企业标准化信息系统的研究与设计

王艳青 张鹏

（1 沈阳师范大学，沈阳，110034；2 航天标准化与产品保证研究院，北京，100071）

标准化是一项传统的技术基础工作，是作为产品质量保证的重要手段，是企业取得最佳效益的重要途径。但随着标准在贸易中的作用越来越重要，标准化工作的重要性与日俱增，标准已逐步上升到企业的战略高度。因此，企业标准化工作也需要与时俱进，需要突破传统模式，采取更为高效的模式。而标准的有效制定与实施，需要企业的管理人员了解标准，从战略上策划制定标准；需要工程技术人员熟悉标准并在工作中贯彻实施标准。同时，也需要在工作中不断总结科学实践经验，并将其实施应用情况反馈回标准之中，提高标准的先进性和实用性，不断促进标准水平的提高。也就是说，参与标准化工作的人员越多越广泛，标准的水平和实施效果就越好[1-2]。

采用信息化技术，通过建立企业标准化信息系统，一方面可以增进标准实施应用，及时获得标准的实施应用情况的反馈，促进企业标准化水平提高；另一方面也可以实现标准资源有效利用，提高效率，节约企业资源。本文通过调研分析企业标准化工作的需求，采用信息化技术，提出标准化信息系统建设方案，初步实现企业标准化信息化应用实施，为企业标准化工作提供有力的工具。

1 需求分析

通过对企业标准化工作的服务对象进行分析，包括企业的标准化管理部门和标准使用部门的人员，通过调研得到两类人员的主要需求如下。

a）标准化管理部门的主要需求有：①标准化政策、法规，集团公司标准化工作动态等信息发布；②掌握标准状态情况、制定需求情况；③掌握标准应用、实施情况；④企业标准的制定、管理；⑤型号标准化工作。

b）标准使用部门及人员的主要需求有：①方便地获取工作所需的企业标准；②便捷地查找出专业内所需的标准，包括国内及国外相关标准；③获取尽可能多的专业内标准信息；④标准化政策、法规浏览；⑤尽可能便捷地获得标准全文，标准既需要电子版本，也需要纸质版本获取渠道，以方便使用；⑥便捷地提出标准使用意见和建议。

2 企业标准化信息系统的基本功能

根据以上需求和企业的战略目标，我们认为企业标准化信息系统主要应实现两方面目标：一是利用先进的信息技术整合标准资源，逐步实现标准资源的网络化、规范化；二是利用信息化的便捷性和迅速性，建立标准的技术交流和实施应用情况的信息反馈，完善标准的闭环控制过程。根据目标，企业标准化信息系统应具备以下基本功能。

a）建立标准资源数据库，促进标准资源共享。应能够提供企业在研制、设计、生产、测试、管理等过程中的各级标准（包括国家标准、地方标准、行业标准、企业标准等）的查询阅览，实现企业范围内的标准数字化。标准资源数据库是标准化信息系统的重要建设内容。

b）提供便捷、全面的标准查询和阅览。用信息化的手段组织整理标准资源，实现标准的多种方式（关键字、类别等）检索和阅览。建立标准知识内容与技术指标的揭示检索系统，提供内容指标的体系查询与关联检索。

c）建立符合标准化流程的工作系统。利用信息化的便捷和迅速性，建立便捷的标准制修订与实施应用情况反馈模块，实现信息化流程管理，规范标准的制修订及意见反馈，完善标准的闭环控制过程，是信息平台的重要功能。

d）提供及时、有效企业标准化信息。及时提供给企业各级人员准确、全面的标准信息，以及企业标准化政策、工作动态等全面的标准化信息。

e）与其它信息系统的有效集成。通过符合集团公司信息化要求的数据接口，与集团公司其他信息系统有效集成，将标准与实际型号研制、生产有效联系，努力实现标准化效益。

3 企业标准化信息系统功能设计

3.1 系统总体设计

根据系统的需求与目标，在系统设计时应遵循的原则：①高效性，企业信息系统主要为了提高企业的效率，系统设计时要考虑标准资源及信息的查询、管理的高效，系统信息查询能力、数据访问能力要足够；②易用性，考虑到企业的各层级人员的需求和能力，应能够便于用户使用，用户界面应简洁明了，便于部署实施；③可靠性和安全性，企业信息系统应保证使用的可靠性和安全性，确保访问数据的权限分配正确，运行数据的安全完整；④可扩展性，企业信息系统设计时应保证与现有系统的协调和未来需求的变化，要方便未来的更新与维护。

系统具体实现时，根据企业自身情况，在企业自身业务平台上开发基础的认证授权、流程引擎和电子表单等使用基础平台，并在此基础上构建标准化信息系统，实现系统功能。其系统架构如图1所示。

图1 标准化信息系统架构图

系统采用B/S（Browser/Server，浏览器/服务器）结构，无需安装客户端，有利于用户使用，在部署和维护方面能够节省企业精力，同时也可以方便的进行各种数据信息的访问、查询与处理。数据库使用SQLServer 兼容数据库，可靠性和扩充性良好。设计开发平台是J2EE，提供了应用的运行基础框架环境和创建应用的Java环境。考虑到全部用户在10 万左右，并发访问数据量并不巨大，采用大集中的方式进行部署，即应用、数据全集中模式，可有效利用资源并降低开发难度。在计算中心部署一套服务，企业所有用户均登录到系统中进行访问。对于内部网络不连通的部门和子公司，可采用安装镜像服务器，定时与中心服务器进行数据更新的方式。

3.2 主要功能模块

根据标准化需求，将功能模块划分为两个部分：标准资源管理和内容管理。标准资源管理又分为标准资源加工模块、标准资源维护模块、标准资源检索和浏览模块。内容管理模块主要提供标准化工作动态、新闻、有关政策、法规等内容[3-4]。

●标准资源加工：为标准加工人员提供标准的数字化工具，将标准转化为电子格式，便于实现检索。

●标准资源维护：主要功能是支持用户对标准资源进行管理，包括对标准的基本信息进行修改和取消已发布的标准资源。

●标准资源使用：主要功能是支持用户对系统中的标准资源进行多视角、多方位的利用。主要提供如下功能：为用户提供以标准全部基本属性为查询条件的跨标准分类库、跨字段的组合式综合查询功能；可对标准进行全文浏览；可按专业或产品进行多层次的分类导航浏览；支持用户对自己关心的标准进行设定；标准查询情况统计汇总；支持用户对标准查询阅览情况进行汇总等。

●内容管理：提供对标准法规、资料、政策、新闻等内容的管理。主要提供如下功能：支持文本及多媒体内容的浏览及查询；支持按类别查询相应的文章；实现文字、图片新闻的发布及浏览，并可添加附件，拥有权限的用户可下载附件；实现跨板块的全文检索；支持分权限、分板块的文章管理。

3.3 系统关键点设计

3.3.1 标准信息组织形式

由于标准的管理是企业标准化信息系统的核心部分，所以对于标准数据库的组织形式尤为重要，它直接影响到系统的质量及可用性。笔者研究发现，可采用如下的解决方案：将属于标准信息的标准基本信息（基本属性）和标准全文，分别存储在后台数据库中，并形成一对一的关联关系。对于标准中引用的标准，形成一对多的关联关系，其组织形式以标准目录的方式体现。将标准按不同的分类形式进行树状组织，其中，可以根据标准基本信息中的分类、标准的来源、标准的状态、关键词等不同的视角对标准进行组织，方便用户的查阅、浏览及按类别的分块维护等工作。标准全文可采用PDF 或WORD 等格式，保证与纸质文件一致，利于现有文件转换。也可按照具体条文将标准进行数字化转化，采用XML 等格式保存，利于后续标准化资源的利用。

3.3.2 关键数据表设计

标准信息数据结构见表1。

3.3.3 标准数据检索

全文检索采用业务插件层的搜索引擎来实现，搜索引擎分为4 部分：采集模块、索引模块、分词模块和检索模块。采集模块用来采集业务数据，通过对业务数据进行分析建立索引库，采集模块利用采集适配器可以直接通过搜索业务系统的数据库进行数据采集，可以通过指定的目录进行文档采集，对于文档采集支持MSWORD、MS-EXCEL、RTF、PPT、PPS、PDF 以及TXT 等格式文件。用户进行搜索时针对索引库进行检索，索引模块针对索引库进行维护，包括索引建立、索引优化。用户可以通过词典管理功能为索引过程建立同义词典，具体操作包括新建分词、删除分词和查找分词。用户通过全文检索模块来搜索自己需要的文档，支持范围搜索、前缀搜索、短语搜索、多短语搜索、跨度搜索、通配符搜索。

表1 标准信息数据结构

3.3.4 系统用户权限

对于组织结构复杂的大中型企业，系统用户权限也是在设计信息系统要考虑的重要问题。由于标准化信息系统需要对企业全部员工提供服务，针对多级的中大型集团公司，需要建立各级业务域，指定各级各部门的系统管理员、系统安全员、系统安全审计管理员（简称三员）。每级三员维护本级单位的用户、授权、部署本级流程。每级管理员配置本级的组织机构、数据字典、流程等。

系统中用户权限分为两大类：操作权限和数据权限。其中，“操作权限”指的是系统按照组织机构、人员岗位的不同，对页面资源进行的控制；“数据权限”指的是系统根据应用的不同，对数据库中所有数据的操作进行的控制。根据标准化业务上的需要和企业信息安全的需要，系统应做到按以上两种权限进行矩阵式控制，并且对于数据做到按数据类别、所属部门等进行分类权限控制，也可以做到单条的数据权限控制。

4 设计与实施企业标准化信息系统需要注意的问题

a）标准化数据资源是信息系统的重要核心。应在系统设计前考虑好标准资源的整理和加工方法，在设计过程中确保资源和信息系统匹配，减少后续资源维护的工作量。标准基础数据可以采用不同级别标准建立单独的数据表方式存储，如国家标准、国家军用标准、行业标准都采用相同结构的单独数据表存储基本信息。但是这种存储方式一旦需要增加其他级别标准，就需要更改系统代码，后续维护工作较大。考虑到目前标准信息数量不算巨大，现有数据库性能足以承受，建议采用1 张数据表存储所有标准基本信息，通过增加字段来区别不同级别标准。这样的好处是可以简化程序代码，增加数据检索和维护的灵活性，后续增加标准资源也较为容易。

b）信息系统是一个复杂的系统工程，尤其是针对大中型企业更是如此。标准化信息系统的设计除考虑标准化业务需求，还需要考虑整个企业的信息化战略和要求，在信息系统的设计时应当注意与相关系统的衔接。

c）标准化工作是一个长期的工作，一些程序与方法应不断改进和完善，信息系统设计时应当考虑后续升级维护的情况。因此，在大中型企业部署时，B/S 结构不采用客户端，更新和维护都是在服务器端，这样操作相对容易。但当企业有多级公司、多个内网且不互相联通时，就应当考虑服务器的多点部署与数据同步。建议采用一台中心服务器，在各级网络部署一台镜像服务器，各镜像服务器轮流与中心服务器上的数据进行数据同步工作。因此，应根据实际情况进行相应改变/改进。

[1]辜希 主编.国防科技工业标准化基础知识问答.航空工业出版社，2003.

[2]邝兵.标准化战略的理论与实践研究.武汉大学出版社.2011.

[3]柳丽娜．公司标准化信息系统及其应用．企业改革与管理，2014-06.

[4]张颖 等．标准化管理信息系统的研究与设计．中国管理信息化，2014（17）.