新形势下加强大学生档案管理的思考

金香花

摘 要：高校档案是大学生个人档案的重要部分，其中包含的信息资料是大学生择业就业的主要依据，然而，实践操作中，高校大学生档案管理却存在诸多不规范现象，甚至出现虚假信息，这些问题影响着档案作用的发挥，给用人单位带来很多困难。基于此，本文从加强大学生档案管理的重要意义入手，提出了当下大学生档案管理存在的若干问题及有效解决策略，以期为相关人员提供有益参考。

关键词：新形势；大学生；档案管理；有效策略

1 加强大学生档案管理的重要意义

档案是大学生个人信息的载体，直接影响着学生的就业和择业，因此高校务必重视大学生的档案管理，大学生档案管理具有以下几方面意义：第一，档案是记录大学生个人信息的重要材料。大学生生档案中记录着学生的学习、德育、社会实践等各种信息，且具有真实、权威等特点，档案信息是对大学生最客观的综合性评价，是衡量大学生综合素质和个人履历的主要依据。第二，档案是评判大学生综合能力和潜力的主要依据。日常工作中，用人单位在选拔人才时，主要通过笔试、面试、个人简介等几个方面进行了解，很难深入考察学生的其他素质，而档案则能够为其提供大学生更为全面、深入的历史信息，道德思想、行为习惯，才智能力等需要长期考核的信息被档案详细地记录下来，规范的学生档案有很强的参考性，对用人单位精准评判大学生发展潜质具有重要意义。 第三， 档案管理有利于规范大学生日常行为。档案管理是加强高校学生教育管理的有效手段。一方面，高校学生档案体系中的各项内容和指标就是学生行为的参考标准。这些标准明确的告知学生什么是善恶美丑，什么是优劣好坏，什么是先进和落后，有了标准，学生也就有了自身明确的认识和定位，这有利于促进其规范自身行为，思进取，求进步。另一方面，档案记录着学生的奖惩情况、学习成绩以及道德品质等信息，这些都是社会评价人才、选拨任用的指标，因此，学生不得不重视学校的评价以及档案内容。在日常生活和学习中，很多学生严格规范自己的行为，努力学生，积极实践，为了多给自己的档案增加亮点，使其为就业工作提供有益帮助。

2 当下大学生档案管理存在的若干问题

（1）内容设置问题：传统的高校学生档案内容是在计划经济的体制下规划设置的，其通常包括学生的入学信息、学籍信息、成绩信息、健康信息、政治身份等，这些信息多少流于形式，公式化、术语话特征明显，并不能为单位选拨、任用人才提供有价值的参考。在新的市场经济环境下，高校学生档案必须增加学生的个性化信息，如，社会实践、社会诚信、个人素质、工作能力等，如此才能利于用人单位的科学化评价，考量大学生是否能够真正满足自身需要，胜任任职岗位。

（2）信息虚假问题：考虑到对学生的个人影响及学校就业率等问题，部分院校将一些不真实的信息放入大学生个人档案中，使得档案的真实性大大降低。这种不良行为不但扰乱人才市场秩序，助长不良竞争风气，还对单位的人才选拔积累带来恶劣影响。

（3）人员素质问题：目前，很多高校对档案管理工作认识不足，重视程度不高，很多高校都安排一些离退休人员或者能力低下者担任档案管理工作，导致，高校大学生档案管理普遍效率低下，纰漏、错误、不规范现象非常严重。

（4）管理制度体系问题：目前，我国高校大学生档案管理制度、体系尚不完善，

管理部门各部相同，归口不一，有的高校档案由学生管理部分负责，有的由学校档案部分负责，还有的由各大院系分管，它们管理的制度方法各不相同，缺乏统一的制度和标准，给档案管理制造出很多困难。

（5）管理技术问题。随着计算机技术的普及和推广，高校大学生档案的信息化管理也成了必然趋势。然而目前，很多高校的学生档案仍然以手抄的纸质形式为主。随着学生数量和学生档案项目的增多，现实工作难度越来越大，传统模式和手段已经无法适应新时期的档案管理需要，大学生档案信息化管理问题亟需解决。

3 新形势下加强大学生档案管理的有效策略

（1）增加个性化信息，增强档案内容的科学性。为了满足用人单位的需要，高校学生档案内容既要包含学生基本信息，又要体现学生的个性化和时代风貌。现代大学生档案应充实以下几方面的内容：学生的英语四、六级成绩单及证书；计算机等级考试证书，心理测试相关材料；社会实践成绩；各类设计发明奖项、专业技能比赛证书；艺术创作材料等。此外，各大高校还应特别重视建立学生的信用档案，诚信是这个社会最需要的道德品质，也是用人单位高度重视的问题之一，因此，在档案中，信用信息必不可少。

（2）加强监管，定期考核。高校应该重视档案收集、整理及纳入的监督和管理，并建立奖惩制度。对档案管理规范的部门和院系进行表彰奖励，对管理松散婚恋的部门和院系予以批评处罚，通过奖惩制度督促工作人员做好本职工作，使得高校学生档案更加精准、可信。

（3）提高人员素质，加强队伍建设。首先要增强相关人员的管理意识和工作责任心，使其充分认识档案管理工作的重要性；其实，要不断强化档案管理人员的专业素养，定期组织学习培训，提高管理水平，尤其是现代化信息技术的学习和应用。

（4）建立科学的档案管理体制，严格坚持标准化操作。通常高校档案管理需要经过资料搜集、整理、总结、录入、保管五大环节，其中的每个环节都应指定专业人员进行管理和指导，并要求制定相应的规范和管理标准，确保每一项工作的有据可依，有章可循；学生档案归口指定部门管理，从新生入学开始，便对信息开始详细记录、严格审核，并做到录入及时、档案材料规格统一；，制定高校大学生档案管理、借阅制度，档案转递时严格按照转递程序操作，使每一份档案材料都去向明确，可追踪溯源。

（5）加快推进高校大学生档案管理的信息化建设。 当下，我国高校大学生档案数量逐年上升，网络招聘也成为了毕业生应聘工作的主要渠道，这对档案管理工作提出了新的挑战，新时期高校学生档案必须实现信息化和动态化管理，高校要积极开发切实可行的档案管理软件，并将大学生在校的表现，真实、及时地录入到管理系统中，并做好定期更新和维护。高校档案信息化建设不仅提高了档案管理的工作效率，还为档案查询，利用，转递提供了极大方便。

综上所述，高校大学生档案资料管理工作是一项具有重大意义的任务，档案管理部门和档案管理者要积极改变以往“沉默无闻”的工作状态，从幕后走到台前，明确自身的工作意义和目的，同时要充分利用现代互联网信息技术的优势，大力提升高校大学生档案管理的效率和效益，做好社會服务，为高校大学生就业择业、为用人单位选拔人才提供最有参考价值的一手资料。

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