创新干部人事档案管理的实践与探索

龙彦

摘 要：干部人事档案管理是高职院校管理工作的有机组成部分。正确真实的干部人事档案能客观反映干部的德、才、绩、勤，记录其成长轨迹。管理好干部人事档案，可以为高职院校正确晋升、选拔干部提供一定的支持。本文尝试研究创新高职院校干部人事档案管理工作的策略，希望能起到抛砖引玉的作用。

关键词：高职院校；干部人事档案管理；策略

1 前言

在高职院校所有管理工作中，干部人事档案管理工作是至关重要的内容之一。干部人事档案真实记载和反映了高职院校干部的个人履历、思想情况、工作业绩和其他相关情况等，是全面、客观评价干部、选用干部的重要基础。管理好干部人事档案，对改革干部人事制度有着不容小觑的重要作用。本文尝试研究创新高职院校干部人事档案管理工作的策略，希望能起到抛砖引玉的作用。

2 创新干部人事档案管理的策略

1.严格遵循管理原则

管理干部人事档案，必须严格遵守基本的原理原则。第一，记录的相关信息必须是真实客观的，要坚决杜绝隐瞒型档案、伪造型档案或无据型档案，一旦发现一些胡编乱造、无中生有或者故意隐瞒部分信息的情况，要坚决阻止。在干部人事档案管理工作过程中，我们经常发现一些学历、经历、年龄与实际情况不相符的现象，部分干部为了个人利益，故意涂改档案，弄虚作假，这直接违背了档案真实性的基本原则，这种现象要坚决禁止。第二，管理干部人事档案要坚持准确性这一原则，要提升档案的权威力，使干部人员和管理人员都严格规范自身的行为，做好档案监督检查工作。高职院校在管理干部人事档案时，必须安排专业化的管理人员，避免干部人员直接接触人事档案。第三，人事档案管理人员的思想必须与时俱进，不断提升自身的综合素质，使管理工作更加高效。高职院校应该经常举办一些管理知识讲座或沙龙，为管理人员系统介绍先进的管理知识或管理技术，促使他们提高专业能力，还要对管理人员加强职业道德教育，使其充分意识到人事档案管理工作的意义，提升工作自豪感与成就感。

2.权衡好保密与开放的界限

在某些情况下，人事档案要在一定范围内开放，这样才能充分发挥其自身的作用，与此同时，人事档案也要做好保密工作，这样看来，干部人事档案管理就存在一些矛盾，但这些矛盾又是相互统一的。管理人员要明确人事档案的开放界限，充分把握人事档案的开放范围。一般而言，人事档案的开放界限由使用对象和使用目的来决定。例如对党政领导和业务管理部门来说，可以适当放宽开放界限。在开放方面要做到具体情况具体分析，对于已经形成文件材料的档案，可以适当放宽开放范围。

在保密方面，档案部门要制定严格的查阅制度，严格规定查阅人事档案过程中要注意的一些细则，比如档案使用者查阅某一档案时，必须出具相关证明，还要告诉他们不得随意复制或摘抄未经同意的档案资料。对于管理人员而言，也要落实岗位责任制，夯实他们的责任意识，严格区分好档案信息中可以公布和不可以公布的内容，要保证档案的机密性，防止被不良分子利用。

3.提高服务质量

管理干部人事档案，其本质是合理利用人事档案中所包含的各种信息，从而为学校、为社会提供更好的服务，因此，档案部门应该拓展原有的服务范围，积极提高服务质量，使人事档案的功能得到最大程度地发挥。第一，在服务目标方面，要将“为高职院校体制改革服务”列为最高目标；第二，在成立档案信息库时，不仅要按照干部档案软件所规定的相关内容录入到对应数据库中，同时还要结合不同的档案内容，整理、分类、处理纸质档案，为档案使用者查阅纸质档案或提取电子信息时提供方便。第三，结合现实条件和情况，进一步扩大服务范围，使更多的人能够在合理权限内利用档案信息。对于不同阶段的服务情况，管理人员都要做好相关记录，以此为档案管理评估工作提供更客观的依据。第四，在档案服务工作中，管理人员还要将“死”的人事档案信息转变为“活”的信息内容，提升干部人事档案的鲜活性，要充分、深入地挖掘档案信息，使档案使用者可以掌握档案中隐含的相关信息。不管在哪个环节，档案管理人员都要抱有谦和、友好的服务态度，耐心解答他人提出的各个问题，使档案信息资源能够被最大程度地使用。

4.实现信息化管理

21世纪是信息技术时代，各种网络科技给人们的生活、学习和工作方式带来巨大影响。其中，计算机的应用已经渗透到社会各个领域。高职院校在管理干部人事档案时，也应该加强信息化建设，以此提高管理效率。第一，高职院校要加大资金投入，为档案部门配置计算机设备，方便学校管理干部人事档案。事实证明，档案管理工作从人工作业转变为计算机作业，不仅可以提高管理效率，也能在一定程度上改变人为篡改信息的不良现象，提高档案信息的准确性。第二，高职院校还要制定科学合理的信息管理制度规范管理工作，使档案信息化建设有章可循。第三，高职院校还要培育一支计算机技术人才，使其能充分发挥计算机设备的利用率，为加强信息化建设做好万全的准备。

3 结束语

干部人事档案管理是高职院校管理工作的有机组成部分。正确真实的干部人事档案能客观反映干部的德、才、绩、勤，记录其成长轨迹。管理好干部人事档案，可以为高职院校正确晋升、选拔干部提供一定的支持。高职院校要重视干部人事档案管理工作，对其投入一定的人力、物力和财力，使干部人事档案管理工作迈上新的台阶，使干部人事档案为高职院校改革做出应有的积极贡献。

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