提供的筛选功能来完成的，筛选分自动筛选和高级筛选功能，其中，高级筛选可以设置更多的筛选条件，并将筛选结果从数据列表中抽取、复制到当前工作表的指定位置。高级筛选命令的执行关键是构造“条件区域”，构造时需注意三点:一是条件区域的首行输入数据列表的被查询“字段名”，如“固定资产名称”、“已使用年份”、“年折旧额”等，字段名的拼写必须正确并且要与数据清单中的字段名完全一致，为避免出现不一致，字段名采取从数据清单中直接复制的方法完成。二是条件区域中只包含要查询的字段名，并且不一定按字段名在数据清单中的顺序排列。三是在条件区域的第二行及其以下各行开始输入筛选的具体条件，具体条件与条件区域相对应，在同一行输入的多重条件其间的逻辑关系是“与”;在不同行输入的多重条件其间的逻辑关系是“或”。在数据清单的其他位置构造好条件区域，在“高级筛选”对话框中按照提示设置、确认，即可完成查询操作。

(二)汇总分析固定资产信息。通过Excel 提供的分类汇总命令和建立数据透视表的方法完成汇总分析固定资产的信息。其中，通过数据透视表做汇总，相比分类汇总命令，分类依据可以选取两个以上(分类汇总命令只可选取一个)，汇总数据的灵活性更强。

建立数据透视表的关键步骤在于正确设置行标签、列标签和数据项，行标签、列标签和数据项均是从数据清单中选取，其中行标签和列标签作为汇总依据，一般是从固定资产名称、使用部门等非数值型项目中选取，数据项作为要汇总的数据，一般是从数值型项目中选取，如已提折旧、净值和年折旧额等。操作方法是从数据表字段列表中拖动字段到相应标签处。如图3，从字段列表中将固定资产名称拖动到列标签处，将使用部门拖动到行标签处，将已提折旧、净值和年折旧额拖动到数值处，创建完成后即如图3所示。