浅谈会计电算化对实际财务的影响

吴振薇，王 燕

（佳木斯大学，黑龙江 佳木斯 154007）

经济贸易全球化的今天，计算机技术在企业中的应用，极大地影响着企业的经济环境和数据环境、经营、生产、管理等各个方面，毫无例外会计工作也深深地受其影响。尤其是近几年来互联网技术的飞速发展以及互联网的普及，向人们提供了一种全新的联系方式，包括经济活动中交易和信息传递方式。会计电算化已成为当前会计工作的主要工具，是提高工作效率，运用计算机技术代替手工记账的基本方式。市场经济的高速发展，全球经济贸易的复杂多变，客观地分析了会计电算化在实际财务中面临的问题，有针对性地提出解决问题的对策和措施，不仅对会计电算化工作，而且对整个会计系统，都具有十分重大的作用。那么会计电算化给企业的财务带来怎样的影响。

一、会计电算化给财务人员带来的便捷

自从会计作为对一种经济活动进行反应和监督的活动，从而近年来计算机技术在我国企业会计工作中已经得到了普遍的应用，大部分企业的会计部门都会运用会计软件，大多数由会计人员来完成的核算工作现在财务人员只需要输入数据，核算由计算机完成。会计处理工具由算盘、草稿纸转变为高速运算的计算机，并且可以进行远程计算和数据交换。在算盘和草纸时代，由于计算工具的落后，信息加工的成本过高，使得数据处理和信息生成数量受到成本过高的限制。计算机的使用使得这一状况发生了巨大改变，数据处理速度、加工速度成千上万倍的提高，不同人员、不同部门之间的数据相互交换、加工相互合作、信息共享不再受到空间范围的限制。这种改变将会计人员从传统的日常业务中解脱出来，会计人员不再为需要填写大量的凭证和账本而发愁。新兴的会计电算化不仅便于人们查找凭证而且减轻了会计人员的负担。

二、电算化系统和实际财务之间的联系密切

目前，我国应用中的会计信息系统主要是对会计部门业务的自动化处理，包括记账、转账、试算平衡、结账、编制报表等工作。因此，这种自动化会计信息系统一般是从会计视角设置并与企业各部门职能相对应的核算子系统，例如，账务处理子系统、应收账款核算子系统、应付账款子系统、存货核算子系统、固定资产核算子系统、工资核算子系统、成本核算子系统、财务分析子系统、报表子系统等。在该系统中，只有经过会计部门的账务处理，各个专门核算子系统的会计数据才能转变为反应企业经营成果和财务状况的会计报表信息。这样来说，账务处理子系统既是自动化系统数据处理的核心，有时连接其他各个子系统数据关系的桥梁。

企业自动化会计信息系统利用计算机技术完成会计核算工作，并在此基础上向企业管理者提供财务信息，进行辅助决策。与手工环境下的会计信息系统相比，自动化会计信息系统的处理流程有以下的特点：会计因袭的处理方法和步骤没有本质上的变化。会计工作的效率、会计信息的准确性和及时性得到极大的提高，实现了一定程度的数据共享。自动化系统在会计数据的采集、存储、加工和报告等方面发生了较大变化。

首先，自动化系统的数据可能是手工录入的，也可能是其他计算机系统录入的；其次，计算机系统可以自动和集中地完成记账、对账、转账、结账、输出账表等账务处理工作，证、账、表间的勾稽关系在数据处理过程中自动得到保证；最后，自动化系统的输出可以采用多种输出方式，包括打印输出、屏幕浏览、磁盘输出等。自动化会计信息系统的内部控制也发生了较大变化。原有的某些内部控制的重点发生了转移，并且由于信息处理环境的变化又产生了一些新的控制问题。例如，各个部门之间或工作人员之间的相互牵制关系需要按照计算机信息处理的特点重新设立；手工环境的一些新的会计控制，如账账之间的勾稽关系（在信息技术环境中已经没有意义），取而代之的自动化会计信息系统的输入控制，处理中控制；计算机信息处理中的特有风险带来了新的控制问题，例如，计算机系统的操作控制、数据处理控制等。账务处理子系统完成全部记账凭证的记账、结账、对账和转账，生成日记账、总账以及除子系统生成的明细账外的所有明细账，编制和产生各类会计报表和财务分析报告。

在实际应用中，从灵活性和适用性上考虑，往往将报表编制和财务分析功能分离出来，形成相对独立的通用报表子系统。这些子系统有应收账款和应付账款子系统来完成应收账款和应付账款的记录、冲销、报告及分析预测等工作。工资核算子系统完成工资的计算、工资费用的汇总和分配、计税等工作。存货核算子系统来完成存货购进的核算、货款的支付、存货的入库、存货收发结存的核算，并自动编制材料费用分配转账凭证、计算和分配材料成本差异等。固定资产子系统完成固定资产卡片管理、固定资产增减变动核算、折旧计提和分配等工作。成本核算子系统完成各种费用的归集和分配，计算产品的单位成本和总成本，并未成本管理和利润核算提供相应的成本数据。会计电算化的发展对会计核算、会计组织、会计工作方式和手段以及会计人员的地位和作用都产生了深刻的影响。在会计核算会计记账时难以取得数据发生时产生的纸质原始凭证，不能以同样的速度在这些数据部门之间进行传递，有些电子交易甚至没有产生纸质原始凭证。

三、企业选择合理财务软件，提高工作效率

会计电算化主要由人、计算机或者计算机网络，以及运行在计算机或计算机网络中的软件系统三大部分共同组成。电算化会计信息系统交付使用的过程中，其可靠性是用户关心的一个重要问题之一。可以想象到，一个漏洞百出的系统无法正确和完整地实现它的功能，甚至还是危险的。由于面对众多软件测试的复杂性，所以在软件测试方面仍然存在相当多的问题。根据我国目前的实际情况，企业建立电算化会计信息系统时实现会计软件的途径大致有：企业自主研发会计软件；企业与软件公司联合开发会计软件；企业委托软件公司开发会计软件；企业购买商品化的会计软件；企业购买部分商品化的软件后进行二次开发；企业使用上级主管部门推广应用的会计软件。这几种方法各有优缺点，主要取决于企业所处的环境和自身条件。怎样选择一个适合企业的电算化软件呢？近年来，市场上出现了许多电算化软件，价格相对便宜，配置和运行也相对容易，操作界面和功能上也基本能够满足中小企业的核算要求。由于会计软件对企业开展会计电算化工作的重要性及其特殊性，选择会计软件不仅仅是选择单一的会计软件更是为企业选择一个合作伙伴。因此，在选择会计软件时一定要谨慎小心。选购软件的人员要认清企业的自身应用环境，明确会计处理数据要求，包括自己所需的各项运行环境指标、运行系统的硬软件环境和其他平台的接口、本企业的业务特点和数据量以及通信条件和网络连接等。会计软件的选择要符合国家统一要求。会计工作应该遵循全国统一的会计准则和会计制度以及其他财经法规。对会计软件的先进性、实用性进行评价也是非常必要的。除了考虑会计软件是否满足国家的要求外，还应考查和其他软件相比是否先进，会计软件是否适用于本企业。而且要设计一个时间表，使会计人员和其他管理人员比较深入的了解会计电算化的目的、性质，并且对新上岗的人员进行培训。工作人员的培训必须在系统的实施阶段早期开始进行。这不仅是为了在建成之后可以立即投入使用，而且为了对硬件和软件进行进一步完善和修改。

四、发展会计电算化，会计人员抓好机遇

会计电算化模型的构建是从简单到复杂、从低级到高级，企业的管理基础和技术基础决定了企业能够建立和应用什么样的会计电算化系统，会计电算化的发展基础应该与企业的管理基础和技术基础相适应，这就是会计电算化在实际财务中的发展规律。会计人员应该减少对电算化管理人员的依赖，利用信息系统在企业管理中发挥更大的作用。会计人员将在企业的战略决策活动中起到先锋队的作用，会计人员需要分析和管理业务风险，此外，还要分析企业的发展机遇，并对要发展的业务进行成本。

虽然会计电算化在实际财务中的产生较好的影响，但是与国际水平还有一定的差距。我们要加大会计软件的开发力度，废除不合理的会计制度，适应会计电算化的发展。提高会计人员的整体工作水平，不断总结，不断进步。为会计电算化在财务中的规范与进步贡献出自己的一份力量。