高校学生档案实行二级学院管理的理论与实践研究

李霞 钟志宏

摘 要： 学生档案是大学生在校学习实践活动中形成的记录和反映学生个人成长经历 、表现等信息的载体。在当前的就业模式已转变为“市场导向、 政府调控 、学校推荐、 学生与用人单位双向选择”下，学生档案成为用人单位选拔人才的重要依据。 因此，科学地管好、用好学生档案不仅是高校学生管理工作中重要的一环，更对加强学生管理工作、推动学生全面发展、促进学生就业、深入教育体制改革，提高档案管理水平有重要作用。

关键词： 学生档案 二级学院 在校大学生

《高等学校档案管理办法》（以下简称《新办法》）第一次提出“学生类”档案的概念，并将“学生类”档案单独进行管理，充分肯定学生档案的理论价值。在《新办法》中，国家教育部强调“各高等学校必须加强对档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划之中”[1]，从而从法律和法规上将高校学生档案纳入国家、社会和学校管理的范畴，体现了高校学生档案工作的重要性和社会性，明确了学生档案管理工作是高校档案管理工作不可或缺的组成部分。高校学生档案是国家人事档案的组成部分，记载了大学生在校期间的成长经历、思想品德、学习成绩、个人特长及身体心理健康等信息，是了解大学生学习情况、能力特长、个人信用等的信息窗口。在当前就业模式已转变为“市场导向、政府调控、学校推荐、学生与用人单位双向选择”下，学生档案成为用人单位选拔人才的重要依据。因此科学地管好、用好学生档案是高校学生管理工作中重要的一环，这不仅将直接影响学生的切身利益，影响档案凭证作用的有效发挥，更对进一步适应高校教育改革，满足社会对人才的需求，促进学生就业、发展具有重要意义。

1.当前高校学生档案的构成

高校学生的档案分为电子档案及纸质档案。电子档案主要有高考报名登记表、学生的照片、电子学生注册信息等；纸质档案主要有大学以前的学习、工作经历，大学在校期间的奖惩情况、学习成绩、大学录取通知书、学生表、实习手册等材料。目前，电子化学生档案处于初级阶段，还未普及、健全的情况下，各高校、学生、用人单位主要以纸质学生档案作为测评、考察、录用的依据。这些记录着学生在校期间的学习、生活轨迹的材料，将跟随学生走完人生轨迹，是学生一辈子的身份证明及烙印，对学生、用人单位、学校都有着重要的现实意义和社会价值。

2.当前高校学生档案管理存在的问题

如前言所述，学生档案对学生、用人单位、学校都有重要的现实意义和社会价值，大部分高校对学生的档案能给予高度重视，并进行规范、科学地管理，但目前仍有诸多问题存在高校学生档案管理工作中，一是档案呈“多头分散”管理[2]。许多高校对在校生的学生档案管理没有建立规范的管理制度，档案的归口管理部门五花八门，甚至多个部门参与管理。未成立统一、专门的管理部门或机构，使学生档案不能及时、科学、规范地管理；职责划分不明确，调阅、查找、完善档案困难。二是学生档案等材料归档不及时。大学生入学后学生档案未及时收集、检查、归档的现象较严重。据有些高校的学生反映，部分新入学的学生档案由学生本人带至学校，而由于学校未及时收集，就只有积压在学生本人保管，甚至有的保管到毕业，使得档案的安全、真实性受到大大的质疑。三是学生档案材料不完整。档案材料收集后，档案管理人员未进行拆袋一一检查档案袋中的材料，是否合格及缺少相关材料等，在大学期间异动的学生材料未及时归档，造成档案材料严重缺失及不完整，影响学生学习、奖惩、就业等方面的综合考核。

3.二级学院学生档案管理的理论与实践研究。

纵观国内外相关学者对高校学生档案的研究，其研究理论依据及观点主要集中在高校学生档案管理的重要性及学生档案的构成、利用的研究，多数学者普遍认为，高校学生档案管理工作的创新应该完善档案管理机构、提高档案管理人员的水平及扩大档案归纳的范围、加大档案的利用率等。但从二级学院管理角度，深入阐述、剖析和探讨学生档案的重要性及管理策略鲜见于相关学术期刊及论文，故本文拟从以下几个方面，对高校在校生的档案管理工作做进一步探讨。

3.1二级学院管理学生档案的意义及重要性

随着高校体制的进一步深化改革、学生规模数的增加，高校实行二级学院管理体制已成必然趋势并日臻完善。许多高校实行学生、教学等二级学院独立管理的体制。而学生的管理又是二级学院管理中的重中之重。作为学生学习、生活中的引导者、启迪者，各学院有权利、有义务、有便利管理在校生的档案，这不仅能及时归档、整理好本学院学生的档案，方便快捷查询、调阅、完善学生的档案，更对学院通过档案材料，掌握学生思想动态，促进学生全面发展、加强学生管理工作有重要的推动作用。

3.2二级学院管理学生档案的策略研究

3.2.1认真完善学生档案，促进学生全面发展。高校学生档案完整地反映一个大学生的大学学习生活，其对学生个人发展的作用至关重要。认真翔实记录、归档包含学生在校期间学习表现、奖惩记录、志愿者活动、社团等实践活动的学生档案，不仅能从诸多方面客观反映出一个学校培养学生的能力、水平及最终结果，而且能通过档案记录，了解自己的各方面表现，以查漏补缺、扬长避短、实现全面发展，充分调动学生的积极性，培养学生的主动、创新、竞争意识。

3.2.2细心查阅学生档案，加强学生管理工作。大学生思想活跃、激情四射、个性鲜明，敢于接受、挑战新鲜事物，但同时又是脆弱、敏感的一个群体，易被社会上、生活中的负面新闻、事件困扰、迷惑、迷失。为此，教育部多次下文强调大学生思想政治工作的重要性，各部属、省属高校都积极贯彻国家的相关文件精神，把加强大学生的思想政治教育作为学生管理工作的重要一项。学生档案的查阅、使用是做好学生思想政治工作的一个有效途径。二级学院的辅导员、班主任要经常整理、查阅学生的档案，通过对学生档案的及时管理、查阅、完善，不仅能根据学生的个人特点、家庭、教育背景等有针对性地开展思想政治教育，加强学生日常管理工作，对提高整个学院的管理水平、促进学校、社会的和谐稳定发展也有重要意义。

3.2.3真实记录学生档案，推动学生合理就业。高校培养的学生最终要走向各级各类就业岗位。学生作为高校教育的特殊产品，步入社会、就业市场中需要“身份”证明、凭证。为此，以什么凭证、以什么作为优劣的评价标准对学生档案工作提出新的要求。给学生一份完整、真实的档案，为用人单位提供优质的服务，服务好用人单位，这才是高校学生档案工作的真正目的。在人才市场特别是公务员类的就业部门，毕业生能否为用人单位所满意，除了看他的言谈举止与所持的学历证书、考试分数等外在因素外，还要看他的内在素质、成长、学习历程、教育背景、思想品德等。为此，作为学生档案的直接管理者，二级学院应认真、真实、客观地记录、整理好学生在校期间的表现和材料，及时配合用人单位调取、政审学生的学生档案，同时通过学生档案的调阅、查询，及时掌握学生的性格特点、爱好特长、专业优劣等，对大学生的就业做好正确的引导、辅导、推荐工作。

3.2.4科学规范档案建设，提高档案管理水平。部分高校的学生档案在开学伊始，由学生交由各院系，再由各院系移交至在校生档案管理部门，如教务处、学工处或档案馆等，而学生一旦学籍、学业、奖惩有异动时，往往由于档案不在学生所在院系，无法及时将这些异动信息入档，不能及时、真实、有效地反映学生在校期间的表现。为此，由二级学院指定专人或由带学生的辅导员，设置专门的档案保管室，分年级管理。从开学伊始一直到学生毕业，学生的档案由学生所在二级学院进行收集、整理、归档、完善、保管，有效解决当前大学生档案管理中存在的诸如此类的短木块及问题。

高校学生档案管理工作是一项关乎、维护学生切身利益、促进学校、社会稳定和谐发展的工作，对学校、社会的发展提供的借鉴和指导意义是不言而喻的。因此，在高校扩大招生规模和大学生“双向选择、自主择业”的今天，实行二级学院管理在校生档案管理办法，既有利于学生的自律规范和约束学生的行为，又能促进高校内部管理水平的提高，优化育人环境、提高人才质量服务水平，更能推动学校教育教学改革，全面提高高校教育教学质量。

参考文献：

[1]中华人民共和国教育部.高等学校档案管理办法[ER/OR].[2008-08-20]http：//www.edu.cn/news-127/20080912/t20080912_325115.shtml.

[2]王伟.高校学生档案管理现状及对策研究[J].北京档案，2009[5]：25.

基金项目：江西省高等学校档案科研课题“高校在校生档案实行二级院系管理模式理论与实践研究”（编号：jxgxdakt-2012049）。