档案信息化建设和档案管理研究

2015-01-03王敏

中国管理信息化 2015年8期

关键词：档案管理数字化信息化

王敏

（商丘职业技术学院，河南商丘 476001）

档案信息化建设和档案管理研究

王敏

（商丘职业技术学院，河南商丘 476001）

为了促使档案管理水平提升，需要深入开展档案信息化建设，提高档案服务效率，推动档案工作稳定发展。本文简要分析了档案信息化建设和档案管理，为档案信息化建设和档案管理提供借鉴。

档案信息化；档案管理；建设措施

1　档案信息化建设基本内容

1.1基础设施建设

在档案信息化建设中，软硬件基础设施是基础条件，只有具备了这些条件，才可以更好地开发利用档案信息资源。而软硬件基础设施建设中，核心内容就是档案信息网络，它可以有效传输档案信息、交换和共享资源等。因此，需要提高计算机管理档案的普及率，大力建设档案管理局域网。

1.2档案信息资源建设

要对档案目录数据库科学建设，涵盖馆藏案卷级目录和其他一些重要目录；建设档案数据库，按照规范方法归档管理电子文件，数字化管理传统档案，促使档案信息资源类型得到丰富，提高档案信息资源利用效率。

1.3应用系统建设

要积极、大力开发档案信息管理软件，大力推广通用性和适用性较强的软件系统，保证软件系统与互联网的档案网站建设需求得到满足。

1.4标准化建设

要构建档案信息化法制体系和标准规范，明确规定档案管理各个环节，如资源描述、存储、查询、使用等，对电子文件归档和电子档案管理等进行规范，促使档案信息化建设的标准化和规范化得到实现。

1.5安全保障体系建设

档案中会存在一些比较重要的信息内容，这些信息如果泄露，就会出现较为严重的后果，因此，在档案信息化建设过程中，安全保障体系建设是非常重要的组成部分，需要构建档案信息安全保障体系框架、完善安全管理机制，提高人们的档案信息安全意识。

1.6人才队伍建设

在档案信息化建设中，还有非常重要的一个方面是人才队伍，那么就需要采取科学的措施，建设一支具有较高水平的专业人才队伍，，具体包括这些内容：大力培训档案业务人员，促使其能够对新技术和新设备等积极掌握；普及信息技术知识等。

2　档案信息化建设与档案管理的措施分析

2.1完善档案信息化工作体系

只有构建了相应的工作体系，才可以更加顺利地建设档案信息化。具体来讲，要明确管理体制，完善运行机制，贯彻执行电子文件管理等相关规定，同时，构建电子文件管理机制，以便全程管理电子文件。要结合档案法，赋予档案局相应管理职能，在信息化建设中，档案部门积极协调，对工作体系进行统一建设。另外，在电子政务建设中，也需要适当提升档案信息化工作的比重，以便同步进行档案信息化建设。要对法规制度等进行完善，规范工作行为，编制档案信息化建设专项规划和工作任务分解表等，明确目标任务、完成时限以及责任单位等；在此基础上，完善现有法律法规，强化监督检查和执法。

2.2推进档案数字化和资源共享

资源建设是档案信息化建设的核心内容，要结合这个中心开展其他工作，要将档案数字化和资源共享作为工作重点。首先，逐步推进档案数字化建设，按照相应原则，科学编制工作计划，强化监督检查工作，以便顺利开展档案数字化工作；同时，在用户使用需求得到满足的基础上，还要构建档案数字化目录，投入相应人力、物力和财力资源，各部门协同工作。此外，实行纸质和电子文件双归档制度，并关联并存规定范围内的文本和图形文件，实现档案全文检索。其次，要逐步推进档案信息资源共享，结合相关标准，统一构建档案信息管理系统，有机融合本系统和办公系统，在网上操作信息的生成、整理和归档全过程。

2.3创新档案信息服务手段

档案信息化建设主要目的是提高档案的利用效率，需要采取一系列的措施，不断创新档案信息服务手段；可以提高档案信息远程查阅利用服务能力，结合我国相关规定，科学设定档案公开级别，并构建档案信息资源网上公开评估体系，主管部门以固定形式向指定网站上发布需要公开的信息，各级档案部门借助链接方式整合相关资源，逐步完善档案信息资源网，实现档案信息网上查询。对于部分无法公开于网络上的档案，可以应用政府信息申请公开程序，对使用者身份信息确认之后，提供远程查阅服务，借助于网络检索，相关人员可以更加便捷地查阅档案。

安全建设也需要引起重视，要及时升级各种杀毒软件，应用先进的身份认证和网络监控技术，同时强化访问控制，对标准进行构建，明确规定备份机房和技术条件，保证档案信息安全。