“诊治报账难”之疾 再造报账流程

●刘晓玲

“诊治报账难”之疾 再造报账流程

●刘晓玲

伴随着高校规模的扩大，经费逐年增加，每年10月到次年2月财务处出现报账拥挤排长队的现象，给财务人员造成很大精神负担，严重影响了财务工作效率，也增加了师生员工到财务报账的时间成本。文章结合自身工作实际，指出目前高校报账中存在的问题，探讨高校报账流程新思路，提高高校财务管理水平。

财务报账流程 高校 分级分批

随着国家经济飞速发展，高校会计外部环境和内部环境发生了较大变化，伴随着高校规模的扩大，经费逐年增加，财务报账流程也应该适应新形势下的新要求。目前高校会计制度实行大支出，大收入原则，高校实行资金统一管理，集中报账。如果不在报账流程上下功夫，师生员工报账肯定排长队，即使会计人员付出再多辛勤地劳动，也无法从根本上解决师生员工报账难的问题。为了提高高校财务管理水平，为了适应高校财务环境变化下的新要求，构建高校报账新流程是非常重要的。

一、高校财务流程应用实践存在的问题

所谓财务报账指的是经办人员依据真实、合法的经济业务活动取得税务部门或财务部门监制的票据等据以填制规范的封面，并取得审批人签字后，凭此到财务部门办理报账手续的行为。为什么师生员工觉得报账难呢？有以下几方面的原因：

（一）领导不重视财务报账

领导不重视财务报账，部分领导有报账人员就是做个会计凭证、技术含量不高等思想，首先从人员设置上就在歧视报账人员，报账的人员配置是学历最低、年龄最大的；其次是报账人员频繁换岗；再次是新分来的研究生、本科生不进行会计基础工作训练，直接进入会计管理岗位。对核算一线人员缺乏有效激励政策，不考虑每个核算人员个人发展空间、发展前途，一线人员评职称要受到种种限制。领导脱离群众，管理核算的领导和大家每年见两三次面，大家的疾苦、思想动态他不了解。

报账岗位设置越来越少，工作量越来越大（经费越来越多），一线报账人员大脑长期处于高度集中、紧张的状态之下，长期保持一种高强度的脑力劳动，使得报账人员越来越感觉力不从心，身心疲惫，进而影响工作。

（二）高校会计制度和高校管理模式的限制

《高等学校会计制度》规定，高校实行“统一领导，集中管理”的财务体制和财务制度，这使得老师和学生每花一分钱都要到财务处来，对于规模在4～5万人的高校来说，集中报账显然有些不适应当前经济发展需要，有限的报账场地、有限的报账人员、有限的报账时间使来报账人员排队拥挤，使报账业务繁忙，直接影响了报账人员的情绪，间接影响了财务人员核算的质量和效率，也影响了财务部门服务窗口的形象。

（三）高校年终用款余额注销制度给国拨资金核算造成很大压力

高等学校国拨资金有教育拨款、科研拨款、“985”项目、“211”工程拨款、修购专项、重点实验室建设资金拨款等。

首先，基建项目、“985”专项、“211”工程专项、修购专项实行政府采购、招标验收，各部门严格把关，使大量的专项经费很难花完用完。其次，国拨基建项目、“985”“211”工程项目，重点实验室建设资金中有些自制设备需要较长时间研制，年终形成大量负债，没有真正意义上的支出，致使国拨资金结余加大。年终用款余额注销使国拨资金的经费存在突击花钱的现象。由于年底账户余额要收回，财务处催促项目组花钱，这就存在项目进程、项目完成质量问题。从财务角度上看，发生了许多虚假不真实的经济业务，给国家资金造成很大浪费。每年10月到次年2月财务处出现报账拥挤排长队的现象，给核算人员造成很大精神负担，也增加了师生员工财务报账的时间成本。

（四）现有的会计核算报账流程根本上已经不适应当前高校经济发展需要

大学性质和大学财务工作的主要任务是要对教育拨款和科研拨款进行核算，其次是对其他经费拨款进行核算。日常现金流和报账凭证处理数量越来越大，再加上日常核算人员配置越来越少。

1.计报账岗位设置较少，增加了师生员工财务报账的时间成本。财务内部部门设置过多，部门分工不均，部分科室长期工作闲置，面对整个学校范围的资金核算报销，就会产生等待问题，（有的老师为了节约时间，报账要带两名学生，老师在排报销队，一名学生排复核队，一名学生排取钱队）虽然各岗位会计人员付出了辛勤劳动；虽然财务处对会计人员强调服务意识，甚至提倡微笑服务，但却收效甚微，教职工因为等待时间过长，抱怨较多；我们尽管实行了部分岗位打通报销，取消核算柜台不同人员分管不同部门的权限，将原来由不同会计人员管理不同学院单位或者不同经费的会计核算工作进行整合、归并，已形成同质性单位，设置统一的会计核算报销操作规程，利用信息共享平台，使办事人员在任何一个柜台都可以办理清款报账事宜；虽然做了一系列报账改革事项；虽然对会计人员提倡通才代替专才，实行一站式服务的改革，也没从根本解决报账拥挤现象。

报账岗位设置越来越少，工作量越来越大（经费越来越多）；报账环境及其恶劣，报账屋内挤满了人，屋内四面都是墙，人在屋内焦急的等待着报销、审核、领钱，一线报账人员长期大脑处于高度集中、紧张的情绪之下，长期身心疲惫，进而影响工作。

2.财务处对财务报账规章制度宣传力度不够，使广大师生对财务制度要求不清楚，进而对财务人员的某项要求抱怨。高校在财务报销中看以前是咋样执行的，现在还咋样执行，甚至是多年前某个领导的一个签字，都可能作为一项制度来执行，在报账过程中复核说行就行，复核说不行就不行，或者复核问某个领导，领导说行就行，领导说不行就不行，每个会计执行国家政策和学校制度的尺度不一，给报账人员造成错觉。我们的会计制度，今天发一张纸，明天发个名单，后天发个册子，都可作为会计制度执行，没有一个系统崭新可行的统一制度，使报账人员不能够系统了解报账制度。

二、诸多因素使高校财务工作量加大

1.国家拨款、项目拨款不及时到位。特别是年底，报账人很多，往往能听到那个项目款已来就要报决算，还有些项目平时支出在一个项目，等国家拨款年底到后，要实行支出大搬家，无形中增加财务人员工作量。

2.科研课题预算不合理，科研项目不按预算用款。首先，大多数课题预算报完后就抛到九霄云外去了，课题负责人想怎么花钱就怎么花，三年过后要报决算啦，发现怎么材料费超支那么多，那个装修费用怎么没用呀，材料加工费才花了这点呀，设备费花的不够呀，于是就把个人三年来其他课题所有的账都搬出来，有没有装修费呀、设备费和材料加工费等等进行调账。在课题结题前，课题人员会在报账大厅排队调账，且不说调账说明写的是否规范，还要查明他们调账内容是否真实，有时还要帮着写说明或指导说明怎样写，又要进行支出搬入、搬出调整。其次是课题预算不合理，比如有些理工科老师200万的课题项目，材料费预算了6万，等课题决算时材料用了50万元；有些老师30万的课题，国际交流费就预算了10万，等决算时一分没用，这些显然是预算不合理，又要进行支出大转移，如此无形中又大大增加了财务工作量。

3.办班经费、代管经费逐年增加。办班经费且不说收入一笔笔汇进来，就是报销，有的是包住宿的，要买被子、褥子等床上用品，有的还要买床，租房屋；更有甚者，有些办班的经费，每隔一段时间报一次床上用品，问人家，说是上一个班的，这是另一个班的，严重缺少监督机制，没人检查办班成本支出是否合理、合同拟定是否对学校有益……没人考察各个办班盈利如何？效益如何？

各种奖学金、企业奖学金，办班管理费、会议费还有些服务性收入等都列为代管经费，还有工会经费，这显然不是财务处应管理核销的事情，都纳入管理，使财务处身负沉重的包袱而担不起这样的重担，财务处就像身患重疾长期不能医治一样。

三、诊治高校“财务报账难之疾”，再造新的报账流程

财务报账是高校财务管理的前提，关系会计信息质量的准确与否，影响着会计职能的发挥，对管理者的决策起着至关重要的作用。

财务报账难已经成为各高校的通病，报账签字难、排队报账难、集中性报账多、报账信息不对称等，笔者对此提出以下建议：

1.扩大报账规模，增加报账柜台是诊治报账难的根本性问题。10年前笔者单位前台报账人员安排18人，10年后资金翻倍，而人员还是18人～20人，这怎么不排队呢？怎么不报账难呢？原来每人每天制作凭证50～60张，现在平均每人每天制单100～120张，还是报不完。有人假设现在前台报账双倍人员，两班倒上班（早班7点-2点；晚班2点-9点）就能根本性的解决报账难的问题，可是人员怎样解决呢？首先财务处编制年年缺编，财务处年年进人，年年走人，除自然退休不算。财务处进人按照人事部门要求“985”“211”学校毕业的本科生，其他院校要研究生，来后待遇低，没有有效的激励机制。近10年调进30人，退休12人，调走11人，取消二级核算单位无编制4人，还收回工会所有账务、基建所有账务，算起来管理的资金翻倍，而我们在岗的财务人员几乎持平，你说报账咋能不难呢？其次是财务处内部岗位设置不合理，核算管理增加人、增加岗位，但是一线报账人员增加的少……前台报账是财务处的门面，时刻影响财务处的形象

2.在现有条件下，提供财务报账预审，提倡转账制度，最终实行无现金化报账程序，如图1所示。此流程的优点：（1）快速处理现场业务，报账人不用在报账现场长时间等候，节约报账人的时间成本。（2）聘用年轻的数据录入人员，录入速度快。（3）转账业务不受结账时间限制，每天足可工作8小时。（4）这样能提高工作效率，同时也提高了工作质量。（5）数据录入人员还可做调账等柜台下的业务，这里不提倡现金报账，最好提倡公务卡制度或转账到工资卡的制度，利用短信平台，使老师及时掌握款项到账信息，减少现金付款金额、笔数，缓解报账拥挤现象也是根治报账难的流程之一。

3.启用无等候报账系统。无等候报账的优点：报账人不需要在报账大厅排队等候，过3～5个工作日款项到账。避免财务处报账拥挤现象，节约财务工作人员的时间，提高工作效率。

缺点：是谁报账就得给谁授权，一般，课题负责人不愿意随便授权于他人，个人又不愿意在财务报账事宜浪费时间，财务操作不容易学会，推行起来非常缓慢。

除此之外，笔者呼吁各种课题经费按照课题组计划有条不稳的运行，千万不要催促花钱、突击花钱，造成很大的浪费不说，还可能滋生贪污腐败。也给财务处报账带来不正常的秩序。

[1]梁霁宁等.基于体验的高校无等候报账系统实践.教育财会研究，2014（2）

[2]钱梦勇.以西安交大为对象的高校财务流程再造研究.天津大学硕士论文，2005

（作者单位：西安交通大学财务处 陕西西安 710049）

（责编：纪毅）

F234.3

A

1004-4914（2014）12-122-02