普通高等院校本科招生信息化及业务流程再造的分析研究

黄宝成

（哈尔滨工业大学 招生就业处，哈尔滨 150001）

0 前言

从20世纪60～70年代起是主机时代，除科学计算以外，各种计算机辅助教育软件CAI的开发，先后列入国外一些高校的研究计划中。从20世纪70年代开始，个人计算机的出现及其普及；80年代，美国许多高校建立了CAI教室，学生随时可以到这类教室中通过计算机进行自学，如依利诺斯大学是当时开展计算机辅助教学活动比较先进的学校之一；90年代，计算机网络特别是因特网的出现，给高校的教育带来了深刻的影响，使高校信息化进入一个崭新的阶段。信息化不仅影响到高校的主要教学与科研活动，带来传统教学、科研的巨大变化，同时也对学校现行的运行体系与管理机制提出挑战，推动它们的变革。推动这种变革的动力来自两个方面，一个是信息化带来传统教学、科研模式的变化，需要新的管理机制；另一个是以信息技术为手段的校务管理，也需要新的机制，即需要一个数字化的校园。在这个信息化的进程中，作为学校重要部分的招生管理工作，也随之发生了巨大的变化，其中最重要的影响就是业务的流程再造。［1－2］

但是，随着我国国情的不断发展，一些新近涌现出的问题，逐渐暴露了既有的招生管理流程的一些弊端，同时也使得招生管理流程近期建设的重点和难点得到了彰显。目前，我国高中毕业生参加高考的人数虽然呈现逐年递减的形势，但是数量依旧巨大，据国家教育部公布的数据显示，截至2014年7月，全国高等学校（不含独立学院）共计2542所，其中普通高等学校2246所（包括民办普通高校444所），成人高等学校296所（包括民办成人高校1所）。这说明，普通高校将面临的问题是普遍的，管理信息化是这个时期高校招生管理工作面临的重要问题。［3］

1 本科招生信息化的特点

1.1 信息流转多样化

招生管理系统在各高校相继建立，即便是没有大的系统，也是在不断建设自身的宣传网站。无论招生网站还是微信平台，信息的传播方式在不断变化，内容不断增加，而且更加规范。基本上，所有与学生交互的数据都出自招生管理系统，无一不需要依靠网络来完成。我国考生众多，如果仅仅依靠人力来完成招生管理的相关工作，必然是一个复杂而庞大的过程，依靠网络不仅可以实现信息的收集和分析，同时还能够有利于招生管理的相关宣传。再者，还要配合使用一些传统的（邮递、快件、电话、短信、广播等）信息传递渠道，能够确保招生工作的全面开展，实现点（单一的学生或学校）、面（地区甚至是全国范围的学生和学校）兼顾，针对宣传渠道多样化，要将招生管理信息化系统与传统工作在传递信息时结合起来。

1.2 招生信息化的趋势

招生信息技术的飞速发展和广泛应用，正改变着经济的结构、增长方式和全球格局，改变着人们生活、学习、发展的方式。招生网络化是当前中国各高等院校应对知识经济挑战，保持自身优势，体现实力的重要战略选择。招生信息化是国家教育信息化的重要组成部分，是在教育领域全面深入地利用信息技术，开发利用教育资源，促进技术创新、知识创新和创新成果的共享，并且提高了教育教学质量和效益。所谓信息化，就是在基于网络环境的基础上，应用信息技术和信息资源来推动教育教学发展和改革，从而实现教育现代化，满足时代和社会需求的过程。［4］例如，2015年全国自主招生报名工作，所有考生在试点高校自主招生报名系统学信网来统一报名、提交材料。目前，哈尔滨工业大学整个校园的信息化工作，内容涵盖信息安全防范、信息化与教学及科研的融合、无线网络建设、管理流程的再造、运营服务体系构建、鉴定标准等内容。招生工作的信息化建设是包括在其中的。

2 招生信息管理的重点

2.1 工作业务的客观要求

随着中国梦指引下的和谐社会发展，现代招生逐渐摆脱了僵化刻板的流程，转向更具有弹性和舒适度的人性化管理。主要是招生工作作为一种社会服务性质的工作，应当思考如何对自身进行改变，以达到提供更优质服务、适应当前学生家长及社会公众的需求，确保招生过程按照国家政策的招考流程来设计。例如，面对各类招生时，在学生测试录取方面，如何保证客观公开、公平、公正，并且最大限度地保障学生的求学权益。再如，采取现场测试采录指纹，核对本人真伪。这些在信息化辅助工作的流程中要全面考虑。

2.2 招生信息的整合

信息化在院校中的作用是使得资源得到整体规划，排除冗余，这部分涉及到招生业务的系统，一般会纳入到学校整体规划的入口学生管理部分，而大多数与数字校园其他系统实现了全面的数据共享和流程整合。例如，哈尔滨工业大学招生报名管理系统在过去的10年中，支持了三大类或者四大类优秀考生报名、打印、发布成绩等工作。

2.3 招生录取信息处理的科学性

由于招生软件的导出数据格式为DBF，所以使用Foxpro处理数据成为首选。考生数据信息由20个左右的表组成，分为代码表和数据表，在处理过程中要根据院校相关部门的需要来处理原始数据，将导出数据转变为各部门可以利用的格式。由于各省市招办定义的代码具有各异性，无形中在开发处理统计程序中带来障碍，相信在未来更加规范的信息化过程中，这个问题将会统一，从而这个疑难不复存在。因此，现有的处理方法使得数据在最大程度上保持了数据的原始统一性和完整性，这为学校后续的迎新系统等提供了良好的数据源头。

2.4 招生信息管理流程的精准性

管理的精细化、精准化是信息管理的基本要求。不可否认的是，目前的招生管理流程仍旧存在一定的滞后性。一方面，是在网络技术、计算机技术等高新技术的支撑下，招生管理流程仍旧没有做出一些创意性的革新，造成工作人员队伍冗杂，工作往往事倍功半，因此如何以先进的科学技术为支撑，实现招生管理流程的最优化依旧值得深思；另一方面，招生管理工作的各个环节之间的衔接尚显得不够紧密，不仅每个环节之间无法做到一应俱全的配合，关键还在于环节过于复杂、独立，因而在执行时容易在中间过程中停止延迟。例如，对各类学生属性的统计分析，通过系统展开运算，快速准确查看，真正做到把繁重的、重复的工作交给系统去做。通过系统报表，实时、快速了解学生的整体情况、报名进度等状况。

3 招生管理信息系统规划及业务流程再造

依据信息的业务流程再造原因，可以理解为业务流程是信息流的载体，信息流是对业务流程的反映。如果学校对信息流进行重组，则可能达到信息流真实、准确、及时地反映业务流程的目的，但是不能达到优化业务流程以及改进关键绩效领域的目的。相反，如果学校从业务流程再造开始，那么学校则可以达到优化业务流程的目的。因此得出结论，业务流程再造和信息流重组不完全是指同一件事情，业务流程再造可以带来信息流重组。在实际工作中，发现业务流程的改变使得信息系统也要重新设计，当招生管理系统在实际应用时，也会给现有业务流程带来新的变化，这其中有效率提高的效果，也有一些意想不到的细节问题。一方面，随着带来人员的配备是否合理，使得在决策安排人员、人力财力的付出更加合理；另一方面，工作效率是否高效，比如纸质材料的阅览变为电子文档的阅览。省去管理纸质材料所需的空间，而电子材料保存方便，不受时间空间的限制，可以省去精力去管理纸质材料。［5］

4 总结

总而言之，现代招生信息化工作正面临着划时代的挑战与机遇，面对日益激烈的市场竞争，日新月异的信息技术，不断变化和提高的社会要求，唯有实现稳固发展，果断进取，才能使招生管理流程与教育形势相匹配。在此工作中，不仅需要各本科招生院校对自身提出更高的要求，同时还需要国家政府主管部门认真履行自己的职责，始终以指导者、监督者和领导者的身份，不断促进招生管理流程向合理化、科学化、健康化发展。高校信息化的根本目的，是为了提升高等教育培养学生的效率和质量，其中提高质量是根本。在普通高等院校本科招生信息化中建立起来的，一切新的教育理念、新的教育模式、新的教育方法、新的教育设施和新的管理方式成功与否，惟一的检验标准是，是否提高了招生工作的工作效率和效果，这样才能够促进实现现代招生工作的新模式。

［1］ 周镜平.本科招生信息对高校教学改革的影响［J］.质量探索，2011（10）.

［2］ 郝高宇，吴栋.地方高校研究生生源质量提高的对策与方法［J］.黑龙江科技信息，2011（28）.

［3］ 王继元，乔光.新建本科院校信息招生［J］.教育教学论坛，2012（6）.

［4］ 王众托.信息化与管理变革［J］.管理科学学报，2000，3（2）：1－8.

［5］ 唐忠阳，蔡言厚.本科信息招生方法对工业业务重组分析［J］.中国高等教育评估，2012（1）.