跨文化沟通效率与空间布局关系案例分析

2015-01-22任满收

产业与科技论坛 2015年16期

关键词：行使办公分配

□任满收

一、案例内容

图1 某系原办公室分布图

图2 某系新办公室分布图A

图3 某系新办公室分布图C

某高校一教学单位办公室原分布见图1所示，后来该教学单位换了领导，有人提议，辅导员办公室在连廊，开会的时候在系里连个休息的地方都没有，想在系办公室所在楼层找一间休息室。于是建议系办公室挪至资料室，将系办公室改成辅导员休息室(见图2)，这样一来，不但开会的时候辅导员有了休息的地方，辅导员与主抓学生工作的副书记交流起来也更方便，而且系办公室办公家具一应俱全，不需再整理。学生管理工作部门认为办公室搬到资料室后办公空间变大，办公室负责人应该更满意，但是与系办公室协调后，系办公室拒绝搬迁。副书记当众指责办公室负责人懒惰、不愿搬。办公室负责人提出拒绝搬迁的理由如下:系办公室负责系党政事务性工作、全系日常教学管理工作和行政管理工作，毗邻主任办公室有利于与主任沟通，位于办公楼中部有利于与各位领导沟通，对着会议室，有利于会前会后与全系教师沟通，如若搬至办公楼边缘，不利于与主任沟通，不利于与各位主任沟通，不利于会前会后与全系教师沟通。经协调，最终把资料室里间腾出作为辅导员休息室(见图3)。

二、案例分析

不同部门有不同的文化背景，依据部门为文化划分标准，本案例中的问题即是跨文化沟通的问题。在本案例中，办公室与辅导员发生的冲突是辅导员欲占用办公室，而办公室拒绝搬迁。案例中冲突发生的原因是:第一，辅导员休息室与主抓学生工作的副书记办公室毗邻有利于辅导员与副书记沟通。从学生管理工作的角度出发，学生管理工作人员有这种想法是很自然的事情，也是可以理解的。第二，系办公室与主任办公室相邻、居于楼层中部、面对会议室，有利于办公室工作人员开展工作。从系工作大局出发，办公室负责人有这种想法也是很自然的事情，也是可以理解的。第三，能够同时满足辅导员与办公室需求的房间只有此一间。所以，合适的办公空间具有资源的稀缺性。可以看出，本案例中办公室与辅导员发生的冲突的根本原因就是资源的有限性。

三、案例启示

(一)办公空间的分配应该尽可能科学有效，尽量有利于各方面工作的开展。办公空间分配合理的话，有助于提高各部门工作人员的工作效率。办公空间的分配属于领导权力的使用，也是管理职能的履行。根据赫茨伯格的双因素理论，使人对工作不满意的因素与使人对工作满意的因素是不一样的。没有良好的工作环境、人际关系等与工作内容无关的背景因素会导致人们对工作不满意，这些因素属于保健因素;工作的挑战性、工作内容的吸引力等工作本身的因素是会使得人们对工作满意，从而具有激励价值，属于激励因素。办公空间分配合理与否属于保健因素，而不属于激励因素。所以，办公空间分配合理的情况下，工作人员会认为本来就应该这样，但是办公空间分配不合理的话，则会引起工作人员的不满。事实上，在没有与错误决策进行比较的情况下，任何正确的决策都会被认为是理所应当的。

(二)为了节省沟通时间、提高沟通效率，任何沟通行为发生之前不必要的动作都应该省去。从提高工作效率、减少不必要的成本消耗的角度出发，日常业务往来频繁的工作人员的办公空间应该相距较近，从而降低工作人员来往于不同办公室所花费的时间，提高沟通效率。党务系统与行政系统的日常工作各成体系，故党务系统办公室应该彼此毗邻，行政系统办公室应该彼此毗邻，也即:辅导员的休息室应该与主抓学生工作的副书记的办公室相邻，主抓学生工作的副书记的办公室应该与书记办公室相邻;教研室应该与副主任的办公室相邻，副主任的办公室应该与主任办公室相邻。而党务负责人与行政负责人也需要经常商讨工作，所以党务负责人的办公室应该与行政负责人的办公室相距较近。

(三)办公室服务于各位领导及全体教师，是系日常办公的中心场所，应该位于各位领导、教研室和会议室的中间。而在日常工作实践中，办公室与中层正职的联系要远远高于与中层副职的联系，所以办公室应该放在党务负责人办公室和行政办公室负责人办公室之间，并且与会议室和教研室相距较近。

(四)办公空间分配的变更影响决策人员的形象。办公空间分配的变更属于权力的使用。在办公空间分配权的原行使者与办公空间分配权的新行使者是同一个人的情况下，如果新办公空间分配效果比原办公空间分配效果好，会给工作人员以权力行使者决策英明的印象;在办公空间分配权的原行使者与办公空间分配权的新行使者是同一个人的情况下，如果新办公空间分配效果不比原办公空间分配效果，会给工作人员以权力行使者决策能力不好的印象;在办公空间分配权的原行使者与办公空间分配权的新行使者不是同一个人的情况下，如果新办公空间分配效果比原办公空间分配效果好，会给工作人员以权力新行使者决策英明的印象;在办公空间分配权的原行使者与办公空间分配权的新行使者不是同一个人的情况下，如果新办公空间分配效果不比原办公空间分配效果好，会给工作人员以权力新行使者决策能力差的印象。就同一问题的决策来讲，原决策与新决策的影响示意图如图4。从图4可以看出，对权力行使者有积极影响的变革只有一种:原始决策错误，目标决策正确。其它三种变革(原始决策正确，目标决策正确;原始决策正确，目标决策错误;原始决策错误，目标决策错误)对权力行使者都有消极的影响。这是在原始决策者与目标决策者是同一个人的情况下。如果目标决策者与原始决策者不是同一个人，在原始决策错误、目标决策正确的情况下，该变革有利于目标决策者树立威信;而其它三种变革对目标决策者的消极影响要更大。

图4 权力行使者决策影响示意图

(五)x理论容易让人误判。案例中，办公室负责人不愿搬迁的原因并不是副书记所认为的懒惰、不愿意整理资料室。副书记有这样的想法是因为该副书记持有x理论的观点。x理论认为大多数人都是不愿意工作的，都是懒惰的。而在我国的文化背景下，大多数人都是很爱面子的，而爱面子的直接结果就是不愿被人否定，尤其是当众否定。所以，大多数中国人都为了面子不待扬鞭自奋蹄。所以，在我国x理论不是很适用，容易让人误判。

(六)当双方利益发生冲突时，不要为了自己的利益去损害对方的利益，甚至集体的利益。案例中辅导员休息室最初之所以选在办公室，是因为辅导员休息室与主抓学生工作的副书记办公室毗邻有利于辅导员与副书记沟通，这对学生管理工作而言是有利的。但是办公室的搬迁触动的是全系领导和教职员工的利益。在小团体利益与集体利益发生冲突时，小团体利益应该服从集体利益。平时人己利益的损益影响及优先级别如图5所示。

从对外影响来看，利己利人的行为和损己利人的行为都会给自己带来积极的影响，损人利己的行为和损人不利己的行为都会给自己带来消极的影响。所以，可以排出四类行为的优先等级为:一级优先行为为利人利己的行为，二级优先行为为损己利人的行为，三级优先行为为损人利己的事，四级优先行为为损人不利己的事。

图5 人己利益的损益影响及优先级别图

四、启示的应用

根据以上启示，可以对某系办公空间重新作出分配如图6。图6办公空间分配方案照顾了日常业务往来频繁的各个部门的工作人员，可以提高日常办公内部沟通的效率。但是该分配方案与现行分配方案相比，变动太大，需要搬迁的办公室太多，所以，该分配方案只具有理论意义，在实践当中可行性不大，除非是在办公空间初次分配之时就采用该方案。