地质档案管理工作思考

格日乐

核工业二〇八大队 包头 014010

地质档案管理工作思考

格日乐

核工业二〇八大队 包头 014010

我国目前地质矿业迅速发展，地质勘探发生了前所未有的变化。这些变化给地质档案工作提出了新的要求，增添了许多新的内容，使得地质档案工作的面临着前所未有的挑战和机遇。因此，结合目前档案工作中最新的理论和方法，对原有的地质档案进行开发利用，对缺损地质档案进行修复，从而达到地质档案工作可持续发展的战略目标。本文从地质档案资料管理工作的现状入手进行论述，在此基础上分析了目前地质档案管理工作中所存在的问题，依据存在的问题和科学技术发展的新方向，提出了综合性的建议。

地质档案；管理；存在问题；改善建议

地质档案资料是在地质勘探、开发过程中形成的所有资料的综合，实验与研究工作的最真实最全面的历史记录，是不可再生性的资源。地质档案资料也是广大的地质工作者辛勤劳动的重要体现，是地质勘查技术服务于社会，是地质找矿工作获得的重要基础性的信息资源之一，是我们进一步开展地质工作不可或缺的重要依据之一。由此可见，地质档案资料具备了地质工作经验的可比性，所收集的材料可再用性以及效用增益性特征。由于地质资料形成过程的成本相对其他资料而言偏高，但是其应用范围却相对要广一些，不仅仅能够反复的利用，还具备了其他资料所不具备的巨大的经济效益和社会效益。

新中国成立之后，国家累计投入到地质勘探方面的费用以达到6445.6亿元之多，由此形成了涉及面广、内容丰富的地质资料。这些资料中蕴藏着巨大的、潜在的价值，对它的开发、利用和存储保管可以被看作是为为国、为民所做出不可忽视的贡献。因此，我们应该开始重视对地质档案资料的保护和利用。21世纪的是信息化、数字化为主导的时代，地质资料数字化则成为地质档案管理工作一项重要的工作，成为社会经济发展的一项重要的信息资源。因此，对地质档案资料进行开发、利用和存储使其能够更好地发挥作用，服务于社会，已成为当今地质档案管理工作的一大趋势。

一、地质档案管理现状

地质档案管理工作应遵循档案管理工作的原则，不断加强管理、搞好信息服务；统筹规划、重点突出；完善制度、规范运作；开发利用、保障安全，开展档案、科技情报信息资源为地质找矿服务。关于地质档案管理工作的现状，主要从管理机制、业务建设、安全体系等三点进行了分析，同时提出了地质档案管理工作中存在的问题。

（一）管理机制的建设

规范的制度建设是完成工作的保证。“十二五”时期，中国核工业集团核地质档案馆承担了全国放射性地质成果档案、原本档案和实物档案管理的工作任务。核工业二〇八大队档案科作为核工业地质局放射性矿产成果、原始和实物委托保管的下属单位，责任重大，任务繁重。因此，在深入学习档案法的基础上，结合本单位工作实际，在原有的收集、整理、立卷、归档、保管、借阅、利用、保密、鉴定、销毁、统计等现代档案管理的规章制度、工作细则、岗位责任制的基础上，分门别类整理和查找档案管理制度的缺陷和遗漏，进行了档案管理制度汇编，新增《核工业二〇八大队固定资产投资项目档案验收办法》、《核工业二〇八大队固定资产投资项目档案管理规定》、《核工业二〇八大队声像档案管理办法》、《核工业二〇八大队设备仪器档案资料管理规定》等制度。通过汇编，我们修订和完善了档案管理的各项规章制度，用制度建设促进档案管理工作的全面发展，形成一切按规程规范办事，一切用规程规范要求的良好氛围，在日常工作中做到有法可依、有章可循，确保了核地质档案管理制度在核地质档案业务流程中不留空白。

（二）业务建设

地质档案硬件方面需要完善库房设施，加强了基础设施建设。在过去的几年里，档案馆实现档案库房、阅档室和档案人员办公室三分开，标准摆放档案密集架保管并配备防磁柜、空调、刻录机、电脑、温湿度计、防光窗帘等设备设施。近几年随着地质任务工作量和馆藏资料的日益剧增，鉴于档案用房和档案装具不足的情况，档案馆工作人员积极向有关领导和有关部门反映情况，提出建议和要求及实施方案等，完成了档案库房增容的改造扩建任务，增添了档案装具，完成库房温、湿度自动控制和库房电子门禁监管系统的安装，并将档案管理的相关制度上墙。档案基础设施得到较大改善，不仅满足了档案工作需要，而且实现了档案用房节能、环保、美观、协调和安全。

软件方面则以提供档案资料利用服务为目的，扎扎实实做好档案收集、整理、鉴定、保管、借阅利用、编研、统计等业务基础工作。在日常工作中，档案人员随时进行地质科研、文书、会计、基建等档案的收集和整理，分门别类的进行分类和归档工作，以此保证所归档的文件材料即完整又准确，具备系统性、完整性等特征。除此之外，档案管理人员做好档案工作的后期统计、汇交等工作，同时，要对各类档案的库存情况、接收情况、销毁情况、利用情况等进行登记，要准确统计相关的数据，以备使用。

（三）安全体系建设，提升档案安全保障能力

安全保密方面严格执行保密法、档案法、《保密制度》、《借阅制度》管理单位地质科技档案。在对档案实体管理的同时,强调档案信息安全保密工作，加强电子文件归档工作的监督和指导，确保档案数据库安全，防止泄密事件发生。按照保密资格二级认证要求，建立本单位1∶20万区域地质图、各种比例尺地形图、地质科研、文书、基建项目、参考资料以及光盘档案的涉密载体台账。在接待工作中，严格执行各个规定和要求。并且灵活地做好利用工作，较好地处理了利用与被利用的关系。既处理好单位间的关系，又不损害本队利益，维护了单位的权益。

二、地质档案管理工作中存在的问题

长期以来地勘单位地质档案管理与利用还存在诸多不尽人意的地方，除了受经济条件、科技发展水平、管理理念等因素的制约以外，笔者认为还有在以下两个方面存在问题。

首先，档案现代化管理水平有待提高。随着信息技术、计算机技术、网络技术的日益普及和大量电子文件信息化，采用计算机管理档案、进行查阅、利用和存储档案信息资源，势必使地质档案管理工作逐步向电子化、网络化方向发展。目前，我们核地质系统档案管理同核电等其他系统相比较，在现代化管理进程方面差距很大，缺少统一和必要的档案业务管理软件；档案信息电子化也仅局限于目录检索这一层次。

其次，档案管理人员整体素质相对低下。长期以来，档案管理工作给人们留下了“拿钢笔抄一抄、用浆糊粘一粘、拿绳子扎一扎”的刻板印象，甚至被一些人认为是“老大妈才会干的活儿”，这样的标签使得大众对档案工作不重视，专业的、业务能力强的人不愿意到档案部门“养老”，这样的错误认识导致档案管理人才配备出现严重的问题，出现了档案管理人员整体素质不高的现象。目前，许多档案管理部门的档案管理人员文化程度相对偏低，其中绝大部分人员没有系统的学习过档案管理方面的专业知识，缺乏档案、地质、计算机方面的相关知识，只是安于现状，对档案工作现代化建设缺乏兴趣，“做一天和尚撞一天钟”，懒于学习，对业务即不熟也不精，计算机操作技能仅限于简单的步骤，操作能力不强给地质档案管理与利用带来不良影响。因此，地质档案数字化、信息资源开发需要专业能力强，计算机应用能力强又有地质勘探方面的知识的人才。

三、加强地质档案管理与利用的建议

笔者认为，在今后的工作中逐渐建立档案数据库或信息库，通过计算机网络为所需的用户提供便捷的服务，可提高效率和地质档案的利用率，把地质档案工作逐步地引向现代化发展的轨道。针对本单位档案特点本人建议从以下四方面着手：

（一）加快地质数据资源建设

地质档案最为突出的一个特征是，类型多样，信息海量。所以，加快地质数据资源建设需要完成主要资源的数字化原始积累，建立档案信息数据库，实现计算机检索档案，保管档案。因此，要求档案管理人员做好电子档案的收集、管理、保存等工作，保证电子文档的完整性。开展地质档案网络化服务，必须开展必要的地质档案数字化工作，以档案科为中心建成一个档案信息网络体系，使档案信息资源能够得到合理有效的配置，能够实现档案信息资源共享。例如，在本单位的局域网上公开一部分不涉密的档案目录，方便所需者查询和检索；同时，档案管理部门与相关的宣传部门相互配合，将本单位重大活动中形成的照片、录像等及时归档，建立属于本单位的视频档案数据库，以便于将来的宣传和利用。更为深层次上讲，地质档案管理部门可建立“成果报告图文地质资料数据库”，“钻孔地质数据库”和“物探测井数据库”等数据库及服务系统。

（二）严格把关，实现地质档案管理工作的规范化、科学化

地质勘查单位必须按照我国《档案法》的相关条例，严格遵守《地质资料管理条例》和《原始地质资料归档规则》等相关工作准则要求，对地质档案要工作认真、细致、负责，档案管理人员从接收档案开始，认真把关，对其进行整理和鉴定，妥善保管，档案管理部分更是要将地质档案管理工作进行标准化的、规范化的管理，严格控制任何一个环节的疏漏，造成不必要损失。

首先，档案管理人员要把好档案收集和归档的大关。地质工作的特殊性使得每一项地质项目，从立项开始经历着设计，到野外的实地勘查，资料的汇总和整理以及最后勘探成果的报告编写和审查验收等内容，在这个过程中所形成的材料，就是“地质档案”。因此，要严格按照“从一而终”的原则，谁负责的项目就由谁来立卷归档。这样做的主要目的是责任到人，明确每个项目的负责人就是他所负责的项目档案归档的第一责任人，由他来负责将他所负责的项目的资料整理归档之后完整及时的移交给所在单位的档案部门。而档案管理工作人员接手档案时要严格对照标准做好入库前的审查工作，彻底改变以往的“你交什么我就收什么”工作态度，从过去被动局面的局面变为主动，对自己所要接手的档案做到心中有数，形成一个双向的制约机制，由过去的难控变为可控，确保归档资料的完整性和案卷质量的过硬性。

其次，档案管理人员要把好档案的整理和保管的大关。档案管理人员按照档案管理的相关规定和标准，对已经收集好的文字、数据、图纸、声像等资料，进行科学的整理分类，做好分类、排列、装订、编号、编目、装盒等程序。与此同时妥善保存整理好的资料，定期进行检查，对一些有破损情况或有问题的档案进行二次的整理，能修复的进行修复，能复制的进行复制，争取做到每一份儿档案都是完整无缺的。对一些有存储价值的电子文档资料的进行处理时，也要严格遵守电子档案管理规则和准则行事，不可擅自篡改或随意保存。档案管理人员要善于利用计算机等现代化的设备来做好档案的登记工作，将库存档案的目录以及其他相关的信息进行登记，确保库存档案与目录信息相吻合，实现检索便捷，提高档案的利用率。

（三）提高档案管理人员的综合素质，加强档案信息化建设

随着档案管理工作不断向着数字化、信息化的方向发展，对档案管理人员提出了更高的要求。不再是喝喝茶看看报纸那么简单，要求档案管理人员要档案管理所需要的专业知识，还要求档案管理人员熟练掌握计算机信息技术，以适应现代化档案管理工作的需求。因此，地质勘查的相关单位要把狠抓档案工作人员综合素质作为一项长期的工作来重视。

首先，引导和鼓励档案管理人员成为一名业务能力过硬的复合型的人才。档案管理人员不仅仅充实自己的专业知识，还要主动学习地质方面的相关知识，做一名既懂得地质方面的知识又有过硬的档案专业知识，同时能够熟练信息化技术的现代档案管理人才。除了个人努力提高以外，地质勘查相关单位也积极开展各项培训、学习深造的机会，为档案管理人员再学习和再深造提供便利条件。甚至，可以给予一定的物质方面的奖励，调动人们的积极性和主动性，形成一个良好的氛围，能够为地质工作提供科学周到的服务。其次，需要不断提高档案管理人员的数字化水平。地质管理的相关单位为了实现地质档案全面数字化管理，需要不断地提高地质档案管理人员的信息化服务水平。地质勘查单位要根据工作的需要，组织档案管理人员参加有关数字化培训，学习录入技术、网络方面的知识，使档案管理人员能够熟练地使用相关软件，建立起本单位的目录检索数据库和全文数据库。建立了档案目录检索数据库之后，档案管理人员根据广大借阅者的要求，及时迅速、准确无误地为借阅者提供所需要的档案。而全文数据库的建立对地质档案工作而言至关重要，利用现代化传媒手段收集信息，采用扫描和拍摄等的方法将纸质版的档案资料录入计算机里，建立相应的文档号，使得查阅档案更为便捷。档案查阅者只需输入档案的电子文档号即可查阅到所需要的档案，不再像过去一样一个个地翻阅旧的纸质版的档案，使纸质的档案寿命延长。因此，目录检索数据库的健全和全文数据库的建立都对档案管理人员提出了新的要求，要求档案管理人员要熟练地掌握和运用计算机知识，实现地质档案管理工作全面数字化。

（四）提升服务水平，促进地质档案的二次开发利用

地质档案工作中保存地质档案是手段，而对地质档案的二次开发利用才是其最终目的。一些地勘单位集存了数量庞大、内容丰富的地质档案，这不仅仅可以为我国矿业的勘探、开发以及地质灾害预防和治理工作所利用，甚至地质档案中所蕴藏的信息成为下一步开展有关方面的工作起到不可忽视的重要参考依据。但是，如果如此庞大的、内容丰富的档案资料在库房中“沉睡”，就没有任何意义，无法发挥其作用了。为此，档案工作应该从被动为查询资料者服务转向积极主动为地质工作提供全面信息资料，通过对已有的地质档案的研究和开发，充分地挖掘出其二次开发利用的价值，提高地质档案的利用水平。

总之，坚持地质档案管理工作的信息化建设，是地勘部分首要的任务之一。档案管理人员与档案利用者要充分的挖掘出地质档案的价值，加大二次开发和利用的力度，实现地质档案管理工作迈向科学化、规范化的道路，为地质档案管理工作“添砖加瓦”。

综上所述，想要做好地质档案管理的开发利用工作,就要从自身做起，认真对待地质档案管理工作。在地质档案管理工作中，要经常去总结工作中的表现，对于好的一方面、有进步的地方要继续保持，对工作中存在的问题，要及时发现，并且要想办法解决出现的问题。当前，我们需要重视起地质档案的管理工作，需要我们加大力度进行投入，从而改善地质档案存储的库藏条件，实现地质档案管理的规范化，加强档案管理人员的综合素质，加快地质档案信息化的建设，提升服务水平，促进地质档案的二次开发利用。

[1]卜小平，赵亚丽，张翠光.我国地质资料管理工作问题分析与对策建议[J].国土资源科技管理，2009，26（2）：135-139.

[2]吴小平.关于地质资料管理与服务信息化建设的几点思考[A]，第七届全国地质档案资料学术研讨会文集[C].北京：地质出版社，2010.

[3]贾玲.从档案实体管理、信息管理到档案知识管理[J].中国档案，2012（2）.

[4]段婷.地质档案的归档与编辑[J].企业科技与发展，2011（3）.

[5]王文，张润丽.中国地质调查管理体制和运行机制研究[J].中国国土资源经济：加强地质工作论坛，2006，（07）.

[6]李善贵.浅谈地质调查项目绩效评价[J].中国国土资源经济：公益性地质工作论坛，2006，（05）.

[7]张金萍.地质信息化产品需求质高量大.中国国土资源报，2007，（03），第004版.

[8]严光生.中国地质资料管理与服务进展情况分析[J].中国矿业，2012，（01）：14-16+30.