EXCEL函数在人事信息管理中的应用

李世龙 罗秋霞 鲜敏 郭欣

摘要：随着社会的发展，各个行业对计算机的依赖程度越来越大。对人事管理人员来说，运用Excel软件，能够对复杂的数据进行统计和处理，代替了以前的用计算器和写笔记进行管理，大大提高了人事管理效率。Excel是现在人事办公中最为常用的软件，它具有友好的人机交互界面和强大的数据处理功能，本文介绍几种常用的Excel函数在人事信息管理中的应用。

关键词：Excel函数  人事管理  数据统计

1 人事管理信息化的必要性

Excel的数据处理功能在现有的文字处理软件中几乎没有什么软件能够与它匹敌。在您学会了Excel的基本操作后，是不是还停留在求和、求平均值等简单的函数应用上呢？难道Excel只能做这些简单的工作吗？其实不然，函数作为Excel处理数据的一个最重要手段，功能是十分强大的，尤其在人事管理等中发挥着重要的作用，如果一个单位有上千的职工，靠手工管理员工信息工作量非常大，如果能正确使用Excel函数对人事信息进行管理，则可以提高工作效率，节约财力、人力。

2 人事信息管理中常用函数

2.1 if（）函数的妙用

执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。可以使用函数IF对数值和公式进行条件检测，IF函数语法格式如下：

IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）

Logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。

Value_if_true用来表示当logical_test为true时返回的值。

Value_if_false用来表示当logical_test为FALSE时返回的值。

例子：在每年填报高校《事业单位工作人员统计报表》时需要对全部职工的年龄每相差五年分一段，并结合职称，学历，性别，学科等选项进行很多次的筛选。如果每次用excel函数自带的自定义筛选的时候会给统计带来很大的不便，那么如果把同一年龄段划分到同一类当中，比如，年龄大于30小于35的职工，统统标记为“30至35”。下面以四川工程职业技术学院1000人为例做函数运算，首先，在C1单元格中输入出生年份，然后在C2单元格当中输入“=year（b2）”，则根据出生年月提取出出生年份，按回车键，C2列将显示对应的出生年份。

在E2单元格中输入“=IF（D2<=30，"30岁及以下"，IF（D2<36，"31至35"，IF（D2<=40，"36至40"，IF（D2<46，"41至45"，IF（D2<51，"46至50"，IF（D2<56，"51至55"，IF（D2<61，"56至60"，IF（D2>=61，"61岁以上"））））））））”按回车键，E2单元格将会显示相应的年龄段。

2.2 countif（）函数的妙用

Countif函数是Microsoft Excel中对指定区域中符合指定条件的单元格计数的一个函数，在WPS，Excel2003和Excel2010等版本中均可使用。该函数的语法规则如下：

countif（range，criteria）

range用来表示计算其中非空单元格数目的区域。

criteria用来表示以数字、表达式或文本形式定义的条件。

例子：如果某公司有一万员工，要查找出多少人重名，并能知道取某一个名字的人究竟有多少人。操作步骤如下：

①首先选中A列，然后复制A列全部内容到B列。

②在C2单元格中输入“=countif（$a$2：$a$10000，b2）”，然后按回车键，选中C2单元格，光标移动到C2单元格的右下角，当光标变为十字形以后，按住鼠标左键往下拖动鼠标，C列单元格将被自动填充内容，如果C列某单元格中的值大于1，则说明该员工的姓名重名，如果显示的数值为2或3，则表明取该名字的人有2个或3个，以此类推。

2.3 VLOOKUP（）函数的妙用

VLOOKUP是按列查找，最终返回该列所需查询列序所对应的值;下面是VLOOKUP函数的语法结构：

VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup），其参数说明如下：

lookup_value 用来表示要查找的值，一般输入文本或数值。

table_array 用来表示要查找的区域。

col_index_num 用来表示返回数据在查找区域的第几列数。

range_lookup 用来表示模糊匹配，经常输入0来表示需要精确查找。

例子：现有多张人事信息工作表，分别包含员工的信息有姓名、性别、所在部门以及联系方式等，现要从一千多员工中随机抽取了300人来植树，要求获取这300人的姓名、性别、所在部门以及联系方式。其操作步骤如下：

①在A1单元格中输入姓名，然后这三百人的姓名依次填写到工作表sheet4的A列，B1单元格中输入电话号码，C1单元格中输入部门。

②利用vlookup（）函数把工作表Sheet3中的信息（部门和电话号码）自动填写到工作表Sheet4当中。

③选中B2单元格，在B2单元格中输入“=VLOOKUP（A2，Sheet3！B：D，2，0）”，然后按回車键，B2单元格中将会显示唐小雪所在的部门，选中B2单元格，按住鼠标左键拖动B2单元格的右下角，抽取了的300人所在的系部将会全部自动填充，可以用同样的方法来统计这300人的电话号码。

3 总结

以上通过一些简单的实例介绍了人事信息管理中一些常用的函数，但是在实际应用中，需要把各种函数综合起来相互嵌套。只要根据以上所举实例的方法对其进行适当的修改，能使之适合不同的数据统计和人事信息管理的需求。Excel提供的函数功能强大，管理人事信息的人员要对其进行深刻的理解和灵活的应用，提高数据统计和处理能力，确保人事信息的统计更加的及时和准确，是现在从事人事信息管理工作必备的技能。

参考文献：

[1]excelhome：实战技巧精粹：Excel2010函数与公式[M].人民邮电出版社，2014，1.

[2]王国胜，李春晓编.Excel2010公式与函数辞典606秘技大全[M].中国青年出版社，2012，2.

[3]鲍祥生，梁兵，周海燕，李鹤永，任红民.VBA和EXCEL函数结合编程在数据处理中的应用[J].石油工业计算机应用，2009（04）.