学校档案管理工作现状及改进方法浅析

刘丽英

摘 要：学校档案是一个学校重要的信息资源，学校发展的真实记录全部都记录在档案当中。目前部分学校对于档案管理的重要程度缺乏认知了解，随着现代化技术在档案管理工作领域的广泛应用，学校的档案管理工作一定会展开新的局面。本文从三个方面谈了改进现在学校档案管理工作的方法。

关键词：学校；档案管理：现状；问题；改进方法

学校档案记录和反映着学校的情况，保存了各种学校文件材料，所包含的档案内容不仅有学校和教师在从事教育、教学管理的过程中总结得出的具有保存价值的实际经验记录，还包含着每一位学生的个人信息、学习情况以及德育工作等各方面内容，这些档案内容对学校、教师及学生来说都至关重要，同时也是研究改进、提高教育事业不可多得的宝贵史料和学校管理工作中不可缺少的重要环节。

1 学校档案管理的内容

1.学校行政管理方面的档案。这方面的档案包括校史资料；上级的文件"通知及有关批复；工作计划"总结及大事记；各种规章制度、会议纪录及有关决定；固定财产登记表及财务资料；受各级各部门表彰情况及证件；历年学校领导班子的组成人员及基本情况等。

2.教师管理方面的档案。这方面的档案历年教职员工的花名册及基本情况登记表；教师在校级以上（含校级）进行示范课、观摩课、各类公开课的教案及评教记录、指导意见及结论；每学期教师的学科教学计划及班主任工作计划；教职员工的年度工作总结及考核评定材料；教师业务进修资料及学历合格教师的继续教育资料等。

3.学生管理方面的档案。这方面的档案包括学校每学年的分年级分班学生花名册及基本情况登记表；学籍登记表（学籍卡或借读卡）；转学、休学、复学的有关证件、存根及失学等情况登记；学生体检登记表及体育达标成绩测查表；学生奖惩情况登记表；毕业证存根、毕业生合影等。

4.教育教学管理方面的档案。这方面的档案包括教务处、教研组及学校其他部门的工作计划和总结；每学期教师任课情况安排表；每学期期终考试质量分析、成绩统计表等。不同版本的教材"教参；学校和教师在各种报章杂志上发表的论文、经验材料及他人发表的报道本校事迹的资料；完整的义务教育档案资料等。

2 学校档案管理工作的现状

现代社会不断快速发展，学校的档案管理也得到了不断发展和变化，这是学校档案管理所面临的主要客观环境。目前部分学校对于档案管理的重要程度缺乏认知了解，档案意识不够强，只在乎教学科研工作，而不重视档案管理工作，认为档案管理工作与学校其他的工作之间没有必然联系，仍将建立档案当做一个过程形式，仅仅以存根当做 最终 目的，很少翻阅、检查和研究 ，导致档案内容流失， 严重存在着档案资料不全的现象，使之无法挥发出其 自身所存在的可利用价值 ，导致档案管理工作既浪费了大量的人力和物力又得不到任何的效用。

3 学校档案管理工作中存在的问题

1.管理手段落后。人员水平较低。档案不仅是一种历 史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用 这种资源成为了学校工作的重要环节。在学校的档案管理 过程中，管理的工作量普遍较大，一些数据及信息资料都异常复杂。学校档案管理人员的文化水平虽 比普通单位的管理人员水平偏高一些，但真正科班出身、从事档案管理工作的专职档案人员却很少，大部分都没有受过全面的档案管理专业培训，对于档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效利用的意识，操作上也都是传统的、低效率的方式，极少运用计算机等现代化技术进行管理。

2.硬件设备不全。档案内容流失。学校的有限资金大多都投入到了教学工作中，对档案管理工作的硬件设备投入少之又少，档案管理工作必备的条件难以落实，部分学校就档案管理工作必备的工具都无法购置齐全，档案错归乱放、随意归档，严重的甚至造成档案材料发生霉变或者虫蛀，严重影响档案的完整度，造成内容缺失。

4 学校档案管理工作改进方法

档案管理工作是提高学校工作效率和进行教育教学的重要基础和必要条件，以下从三个方面谈谈改进现在学校档案管理工作的方法。

1.学校要成立以最高负责人为组长、各级教研同志共同参与的档案工作小组，建立健全档案室，认真研究和解决档案管理工作中所涉及的设备等硬件问题，改善档案管理条件和工作环境，建立网络信息化档案管理，使档案管理工作与学校其他各项工作同步发展。学校要结合学校实际情况，组织校工作人员学习与宣传做好档案管理工作对学校的重要性，使大家增强档案意识，形成人人重视档案管理工作，自觉维护学校档案管理工作的氛围。

2.学校档案管理人员作为档案管理工作中的核心重点，必须跟上时代的要求和学校发展的需要，要不断加强业务能力培养，拓宽知识面，努力提升自己本身的素质修养，以便加速档案科技进步，推动档案 事业发展。 一个合格的档案管理人员不仅要深入钻研专业知识，还要在工作实践中掌握各种管理技能和技巧，学习相关的理论知识，提高自己的工作的能力；具备一定的语言基础及写作能力。作为一名管理人员，相关的文字编辑是主要的工作内容，因此管理人员要具备一定的内容编写能力；具备较高的政治素养。档案管理人员管理著各种各样的档案，其中包括学校的科研活动资料、教学的计划以及内容、人事变动等重要记录，这就要求档案管理人员必须树立正确的人生观，坚定政治立场，关心学校发展，竭尽全力确保档案内容安全；具备严谨 的工作作风。档案管理工作集政治性、科学性为一体，同时还有较强的服务性，同时还是一项复杂繁琐的工作，保持严谨的工作作风是做好这份工作的基本条件，一旦因为不小心造成档案遗失，将会给学生甚至学校带来不可估量的损失。

3.大多数学校都在应用多媒体技术实现教学工作的现代化，而档案管理工作的条件却很落后。学校档案大部分都是纸质资料，保存起来具有一定的困难，这就要求学校改善档案管理条件、改进档案管理设备、加快档案管理技术的现代化步伐，配备档案现代化所需的计算机、扫描仪等高科设备。除了改善档案管理条件外，分类管理在档案管理工作中也有着不可替代的重要性。学校档案以学生和教师为主要单位，数量庞大且类别纷繁，为了便于后期的管理、查 找及使用 ，档案管理工作人员可根据不同的对象、内容对档案进行分类管理 ：人事档案。以个人为单位，记录学校人员的工作历史、道德品质、工作业绩等内容；文史资料档案。以详实的文字和图片形式，记录学校的创建及发展轨迹；学生档案。这是学校档案里最重要的部分，真实的记录着每位学生在校期间的学习生活，是学生最真实的履历记录，也是学生日后工作供各工作单位组织、选拔、任用的重要依据。

综上所述，随着现代化技术在档案管理工作领域的广泛应用，档案管理工作的技术含量在不断增加，档案管理人员的工作水平也在不断提高，管理手段不断改进，开发利用不断创新，不断为学校的教学和科研工作提供优质服务，学校的档案管理工作一定会展开新的局面。

参考文献

[1] 赵吉鹏.怎样做好学校档案管理[J].新课程（综合版），2013（06）

[2] 卢云丰. 当前学校档案管理工作存在的问题与对策探析[J].中国管理信息化，2014 （05）

[3] 王云萍.浅议学校档案管理和利用[J]）.小作家选刊（教学交流）（下旬），2014（09）