做好档案管理工作的几点认识

张洁琳

摘 要：分析了当前档案工作环境下，做好檔案管理必须要加强组织领导重视，确定领导负责制，严格管理，推动档案管理健康开展；建立健全规章制度，促进档案管理工作规范化，注重档案管理人员综合素质，提高档案利用效率；加大投入，提高档案数字化建设。

关键词：档案管理；领导负责制；规章制度；规范化；综合素质；利用效率；数字化

档案管理工作背负着客观记录各种单位和个人进化过程的重担，在社会前进的过程中起着很关键的作用。在当今信息化迅猛发展的背景下，伴随电子档案的出现，档案的存储方式越来越多种多样，档案管理工作正面对大量新状况、新问题，也就对管理者的工作标准相对以前要严格。怎样将档案管理工作在全新走向上做到完善，对每个管理者来说都是亟待处理的状况，一定要高程度的关注以及周全思量。经过过去这些年的学习以及实际经历，我认为要想做好档案管理工作要从下述几点开始做起：

1 加强组织领导重视，确定领导负责制

档案是记录单位和个人进化历史与演变过程的关键的载体，同时又关联到单位与个人保密，所以，必须切实强化对档案管理工作的领导，保证档案管理工作的科学化、标准化。档案工作是一种基本性工作，大部分人对档案工作并不熟悉，也不是很明白，没有很注重。对于档案工作，每一级每个部门都要制定领导责任制，划分周期性任务与方针。档案工作展开目标管理，达成档案管理制度化、规范化。要切实研习且彻底实现《档案法》，提升档案管理水准，建成完备档案管理工作制度与监管督查工作制度，加强对档案管理工作的监管，及早处理档案管理中显现的错误，持续增加档案管理工作的全方位水准。

2 严格管理，推动档案管理健康开展

档案资料拥有专业性、不间断性、高技术性、隐秘性等特征，由此，确定了档案管理工作职责的重要性。因为档案管理的复杂性与机密性，对全部档案都要实施集中管理、统一存储管理形式。在以往的几年里，常常由于管理不仔细使得档案遗失与缺损的状况产生，造成单位与个人发生不可弥补的损耗。为了尽最大努力防止这种情况的出现，档案管理要集中统一管理形式，设置专业档案室，配备全封闭式集中架储存设施，设置专门档案管理者集中立卷、集中归档、集中整理、集中存储，生成档案管理“一条线”的管理体制与“统抓统管”的工作局面，确保了档案管理工作的健康进行。

3 健全规章制度，促进档案管理工作规范化

为切实做好所有档案的管理工作，保证档案的整体性、真实性与隐秘性，务必要联系本单位的工作现实与本身特点，在严厉遵照《中华人民共和国档案法》的基础下，创建健全各种规章体制，如：《档案管理工作标准》、《档案保密制度》、《档案收集归档工作制度》、《音像及图片档案管理规程》、《档案查阅制度》与《档案管理员岗位工作责任制》等。这些体制的创建，能够有成效地让全部档案的管理工作变得标准，让档案的搜集、整理、归档、存储工作有参考的依据，推动档案管理工作标准化，并让档案管理者对自身的权责越来越清楚，提升档案管理、服务要领。《档案法》、《国家保密法》是档案管理工作的法律标准，彻底实施《档案法》、《国家保密法》等相关法律条文与策略，是档案管理者应有的职责。依照《档案管理条例》，统筹规划并订立了单位文件资料归档与档案存储、运用、判断、统计、转交等相关规章制度；强化档案室管理体制的实施，必须施行档案查阅、借阅体制，保证不再出现泄露和有损单位利益的情况；完整特殊记录方式档案的管理，强化照片、录音录像等特殊记录方式档案与和荣誉档案的收集和标准化整理工作。让文档资料归档率、完备率、齐备率都满足标准需要。让查询各种材料变得更加方便，达到精准准时，由此促进档案管理制度化、标准化、现代化构建，整体提高档案管理水准。

4 注重档案管理人员综合素质，提高档案利用效率

档案管理者素质是否较高，会从档案工作中得到直观的体现，为提升档案管理者的业务水平，增强他们现实中工作本领，在平常的工作里，要运用多样的方式，强化对档案管理者的培训，比方说有周期的参与档案管理培训班、安排档案工作讨论活动等，激励他们研讨工作，研习新理论，领会新能力，提升政治思想顿悟、业务水准与明白如何做好档案工作。重视档案管理者“一专多能”全能本领的培育，增加管理者对摄像、摄影、计算机运用等科技理论的培养研习，使得图片、影像等电子资料档案的整理与存储工作很好进行。

参照档案管理条例，强化内部管理，正确一致展开资料查询科学工作， 在平常工作查阅中把数字化档案查询作为重点、纸质档案查阅当做辅助，使得档案的查阅变得迅速，也让档案资料的储藏与管理越来越安全，达到了网络查阅档案的目标，让“死档案”变成“活信息”，增强了档案运用效果，推动了档案管理工作的提升。

5 改善基础设施，确保档案管理安全有序

不断增加对档案管理工作的成本投放，改进档案管理基础设施，保证档案管理工作的正常办公需要，完成档案室、阅读室、办公室互相分散。档案室不但要达到存储的需要，要有很好的透风环境，且要有着充足的档案货架与存储柜和特别的灭火设备、预防虫蛀、发霉的器具以及切刀、打孔机等特别的纸质档案整理器材，并添加数码照相机、移动硬盘、计算机等设施，构建档案管理电子体系，安装档案室监控器材，实现各种档案安全存储与便于查询的要求，切实把档案的存储与保密工作做到实际中。

6 加大投入，提高档案数字化建设

档案信息化创立是档案机构的基本任务，是档案工作走向当代化务必经历的过程，是档案部门贯彻科学发展观的关键行动。档案目录的数据化是档案讯息化构建中优先的根本工作，还是数字化档案馆（室）创立的必要条件。随着讯息技术的前进，以往的手动管理方式正在一点点被综合应用计算机技术、网络技术的电子化办公方式代替，档案管理现代化构建越来越深刻，讯息化水平逐渐提升，档案管理工作出现了高程度的转变。运用档案讯息网把档案讯息资源汇集与整顿在一起，达到档案资源公众共同分享的目的，为每一级领导以及机构提供优质服务，为大众每一阶层服务，为更多的人民群众服务。

参考文献

[1]聂军花；浅析如何做好档案管理工作-《兰台世界》2013.08

[2]席杰；现代高校档案管理的价值体系探讨-《中国管理信息化》2015.09