浅谈用友u8采购系统下“暂估入库”业务的处理

摘要：采购管理系统是用友u8供应链系统的重要产品，在高职院校中使用的财务软件基本上以用友u8为主，采购业务中“暂估入库”是采购管理系统中一项难点，本文就此问题进行分析。

关键词：暂估入库  月初回冲  单到回冲  单到补差

用友u8系统是集资金流、信息流、物资流为一体的ERP管理软件，该系统内容庞大，操作程序复杂。一些作者讨论了用友u8系统中财务核算中应注意的问题，但对供应链管理中采购业务处理的“暂估入库”业务分析的比较少，本文就此问题进行分析，以供初学者及同行参考。

1 暂估入库业务的类型

暂估业务是指本月存货已验收入库但尚未收到采购发票，因而不能确定存货的成本。为了核算存货的库存成本，在手工方式下，一般是在月末将这些存货暂估入库，然后下月初再红字冲回。在信息化方式下，暂估可以在月末进行，业务可以在录入入库单后马上暂估。而暂估业务处理可以有以下三种方式。

1.1 月初回冲。这种业务是指本月不做任何处理，等到下月初，系统自动生成红色回冲单。同时登记相应的存货明细账，以冲回存货明细账上月的暂估入库。

1.2 单到回冲。下月初不做处理，待收到发票时再做相应处理。

1.3 单到补差。下月初不作处理。待收到并录入采购发票后，对采购入库单和采购发票进行采购结算。

2 暂估入库业务的处理参数设置

若采用暂估入库业务的类型中的其中一种，需要设置“存货管理”子系统下的参数设置，它将决定使用供应链系统的业务流程、业务控制。一般在“存货管理”子系统下控制参数默认的是“月初回冲”。根据选择的暂估业务处理类型在暂估方式的选项上选择控制参数是月初回冲、单到回冲、单到补差。

3 暂估入库业务处理方法

3.1 月初回冲处理方法

3.1.1 自动生单。到下月初，在存货核算管理子系统自动生成红色回冲单，根据红色回冲单对存货进行记账，以冲回上月暂估入库存货明细账。并根据红色回冲单生单以冲回上月暂估入库生成的凭证。

图1  查询红色回冲单

3.1.2 录入发票。收到发票后在“采购管理”子系统录入发票，并与上月录入采购入库单进行成本结算。在“采购管理”子系统下进行成本结算的目的是采购人员对采购的材料进行成本核算，向存货会计报账的依据。结算的成本的数据系统自动传递到“存货管理”子系统下。

3.1.3 结算成本处理。在存货核算下进行暂估业务处理，这里的暂估成本不需输入数据，系统已经将“采购管理”中的成本结算数据传递过来了，存货会计只需要进行暂估业务的处理为下一步生单作准备。

3.1.4 生单。在存货系统下根据系统自动生成的蓝色回冲单生成凭证，以确定存货入账的实际成本。生成的凭证将自动传递到总账系统下，再对凭证进行审核、记账处理。同时在“存货管理”子系统下查询“存货明细账”，可以看到红色回冲单下只将少估存货的金额进行回冲，蓝色回冲单是根据采购发票进行实际存货成本进行记账。

3.2 单到回冲处理方法

3.2.1 录入采购发票。下个月不作处理，待收到并在采购管理子系统填制专用发票，与上月采购入库单进行结算。

3.2.2 采购结算。上月采购入库单与本月录入发票在“采购管理”子系统结算后，到存货管理子系统进行结算成本核算。系统会同时生成红色回冲单和蓝色回冲单，同时在“存货管理”子系统下登记存货明细账，查询存货明细账中可以发现账簿中红色回冲单已经冲销了上月暂估入账的记录。并根据蓝色回冲单生成本月报销的存货金额。

图3  采购结算

3.2.3 结算成本。

图4  处理存货结算成本

3.2.4制单。在“存货管理”子系统下对红色回冲单和蓝色回冲单进行制单。生成的凭证系统自动传递到总账系统下，以便对应付账款进行核销和对总账系统下存货进行入账。红色回冲单冲销的是上月暂估入库的业务，蓝色回冲单生成的凭证是根据本月录入的采购发票上存货实际成本数据生单。

3.3 单到补差处理方法

3.3.1 录入采购发票。下月初不作处理，待收到采购发票后，在“采购管理”子系统下录入采购发票，并与上月暂估入库的采购入库单进行结算。

3.3.2 采购结算。在“采购管理”子系统将上月采购入库单与本月收到的采购发票进行成本结算，这里的结算即采购报账。

3.3.3 结算成本处理。在存货管理系统下对存货进行暂估处理，以确定存货的实际成本。所谓存货暂估是外购入库的货物发票未到，在无法确定实际的采购成本时，财务人员期末暂时按估计价格入账，后续按照选择的暂估处理方式进行回冲或者补差。

3.3.4 制单。若报销金额的实际成本大于上月暂估的成本，系统自动生成调整单，调整存货明细账中存货成本，并根据调节单生成凭证，传递到总账系统下以调整应付账款的金额与总账存货的成本。若报销金额的实际成本等于上月暂估的成本，系统不自动生成调整单，就可以不生成凭证。

4 结论

通过分析暂估入库业务的三种不同处理方法，需要注意的是不论使用哪一种方法都需要前期在“存货核算”子系统下进行控制参数的设置，而参数设置一旦定义了今后就不能再修改了，参数是进行操作程序的开关键，它决定对“暂估入库”业务下月的处理方法，我们可以根据企业或教学的需要进行设置，本文只是对这三种处理暂估业务方法进行讨论，不对其优缺点进行分析，所讨论的问题仅供参考学习。

参考文献：

[1]汪刚.会计信息系统[M].北京：高等教育出版社，2012.

[2]张洪波.会计信息化[M].北京：高等教育出版社，2011.

[3]熊细银.会计电算化[M].北京：清华大学出版社，2011.

作者简介：胡敏（1976-），农业经济管理硕士，讲师，主要从事会计教学工作，工作于杨凌职业技术学院经济与贸易学院。endprint