OA办公系统在医院的应用

2015-01-16张鹏

医疗装备 2015年7期

关键词：办公医院信息

张鹏

(天津市宁河县医院，天津301500)

OA办公系统在医院的应用

张鹏

(天津市宁河县医院，天津301500)

通过介绍医院应用基于B/S结构OA系统的必要性，分析了系统架构、系统关键功能及特点，结果实现了异地和移动办公，院内公告新闻信息发布、规章制度政策法规的查询等院内信息化平台的建设，增进了医院领导层、中层干部和员工三者之间的沟通和交流，提高工作效率和质量，降低办公成本。

医院;OA办公系统;应用

办公自动化(OA)，就是Office Automation的英文缩写，是由传统办公方式向自动化转变的一个主要方向。医院的组织结构、科室功能越来越完善、复杂，而传统人工办理效率低，已不能适应目前的需求，在此基础上OA系统的引入，通过工作流程、移动办公、信息快速传递、决策支持等系统功能的集成的信息平台，是符合医院发展趋势的［1］。

1 医院应用OA系统的必要性

OA系统和电脑自动化技术的发展密不可分，是一套信息自动处理和数据管理的自动化系统，为医院管理提供了统一而标准的管理环境和软件工具，是一个稳定运行、适应时代发展的OA网络办公系统。OA系统通过网络可以快速实现办公、沟通、审批、决策和知识管理等一系列工作实现信息高效而迅速传递。已实现了院内行政办公的无纸化、异地、协同、有效、规范、及时的管理，工作效率得到大幅提升，使院内员工日常工作留有痕迹，使院内信息获取更加通畅，使领导决策制定更加精准;管理变得更加灵活、更加科学，提升了办公的效率和质量，使医院的综合竞争能力大大加强［2］。

2 系统架构

OA系统采用Apache网站服务器+MySQL数据库+ PHP语言引擎开发。可运行于Windows，Linux，Unix，苹果Mac OS等多种操作系统。在Windows平台下，OA系统主要注册了9个系统服务，Office_Anywhere(Apache Web应用服务)、MySQL5_ OA (数据库服务)、memcached Server(数据缓存服务)、OfficeDaemon(守护服务)、OfficeIm(即时通讯服务)、OfficeIndex(全文检索服务)、OfficeMail(邮件服务)、OfficePOP3(POP3服务)、Office-Task(定时任务服务)。

信息管理平台，将主要依据Internet/Intranet的建设原则，在先进、实用的基本网络平台基础上，使用“客户/ WWW服务器/应用服务器/数据库服务器”的结构来构造单位内部的信息管理系统。(如图1所示)客户端直接使用操作系统自带的Web浏览器，使用户快速适应界面易用性更强，且无需安装专用的客户端软件，使整个系统的管理维护工作大量减少［3］。

图1 系统结构示意图

3 系统功能

OA主要包含五个主要部分:个人事务、公共事务、工作流程、信息交流和系统管理。

3.1 个人事务:主要是与个人办公及通讯有关的模块的整合，如电子邮件、消息管理、手机短信、网络传真、个人考勤、日程安排、工作日志、通讯簿、个人文件柜、我的视频会议、控制面板等。

3.2 公共事务:提供了公共事务与业务综合管理的相关模块，如公告发布、新闻发布、投票管理、工作计划、会议申请、车辆申请、公文管理等可以自行设定自己的月计划、年计划，也可根据工作需要提出车辆申请等提高了工作效率。

3.3 工作流程:工作流是OA核心功能之一，其重要作用就是解决不同科室、部门、员工之间标准、高效协同工作的问题。工作流设计主要以自定义表单和自定义流程两部分组成，系统中提供了丰富的表单控件组成及流程分支、权限等控制，管理员可根据医院实际自定义工作流程的功能。

3.4 信息交流:公共文件柜、网络视频、图片、交流园地、讨论区、论坛、视频会议、邮件等是单位内部进行交流的有力手段。

3.5 系统管理:用于规划本单位信息系统的结构、内容。按照组织机构、业务分类、功能需要设计信息系统的菜单，按照用户所属的部门、角色、管理范围进行管理和权限指派;

4 OA系统应用效果

4.1 树立了我院的新形象，搭建了院内宣传有效平台

OA系统作为宣传我院各种规章制度、政策的权威性窗口，是员工读取医院最新动态的重要平台。他的开通让本院员工了解我院规章制度、法律法规、公文、工作计划、会议通知、新闻、公告、人事考试等信息并系统;可通过全文检索快速查询，信息资料服务器实时备份;通过医院员工日常知识、经验在系统中的积累，实现医院知识延续性，提高管理效率。

建立医院级别的知识库，根据不同的目录可分别设置访问、下载、删除、修改等权限，更好的维护了医院的保密文件;通过医院内部公告等信息发布模块，使得医院新闻，中层人事任免，医院最新政策、制度、人员通报等做到及时、有效的传达给全院职工［4］。

4.2 增进了医院领导层、中层干部和员工三者之间的沟通和交流，促进了医院工作效率的提高。

医院OA系统为每位员工建立快捷便利的内部电子邮箱，每个人员的中文姓名就是邮件地址。作为传统思想教育和交流工作形式的扩充和发展，适应了新时期加强医院内部员工之间的沟通和交流手段现代化的需要。通过OA办公系统上的中文姓名、员工可以很方便的给医院领导层沟通以及和医院各部门协同处理机制，解决了全院员工的切身利益，拉近了院领导和员工之间的距离;通过邮件听取职工对医院工作的建议和意见，及时了解职工的思想状态和需求，针对性的及时调整医院的方针政策，促进了医院管理工作更加科学有效，为医院的可持续健康发展创造良好的环境条件。

4.3 实现异地和移动办公

随着OA的访问流量的递增，通过互联网与OA办公系统进行连接，工作将打破时间空间的限制，每位员工除了在院内可以访问，在家里、在异地也可以通过网络访问OA办公系统随时处理工作任务，对需要审阅、审批的事项进行处理，及时接收医院下发的各类通知、邮件、手机短信等讯息，做到及时了解医院内发生的变化和最新信息。