医院电子档案管理模式

张艺

(山东省莱阳市中医医院,山东莱阳 265200)

医院电子档案管理模式

张艺

(山东省莱阳市中医医院,山东莱阳 265200)

当今社会,计算机和网络传输等技术已经被广泛应用并在迅速发展过程中,电子档案是一种十分重要和常用的信息化资源,是医院档案非常重要的组成部分。文章着重分析医院的电子档案在管理工作过程中面临着的问题,针对建立电子档案的管理制度、创建完善的管理平台、建设医院的数字资源、创建档案的信息管理系统、提高档案人员的知识结构和加大资金的投入等方面进行探讨。

医院管理 电子档案 数字化

办公的自动化正在大面积扩展与深化过程中,传统形式用纸墨、相片或者录相传递出的文件、影像、图片、科技情报、文献资料等,都要用计算机来进行管理,由此产生了电子文件。电子文件及时收集归档,同时使之得以长期的保存,这是档案的信息化在建设过程中的一项十分重要的内容。医院的电子档案数据指的是医院在科研科技、医疗、教学及基础建设方面等活动过程中,形成的和归档保存着的文字、声像、图表等形态科技文件方面材料,它具有非人工的直接识读性、可复制传递高保真性、载体和信息的可分开性,这有利于档案长期保存及资源共享,同时对计算机的系统依赖性、内容易改性及载体不稳定性、维护档案真实性、有效性和完整性提出了严峻考验。

1 问题

1.1 电子档案安全保护

受温湿度、有害生物、紫外线、机械磨损、磁石磁场等方面外界因素影响,数据光盘和其他储存性介质容易被损坏,进而导致了电子档案改变原始性;如果计算机出现故障,就可能会造成系统的非正常运行,甚至丢失部分的资料,进而严重影响到档案完整性;另外,磁石的磁场、设备的磁石磁场也使得长久保管电子档案发生困难,很多年后曾经完好保存的电子档案,其载体可因找不到匹配的设备来识读,丧失了其存在意义。实际的应用时,电子文件与电子档案的信息处理具有高效和便捷的优点,但电子档案易改动性强,其随时会被修改、丢失、盗窃,甚至于销毁等危险,真实和可靠性不如纸质的档案。而且,电子档案在提供网络的共享时,如果疏于对安全的防范,很容易受电脑黑客恶意侵入,这造成信息任意被取舍篡改,进而导致信息的泄露和丢失,使国家及集体蒙受损失。

1.2 电子档案管理

医院档案管理是综合性档案室来负责的,一般收集整理会计、文书、人事、科技、基建和设备的档案。因为行业管理具有要求,而医院病历的档案是专门病案室来管理的,各种影像和图文档案、各种病理的切片档案、各种检验档案和日常办公等电子型资料档案,这些分别是各业务的科室收集和管理,不能综合起来利用,使档案完整性与安全性受到风险,导致档案管理的职责模糊、管理欠缺或多头管理现象的发生。另外,电子档案有非人工的直接可识读性,这对于计算机的系统具有较强依赖性,每个业务科室日常的电子管理中对病毒防范、网络安全、资料存贮、权限管理及保管等各方面存在管理欠缺现象,并在电子档案的收集、鉴定、整理、归档等方面知识匮乏,这导致电子档案发生缺失与损坏。

1.3 档案的管理人员专业素质

医院中医学性专业技术者占比例较高,而档案管理只是附属性的工作,档案管理人员大多是行政和医技部门的转岗者,专业档案人员较少。还存在岗位配备随意、人员老化、流动性大、专业知识落后、欠缺知识结构、管理水平和思想观念相对滞后的问题,这亟需医疗知识、管理流程、信息技术、专业档案知识等多方面的学习提高,来适应新的时期档案管理事业的需要。人员的档案意识淡薄,工作时把电子文件任意存放各自的办公室的电脑中,不及时到位归档,这影响到电子档案的管理水平提高。

2 思考

2.1 制订严格性管理制度

建设制度是档案管理过程中的重要一环。为加强档案完整和安全,医院要建立严格性电子档案的操作制度及安全保密的制度,使电子档案实现负责制,办理人员需要在电子档案移交、形成、利用时实施签字负责制度;加强安全意识,防火墙与防病毒软件全天候实现自动升级,是档案额上传、和下载等安全等级级访问权限安全设定;同时建立好电子档案额备份制度,做到定期检测及拷贝,注意多重加密和备份,以保障档案的电子数据保存、使用和传输过程中能够安全稳定;在系统设备的更新时,要制订数据转换的办法,以确保数据的准确无误能在新的系统内运行;并建立和完善电子档案的跟踪记录,使电子档案能进行动态性管理,医院电子档案的工作按照规范流程来进行,实现文档的完整、真实、有效。

2.2 建立完善化管理平台

医院档案的信息量很大且类别多,要采取高科技的手段,使数据库的无纸化得以实现。建立和健全医院的档案管理就要做到医院、科室、档案室三级的管理网络体系,这是医院保障档案管理工作做好的重要手段。三级化档案管理的网络要明确医院中电子档案的管理职责和要求,这类管理模式利于统一的领导、统一的操作、统一的保管,利于监督到各部门档案管理的工作,利于电子的档案保管安全、规范和完整,也利于通过实现网络多元化的信息资源共享和权限统一性规划。通过计算机与网络技术来建好医院自己完善的档案管理信息系统,把重点科室连接起来,实现综合的档案室和临床病区、行政性职能的科室、医技的科室间信息资源实现共享,准确、快速、便捷地给查档者提供信息的查询及传递类服务,这有效降低了医院的运行成本,并拓展了档案的利用,提高了档案的利用效率。另外,深化了档案信息网络编研性工作,这将静态档案信息变为动态数字信息资源,优化了档案的质量,通过链接互联网,给医院档案对外服务来提供窗口,着也为档案的信息资源共享制造了机会。

2.3 提高档案人员的知识结构

医院的档案管理实施的是数字建设,这就要求必须注重现有额档案管理性人员要进行信息的素质培养,要突出信息网络技术专业化教育,紧紧跟随信息化发展步伐。数字时代医院档案的管理人员不但要有档案专业理论知识,也要兼备部分医学、计算机、网络、通讯术和管理方面知识,也要熟悉知识产权的保护及网络的安全维护方面知识,培养成一专多能性档案专业的复合型人才,这样就能为医院的信息建设更好地服务。

[1]吕燕.试论医院电子档案数据的安全保护[J].兰台世界,2012.

[2]李丹.多措并举确保电子档案安全[J].科学与财富,2011.