档案管理工作中存在的问题及解决对策

任梦虹

Point

随着我国科学技术水平的不断创新，档案管理工作作为企业日常运营中的重要组成部分也正发挥着积极的作用。档案管理工作是企业日常运营、管理企业内部工作文档等的重要内容之一。做好档案管理工作是每个企业在市场运营中的重要项目之一，对于收集市场信息，管理员工内部信息和企业经营情况具有重要的作用。然而，目前我国企业中的档案管理工作重视程度不足，再加上档案管理人员的频繁更换，使档案管理存在一定程度上的问题。本文则结合我国企业档案管理工作中的问题，提出相应的解决对策，以供参考。

档案管理是企业内部管理中的一项专业性和机密性都较强的管理工作，在企业中，各个部门都应充分了解到企业档案管理的重要性。档案管理对于企业中存在的问题和市场竞争中的描述会给企业积累强大的信息，同时也能够归纳出企业未来的发展方向，给决策人提供有效的线索和信息来源。因此，做好企业内部的档案管理工作对于企业自主创新开发新的营销办法起着非常重要的作用。作为现代化的企业，必须要有效合理的整合资源，将企业的生存和发展看成第一位，因此，只有做好企业的档案管理工作，才能够将企业内部的的管理工作做到协调、科学、合理。

1.档杆管理工作中存在的问题

1.1 高层领导对档案管理工作的重视程度不足

在企业的内部管理中，领导层往往都认为档案管理与企业的销售、财务等工作比起来微不足道，不放在企业管理工作中的重点，还有一部分领导层对企业的档案管理工作看法存在误区，认为企业的档案管理工作就是存放一些企业相关的资料，抄写相关的文件，保管文档等工作，这种工作不会给企业带来经济效益，因此只需要做到不丢失、随调随取、不泄密能够应付查档就可以了，将企业的档案管理工作好不在乎。而往往这样认为的人都是对企业的档案管理工作缺乏了解的人，现如今的档案管理办法已经无法满足管理要求，对档案工作重视程度的降低更是闭塞企业档案信息的表现，最终导致档案信息的利用率不高。

1.2 档案管理人员的综合素质不高

企业的档案管理要求具有相关的专业训练或专业毕业才可以胜任。而目前我国企业中档案管理员无论从专业素质还是文化水平上来说都良莠不齐，存在文化上的差异，与企业的未来发展上存在较大悬殊。再加上从事档案管理的专业素质人才较少，对档案工作的专业知识学习不深，文化水平较低，缺少现代化的档案管理知识与经验，企业中也缺乏高层次的档案管理人员，这种情况也不适应企业未来的发展，对企业中档案事业的发展起到了严重的阻碍作用。

1.3 档案管理的信息化水平有待提高

从我国近年来的企业档案管理工作上看，企业的科学技术水平在不断的进步，档案的管理工作也在不断革新，计算机及网络新消息化已经普及企业，但是，企业中的档案管理中却缺乏相关的计算机管理设施，很多企业的档案管理还处于手工收集和摘抄的现状，这样做不仅不利于档案的保管，对档案信息的收集和检索工作来说也增加了较大的工作量，另外，一旦企业有需要调阅历史年份的档案信息，那么没有信息化水平的支撑，对于调取工作来说工作量是非常大的。从另一个角度来说，档案室由于受到外界环境的影响，可能会对档案室内的个别档案造成损害，由于潮湿、霉变、虫蛀的原因影响档案的美观，有些档案可能还会因为这些原因不能使用，使档案存放处造成了无形的隐患。

1.4 档案管理中缺乏有效的管理制度

目前我国企业中的档案管理人员都没有经过专业的档案管理知识培训，对于档案管理中应注意的问题和管理要求都缺乏相关的专业知识，对档案材料的收集、整理、归档、装订、存放等流程性的业务不够专业，档案管理效率不高。而且，还有些档案管理人员是兼职身份，对于档案管理工作不能全身心的将精力进行投入，只是以日常的事物为例将档案管理工作存入档案盒中，不能拿出充分的时间将档案进行整理归档，严重影响了档案的管理效率。另外，一些档案资料在整理和存放时其真实性和准确性也受到影响。对于档案的借阅和保密等制度也不够健全，虽然建立了管理制度，却不能做到不严谨，例如档案的管理人员责任心不强，档案资料堆积如山，不能及时整理，会造成档案资料的丢失，再有很少部分人对于档案资料的借阅忘记归还，时间一长就造成了档案资料的不知去向，严重损害了档案的真实性和有效性。

2.档案管理工作中的解决对策

2.1 提高档案管理人员的工作热情

作为档案管理人员来说，档案管理是一项长期且单调的工作，对于档案管理工作人员来说，企业应在实际的管理工作中激发档案管理工作人员的热情，在档案管理工作按时完成的情况下，要树立奖惩制度，对于徇私舞弊，玩忽职守的工作人员应以一个公平公正的平台来进行相应的惩罚，对工作中认真负责，定期内没有重大纰漏的工作人员应予以奖励。利用物质的刺激能够激发他们的工作热情，会起到更好的管理效果，根据管理岗位的不同，物质激励会有很多种，可以根据不同的岗位特点来采取相应的方式，从而达到更好的激励效果。对于物质激励来说，在设计上要重点体现公平公正的原则，根据档案管理工作的体系来制定激励目标，从而达到提高档案管理人员工作热情的目的。

2.2 完善档案管理功能

档案管理工作应严格按照国家规定的相关政策和法规执行，做好企业的档案管理工作，服务于整个企业的未来发展方向，以企业的建设和功能发挥为重点，做到功能齐备，设施完善，充分整理并满足企业的档案收集和管理工作，记录企业内容的客观动态，准确定位企业的档案管理功能，对档案的重要部分应予以保留，进一步扩大和丰富企业的内涵，使企业更加符合企业未来的发展方向，从而更好的为企业服务。

2.3 充分利用信息化的管理手段

目前，国外档案管理很多已使用计算机，在国内，使用计算机辅助管理档案的学企业也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。首先，要引进高等学科人才，注意引进招聘一些有文化专业知识、专业技术、技能的人才充实档案队伍。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。其次，加强现有人员的继续教育培训工作是目前和今后一段时间刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新行业、新领域、新技术不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出新的要求和挑战。

2.4 做好档案管理制度的建设工作

有效的制度是完善措施是做好一切工作的必要条件，更是做好档案管理工作的必要保证。 首先，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合企业特点和档案管理实际，以适应企业档案管理的需要。然后，要坚持制度约束性。领导的行为和形象直接影响着制度是否能够顺利执行，而职工是企业的主要构成群体组成之一，是制度的主要约束对象和执行者。最后，企业领导者必须坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

结束语

综上所述，做好一名合格的企业管理人员首先要充分认识到档案管理的重要性，要认真学习档案管理的基本理论知识，结合国家相关的档案办法和实施办法，对档案管理的相关条例做充分理解，加强档案管理的相关法制建设和科技建设投入，充分了解档案管理工作对企业的未来发展的重要性。档案管理工作是一个日积月累的过程，对于档案管理的知识应不断的消化和巩固。只有这样不断提高档案管理工作的理论水平和业务能力才能不断深入实际，脚踏实地，为企业能够适应当今飞速发展的市场经济做出更大的贡献。