浅谈独立学院艺术类档案的整理研究

向华++蒋懿丹

【摘要】艺术类档案是独立学院档案管理的核心部分，在教学管理和改革中具有重要的参考价值。本文通过分析艺术类档案管理工作的内容、作用及对策，为相关独立院校艺术类专业档案管理提供理论和实际的参考依据。

【关键词】独立学院 艺术类 档案管理 教学管理

【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2014）10 -0018-02

独立学院艺术类档案是教学、科研等各项工作中具有保存价值的文字、实物等原始记录，能系统地反映艺术生产、艺术研究、艺术教育的历史面貌和工作成果，也是进行艺术创作研究、艺术交流等工作不可缺少的重要资料来源和保障。由于艺术类档案类别的多样性，比如雕塑、绘画、传统工艺、现代设计等门类，特别是随着独立院校积极开展“产学结合、校企合作”的教学应用研究，各类实践类教学档案也相应出现，远远未达到档案管理规范化的程度。因此，规划化的艺术类档案管理具有重要的意义。

一、独立学院艺术类档案工作的内容

艺术类专业分支多，作业类型多、种类差异大，档案在教学、科研和管理等各项活动中形成，具有保存价值的文字、实物、声像等不同载体的材料组合。独立学院艺术类的档案工作内容包括以下两个方面：

（一）实物档案。实物档案包括在艺术类教学过程中形成的各类具有保存价值的纸质、模型等实物，具体分为：

1.教学相关文件档案，包括学科建设规划文件、人才培养方案、课程建设与教学改革等文件资料。

2.教学相关工作档案，包括授课计划表、执行计划表、教学检查情况的记录、各类考试安排以及教学质量保障等内容。

3. 学生学习档案，包括学生期末考试作业、期末考试成绩、毕业设计相关（报告书、图册、展板、实物模型）学生补考和重修相关资料等内容。

（二）电子档案。电子档案主要包括教学光盘、视频和教学成果放在校园网上共享。

1.教学光盘档案，包括期末考试作业光盘、毕业设计光盘等相关内容。

2.视频档案，主要指各类教学研讨会、管理工作会、教师教学过程等的工作记录。

3.校园网的档案，主要指将教学相关的文字材料变成电子案存档，比如，将教学过程中的教研成果、毕业设计指导过程、教学课件、典型教案等制成数据库，放在校园网上，全院师生共享资源，促进教学质量的提升。

二、独立学院艺术类档案工作的作用

1.衡量独立学院艺术类教学的质量和管理水平

独立学院教学的质量和管理水平直接影响着独立学院的办学，其教学质量取决于各二级学院的教学管理水平，二级学院的教学档案管理工作是教学工作的基本组成部分。二级学院将教学管理和教学活动过程中形成的具有保存价值的图片、文字等材料归档，成为独立学院办学质量的支撑力量。

2.规范教学秩序，提高教学工作

艺术类教学档案记录了教学和管理工作的实际情况，是学院的重要依据。比如，全院教师集体备课，形成统一的教学大纲、教案，稳步推进整个教学秩序。同时，教学档案记录了专业教师们在教学过程中的教学内容、教学方法以及学生的成绩分析表等材料，对今后教师的教学、管理和实践具有参考和借鉴作用。

3.做好教学评估的“软件”工作

教育部教学评估主要是从办学指导思想、师资队伍、专业建设、教学管理和教学改革、教学条件、教风和学风等方面对独立学院教学质量和教学管理水平进行分析。艺术类档案能如实的反应整个艺术类教学和管理的全过程，直接为教学活动服务。因此，最真实、完整的艺术类档案是独立学院顺利通过教学评估的重要条件。

4.营造良好的校园文化

校园文化是独立学院在长期的育人过程中形成的价值观念、文化观念、思维特征、审美情趣和行为方式。艺术类档案以多种形式发挥文化服务功能，促进校园文化建设。

三、独立学院艺术类档案整理现代化的对策

1.全面提高档案工作者的综合素质

目前独立学院正处于向民办普通高校“转设”的过渡期，由于时间短，需要大量的资金投入校园基础建设，几乎没有专职的档案管理员，导致工作缺乏效率。因此，独立学院档案整理人员需要提高自身的综合素质。

第一，掌握运用必要的档案知识。艺术类档案是属于档案管理的一个分支，作为艺术档案工作人员，必须通晓档案相关的知识，包括档案学知识、档案馆知识以及档案管理期限表的相关知识等。

第二，掌握艺术档案的性质、作用和内容。设立艺术档案室，档案管理人员依据管理制度的规范化艺术类档案特殊性及，了解本部门的艺术类档案，做好档案信息的筛选、排序、分类和汇总，为艺术研究、艺术教学服务。

第三，随着办公的现代化，许多档案采取以电子档的方式保存，注重档案管理者计算机技术、数字信息的学习掌握显得尤为重要。

2.教学形式多样的艺术类档案的科学整理

独立学院艺术类专业分支多，教学形式多样，形成丰富的教学档案。全院上下不仅要重视教学过程的控制和管理，对各种教学资料的收集整理也不容忽视。在配备专业化的艺术档案室、艺术类档案柜的基础上，把艺术类档案的整理工作主要分为几个方面：其一，期末教学课程考试作业若为文字类，如试卷、调查报告等，依然以文稿实物存档；其二，课程考试作业若为作品类，如绘画雕塑、陶艺、园林设计等，考虑到档案室的规划，以电子稿（照片）形式存档，节约空间；其三，艺术类专业学生毕业设计，包括毕业设计报告书、实物作品、展板、图册、光盘等，我院将报告书存放于档案室，实物作品和展板以展览的形式展示在艺术学院展厅，供师生们参观、交流学习，图册由指导教师自己保存用于下一届毕业设计指导，光盘里面刻录着每个学生的报告书、图册、展板，实物等，同时，每年给学校图书馆选送一些优秀毕业设计报告书，这些不但是学校教学过程的客观记录和真实，也利于独立学院教育教学工作的持续健康发展。另外，我院表演课视频作业较大，采用节选代表性的优秀段落章节刻盘存档的方式，同时，在改变课程考试作业存档方式后，依然要在作品类作业中，以一定比例选取优秀作品以实物形式存档，建立了优秀作业收藏制。

3.重视实践类教学档案的科学化管理

以四川师范大学成都学院艺术学院为例，结合我校开展“产学结合、校企合作”教育教学应用研究，加强对教师教学科研成果、师生获奖作品以及参展参赛作品等进行科学化归档，推进理论与实践教学相结合的教育。建立教师科研工作登记表，鼓励教师申请项目、发表论文、作品比赛、作品参展等。学生获奖作品方面，收集教师对学生的专业辅导方面档案，完成作品收集，同时学院给提供作品的教师和学生出具收藏证书和补偿一定的制作成本费用。

综上所述，艺术类档案形式多样、内容丰富，档案整理工作是独立学院教学工作的重要组成部分，是学校教学管理水平的可靠保证。独立院校应该高度重视艺术类档案管理工作，改变传统的存档观念，提高艺术类档案工作者的艺术修养，实现艺术类档案管理的最优化，为教学管理和改革做出贡献。

参考文献：

[1]林伟.独立学院档案管理之我见[J].高等教育，2012

[2]齐爱年.关于独立学院二级院系教学档案管理的思考[J].文学教育，2013

[3]高倩.独立学院档案的文化服务功能对校园文化建设的作用[J].中学生导报（教学研究），2014

项目编号14CSCD-YB-10，单位四川师范大学成都学院endprint