医院档案管理现状的不足及改进策略研究

2015-01-03甄玲

中国管理信息化 2015年8期

关键词：资料档案管理医疗

甄玲

（湖北孝感中心医院信息科，湖北孝感 432000）

医院档案管理现状的不足及改进策略研究

甄玲

（湖北孝感中心医院信息科，湖北孝感 432000）

传统的档案管理仅仅局限于资料的收集和整理，为医院各个部门提供资料信息服务。目前的医院档案管理已经突破了传统档案管理功能的局限，逐渐发挥医院管理的作用，为医院的发展决策提供参考。工作人员需要对医院档案管理中存在的不足进行分析，并制定出有效的改进策略，以确保医院各项计划顺利展开。

医院档案；管理问题；改进策略

随着信息技术的发展，人们对医疗事业给予高度重视。医院的档案管理工作质量直接关系到医院的综合性发展，这就需要对医院档案管理模式不断改进，实施科学化、规范化管理，推进医疗研究事业发展，更好地为广大患者服务。

1　医院档案管理工作范围

1.1医院档案管理工作内容

医院档案是对医院历史沿革的记录，将医院发展进程中具有保存价值的行政管理资料、医疗技术资料、财务统筹资料、人力资源资料、教学科研资料和各种文书资料等保存下来。医院档案资料形式多样，除文本资料外，还有表格资料、图片资料和影音资料等。这些资料对于医院的临床实践以及医院的未来发展都具有重要意义，一旦丢失或者损坏，将无法恢复。

1.2医院档案管理的用途

医院档案管理是加快医院文明建设的象征。医院档案资料是医院发展进程中的宝贵财富，真实反映了医院的发展历程，特别是医疗技术方面的档案，更是对于现代医学具有参考价值，是医院最为重要的信息资源。作为医院的真实历史记录，医院档案具有当然的凭证性和权威性。

2　医院档案管理工作存在的不足之处

2.1医院领导对档案管理重视程度不够

由于领导对档案管理工作支持度不够，档案管理体系难以健全。档案管理所需要的设备和各种相关信息资源的开发能力不足，造成档案收集、整理、保管以及档案资料的利用不到位。比如，医院档案管理一般会分为几个层次，各个业务部门负责自身档案管理，综合档案部门则重点管理行政档案，并定期将各个业务部门的档案收集上来。

医院档案管理职能被划归到医疗科室，属于二类科室。所有的档案都由行政办公室的综合档案管理人员负责，重点负责行政档案。医院的重点档案，如医疗文书档案、各种病理切片检查影像图档案等都由业务部门各自收集整理。由于各个部门并没有专门的档案管理人员，很容易导致一级资料残缺不全或者丢失，造成档案材料浪费。

2.2医院档案管理人员专业素质相对较低

档案管理工作长期不受重视，导致档案管理人员无论是理论水平，还是专业素质，都难以达到专业要求，一些医院的档案管理人员甚至由行政部门人员兼任，档案管理被视为可有可无的职位。档案管理人员中年轻人所占比例相对较少，整体年龄偏高，对现代科学知识的接受程度不高，档案管理人员的综合素质难以满足医院需求。由于档案管理人员工作不到位，且人员流动性大，医院档案工作中材料的收集以被动接收材料为主，几乎不与各业务部门往来，文件材料难以在有效监督下收集齐全。

2.3医院档案管理的信息化程度不够

在信息化时代，建立档案管理信息化系统是非常必要的。但是由于档案管理意识不强，医院不愿意在档案管理上过多投入，导致档案管理的信息化管理程度较低。虽然医院在档案管理中引入了信息技术，但档案管理的基础工作，包括医院的人事档案、医疗技术档案、文书档案等，通常由人工操作完成，然后使用计算机操作进行档案信息录入，医院信息化建设严重滞后。加之档案管理人员较少参与软件设计与开发，档案管理软件的设计很难满足档案管理要求。

3　改进医院档案管理工作的有效策略

3.1加强医院领导对档案管理工作的重视

医院领导的重视，对医院档案管理纳入管理日程当中，实施系统化管理意义重大。医院的长远发展，有赖于档案管理水平的提高。医院领导要充分认识到档案管理不仅仅是资料的收集、整理、储存，更是为医院管理的各项决策提供参考信息。有了医院领导的支持，医院员工也会提高对档案管理的重视程度，进一步认识到档案与医院日常工作的关系，积极主动地投入到档案工作中。

3.2实施档案管理人员岗位培训

档案管理工作内容并非一成不变，而是经历着不断的发展变化。医院要定期组织档案管理人员进行专业技术培训，并将培训活动纳入医院人才培养计划，鼓励档案管理人员积极参与学习，促进医院管理职业素质的提高。在理论培训之外，医院档案管理人员还要接受实践培训。鼓励档案人员深入临床一线，对医院的医疗、教科研进行研究，不断探索档案信息化发展，推动医院档案管理水平的提高。

3.3加速档案信息管理标准化建设

医院档案管理模式正由传统管理向信息化管理转变，要促进档案管理工作的顺利开展，就要加速档案信息管理标准化建设，将医院的档案管理工作由部门延伸到医院的各个业务部门，实现信息化网络覆盖。建立档案部门与各职能部门之间的密切沟通和往来，加速信息的收集，确保获取信息的及时性和准确性。