信息化在档案实际工作中的应用

于雷

摘 要：信息技术日益成为档案管理工作的重要工具。将信息技术应用于档案实际管理工作中，具有操作简便、高效快捷等特点，有效解决了传统档案管理工作存在的档案分类繁琐、信息检索比较慢等缺陷。本文结合工作实际，对信息技术在档案工作中应用存在的问题进行了分析，并加强档案信息化建设提出了对策。

关键词：信息化；档案管理；档案工作

档案工作是一项系统性很强的工作。近年来，信息化建设是档案实际工作的一项重要内容。传统的档案管理工作逐渐暴露出许多问题，比如档案分类繁琐、信息检索比较慢等，这些问题迫切需要认真解决。随着信息技术不断发展与更新，信息技术的优越性不断呈现，尤其是在档案实际工作中更是得到了广泛的认可，日益凸显出了信息技术的重要价值。

1 信息化是创新档案实际工作的时代要求

传统档案管理主要依赖手工操作，这样操作起来比较繁琐，工作量比较大，耗时耗力，工作效率比较低。由此可见，这种传统工作模式难以适应新时期档案管理工作的真实需求。为此，档案工作需要创新，这是顺应时代的发展潮流。然而，创新档案工作需要一些技术工具进行辅助。信息化建设是当前档案工作的一个热点。应该将信息技术有机地融合到档案实际工作中，积极创新档案工作服务手段。 运用信息技术，可以让档案日常管理工作、分类工作、查询工作等全部通过信息系统进行实施，这样就有效地改变了传统档案管理模式所存在的缺陷，进而大幅度地提高了档案实际工作的效率。

同时，信息技术在档案实际工作中的应用也可以说是创新档案实际工作服务内容之客观要求。传统档案工作的服务内容为向社會提供一些馆藏纸质的档案信息，这样服务内容比较单一。 而随着当前政府大力推行电子公务，一些电子文件不断涌现，导致纸质文件与电子文件一起成为了档案的信息资源。在档案实际工作服务内容范围不断扩大下，如何有效地开发及利用这些信息资源就成为了一项重要课题。多项研究证明，档案信息化建设的大力实施，就是要运用先进的息化技术对各种档案信息资源给予整合及开发，进而为社会提供一种多方位、多内容新及高质量的档案信息产品，进一步满足在信息技术快速发展的背景下社会对档案信息之需求。

2 信息化在档案实际工作中应用存在的问题

当前，许多档案部门均将档案信息化建设当作工作重点来抓，在不同程度范围内均开展了信息化建设，比如档案资源数字化建设、信息管理标准化建设、信息服务网络建设等。可以说，档案信息化工作在一定程度上是取得了比较大的成绩。然而，在开展信息化建设过程中也存在的一些困难及问题。主要问题有： 各地各部门档案信息化建设的起点不一样；有的部门对档案信息化建设持等待及观望的态度，信息化建设的步伐比较小； 有的部门还不可以有效地运用档案信息技术所取得的成果为社会提供更优质的服务；档案信息化建设与政府电子公文建设发展存在距离；严重缺乏信息化建设的技术人才；缺乏资金投入于信息化建设等。 这些问题只有顺利解决了，才可以迈开档案实际工作信息化建设步伐，与时俱进创新档案实际工作。

3 加强档案信息化建设的对策

3.1 转变观念，不断强化创新意识

当前，一些档案管理人员的工作观念尚未转变过来，大部分停留在传统的工作观念，信息意识不强，导致档案实际工作难以跟上时代步伐，难以打开新的局面。档案管理人员应该充分认识到开展档案信息化的必要性及可行性，大力引入科技含量高的信息技术，向社会提供更多、更快捷的档案信息服务。这既是新时期社会对我们档案部门的需求，也是档案工作的自身发展需要。档案部门一定要强化创新意识，顺应时代的潮流，积极转变观念，在努力做好传统的档案资源的开发及利用等多项服务工作的基础上，要积极发挥出工作主观能动性，推进档案信息化建设。

3.2 科学制定规划，进一步强化目标意识

档案部门应该根据《全国档案信息化建设实施纲要 》所提出的关于档案信息化基础设施建设的要求以及档案信息资源建设要求，结合本部门的档案实际工作情况，分阶段有计划有步骤地推进本部门的档案工作信息化建设的进程。档案部门也要因地制宜地地科学制定出符合本部门实际的档案信息化建设的规划，进一步明确本部门的档案信息化建设的目标及方向，，这样才可以做好信息化建设。

3.3 积极转化成果，进一步强化服务功能

要积极发挥 “三网一库 ”的建设成果，不断强化档案工作之信息服务社会这项重要的功能。要结合实际建设好富有特色的档案网站，让档案网站能够成为一个宣传及开展档案工作的重要服务窗口；同时安排人员及时更新网站内容，上载开放档案目录，不断向社会提供各种网上查询与利用服务。 应该努力将档案信息化建设当作政府电子政务建设之重要内容，搭建档案信息平台，大力提升档案实际工作的服务质量。

3.4 提高技术，强化队伍建设

众所周知，档案信息化建设是一项系统性很强的工作，需要技术支持，需要设备支持，需要有一定的档案和计算机专业知识的人员从事档案信息化工作。从各级档案部门的实际工作情况来看，当前最紧缺的就是这些既懂得现代档案管理基本知识，又懂得计算机技术，比较熟练操作微机，掌握网络知识，灵活使用档案管理软件，胜任文档存储、编辑、检索、利用等工作的实用操作人才。 为此，各级档案部门需要加大力度，采取各种措施，加强档案工作人员技术方面的训练及提高，鼓励相关人员参加信息技术水平等级考试等，使现有工作人员逐步掌握现代信息网络技术知识，提高应用信息网络技术的水平。同时要通过人才队伍建设，使档案信息化工作能够得以顺利开展，档案工作创新得以落到实处。

综上所述，信息技术在档案实际工作中具有重要的应用价值，值得大力推广及应用。

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