浅谈高校学籍档案管理的现状与对策

黄艾君

摘 要：学籍档案包括入学注册、成绩考核、毕业证书等材料，是一个学生学习和生活的最原始记录，也是教学和学校管理的重要部分。目前，在高校学籍管理方面制度不够完善、方法不够科学，工作人员的素质也有待提升，因此，加强档案管理并使其发挥相应的作用，是学籍档案人员所应关注的问题。

关键词：高校；学籍；管理

1 引言

高校学籍档案记载了一个学生在校时的基本情况，不仅能够反映其德智体美各方面的综合素质，也是其教育过程中达到知识水准的基本信用凭证。高校逐步认识到学生档案的科学管理对于高校自身和学生发展的意义，从教育科研、教学、学生管理各个角度来看，加强学生学籍档案管理具有一定的现实价值。然而，不少高校的管理手段和理念仍比较落后，不能满足社会发展和高校发展的需要，加强档案管理并使其发挥相应的作用，是学籍档案人员所应关注的问题。

2 我国高校学籍档案管理的现状分析

（一）高校学籍档案管理制度不够完善

目前，在高校学籍管理方面，并没有一个统一的标准，也没有一个符合实际情况、可以遵循的管理规章制度。在高校内部，每个部分都希望采用最适合自己的管理方式，导致档案在归档的时候出现问题。在管理上权责不够明确，有的时候管理档案的工作人员并不了解学生的真实情况，与实际工作脱节，无法保证一些材料能够真实准确的归档。一些学生为了更好的就业，不惜在档案上造假，有时一个班级出现多个学生会主席，学校有时为了使毕业生获得就业就会，甚至将一些学生处分的材料扣除，正是由于缺乏制度上的统一领导，造成了档案失真，学籍档案和毕业生的诚实信用度下降。

（二）高校学籍档案管理的方法不够科学

由于管理制度的欠缺，导致一些高校的档案管理方法也比较落后。只要体现在两个方面，一是学籍档案的编排比较混乱，有的学院按照学生的专业来分，有的学院按照学生的专业交叉编排、有的学院按照学生的毕业年份来分，总之没有形成一个相对统一的标准，形成相对规范的做法。另外，一些学籍档案的组卷和装订也不够规范，缺少总的案卷目录，一旦有卷宗缺失或者被改动，工作人员很难发现，电子档案学籍管理正在逐步普及，但是很多高校并没有严格施行。

（三）高校学籍档案管理人员的素质参差不齐

学籍档案管理是一项比较复杂的综合性工作，很多管理人员并没有意识到这一问题，而是认为档案管理就是简单的材料堆砌，而不需要进行系统的分析。其实，在实际工作中。通过学生档案的记录信息和去留情况，不断开发有效信息，可以更好的为学校教学服务。但是相关的管理人员很少受到过这一方面的专业培训，没有没使用过计算机等技术辅助完成工作，简介造成了学籍档案管理水平的落后。

3 我国高校学籍档案管理应采取的对策

（一）加强高校学籍档案管理的意识

目前高校学籍管理所涉及到的学院和专业繁多，很容易造成管理上的混亂，因此，要提高对学籍档案管理的重视，不断制定并完善更加健全的管理制度。很多高校在不同地点开设了分校，学生的成分也比较复杂，管理的时间跨度变大，更需要学校的领导对学籍档案管理统筹规划，将档案管理正规化，严格制定档案管理的流程，努力实现档案归档的真实性，一旦查找可以快速获得有效的信息。在日常的工作中，做到管理有章可循。建立透明的监督机制，明确权责，一旦出现问题，可以有效的解决。

（二）引进更加先进的档案管理方法

一般来说，学籍档案包括入学注册、成绩考核、毕业证书等材料，是一个学生学习和生活的最原始记录，也是教学和学校管理的重要部分。随着市场经济对高校毕业生的就业影响越来越大，学生的原始资料对于就业单位来说具有一定的参考价值，成为了企业选聘人才的重要参考之一。为了更好的指导高校的教学、科研工作，应当引进更加先进的档案管理方法，讲究档案分类，便于信息的查找。不仅从学校的角度进行一个统一的编号，同时，分配到不同学院，也应当遵循相同的规律实现信息的管理。要学习一些先进的管理方法，如利用计算机软件档案信息记录分析，分析数据，发现学校在教学之中出现的问题。

（三）加强高校学籍档案人员的素质

档案管理人员既要了解学籍管理的政策、方针，也要熟悉基础的业务操作。与传统的档案管理相比，如今更需要掌握电子管理技术，同时由于信息技术的更新换代，要求学籍档案人员加大对单位内从业人员的继续教育力度，增加相关的素质培训和业务能力训练，对管理人员的素质提出更高的需求。除了日常性的操作，管理人员应当根据高校自身的需求制定科学的管理模式，多管齐下，真正实现科学的学籍管理。这就需要高校加强对相关人员的培训，不断提升其管理能力和水平。

4 结语

随着竞争越来越激烈，高校为了提升自身的核心竞争力，不仅要从教师的教学、科研，学生的就业等方面发力，也需要不断提升管理的能力和细节。积极探索，善于思考，将高校的学籍档案管理落到实处，不断满足社会的发展和高校的需求。

参考文献

[1]杨涛.浅谈高校学生学籍档案管理的问题及对策[J].黑龙江史志.2015（03）：08

[2]宋晓英；陈艳梅；王蕊；薛文超；；浅议高校学籍档案的管理工作[J]；教育教学论坛；2013年48期