新形势下如何做好办公室工作

于婷婷/新疆投资发展（集团）有限责任公司

新形势下如何做好办公室工作

于婷婷/新疆投资发展（集团）有限责任公司

在倡导科学发展的新形势下，国有企业办公室工作承担着承上启下、协调左右、联系内外、衔接各方、督促检查和服务保障等日益增多的综合职能。办公室人员必须具备强烈的责任感和使命感,良好的思想文化和职业道德素养,这样才能真正提高办事工作的质量和水平。我们应该怎样与时俱进地正确认识和看待如今的办公室工作？国有企业办公室工作人员应该具有怎样的职业素养？已经成为摆在办公室人员面前迫切需要解决的问题。

国企；素质；责任；办公室工作

办公室必不可少，它既是综合部门，又是服务机关，纵向要做好上情下达、承前启后，横向要做好协调督办、后勤服务，同时还负责文件流转、档案管理、会议安排、业务接待、综合管理等到其他各项职能，是联系同一单位间各个部门的枢纽，也是与外单位沟通的重要操手，所以要求办公室工作人员要有高度的工作热情、敏感的政治嗅觉、较准确的预见、从容的作风。结合工作实际，本文就如何做好新时期的办公室工作进行一些思考。

一、办公室工作的特点

1．从属性。办公室工作要始终遵循为领导服务、为员工服务的指导思想，不能背离为企业服务的根本原则自作主张另搞一套。

2．政策性。办公室上传下达许多涉及党、国家和企业发展的方针、政策以及单位不同密级的文件，具有很强的政策性，处理稍有不慎就有可能给工作带来重大的损失。

3．事务性。办公室工作事务性强，草拟文件、理论调研、信息保密以及档案管理等都是其工作的范畴。具体工作内容包括电话、传真、文件、会议、接待等，事务琐碎而重要。

4．综合性。办公室工作内容纷繁复杂，且承担着沟通上下联系内 外的枢纽任务。既有跑断腿、磨破嘴的体力付出，也有深更半夜绞尽脑 汁“爬格子”的脑力劳动。

5．被动性。办公室工作是体现、执行、贯彻领导意图的工作，归根到底就是要做好“服务”文章，而服务多属在领导授意下去完成某事，这就难于避免处于被动状态。

6．临时性。办公室工作没有规律，经常会接到领导临时交办的紧急任务。

二、办公室工作人员的角色定位

1.办公室工作人员是领导的智囊团，对事业要有深刻的思考和独到的见解。善于为领导决策出谋划策，在企业宏观政策的制定过程中发挥重要作用，把准工作脉络，掌握工作规律，密切结合行业特点，找到落脚点，找出矛盾点，找准切入点，拓宽决策思路，充盈决策框架，预估决策风险。

2.办公室工作人员是政策的执行者，对工作要有清晰的计划和明确的目的。对宏观任务进行分解，落实到人，从会议纪要、督查通报、文件印发到情况反馈、督察整改，总结陈词，让书面落实为人人有责，协调合作，责任明确。

3.办公室工作人员是成功的幕后人，对成功要有理性的定位和良好的心态。乐于把企业的发展和壮大作为自己的奋斗动力，甘于做英明领导背后的幕后团队。既要谦逊大度也要自尊自强，既不骄狂出位也不妄自菲薄。

三、办公室人员应具备的业务素质

我认为，要做好办公室工作，工作人员应具备的素质“一实”、“一快”、“一博”、“两勤”、“四心”。

“一实”、即求实。办公室工作，无论是办文，还是办事，都要从实际出发，实事求是，对症下药。就是工作人员作风要踏实，不弄虚作假，不可无中生有，不能搞形式主义，不做表面文章，自觉实事求是。

“一快”，即办事要快捷，好中求快，快中求好，努力提高工作效率。办事拖拉，作风疲沓，时间观念不强，是影响工作效率的主要因素。办公室的工作人员必须牢固树立时间观念、效率观念，增强只争朝夕的紧迫感和责任感。切实做到当日事当日毕，急事急办，特事特办，及时完成领导交办的工作。

“一博”，即博学。办公室工作千头万绪，涉及面广，标准高，要求严，这就需要办公室人员必须具备广博的综合性知识和社会常识。要做到这一点，没有捷径可走，必须勤学苦练，博采众长，使自己成为“杂家”，成为复合型人才。只有知识积累多了，知识面宽了，理论功底厚了，才能提高“谋”的层次和质量。

“两勤”，即腿勤、口勤。办公室人员应经常到各部门走走，遇事多问问，有用的资料多记记，别人的意见多听听，做到心中有数，这样做起工作来才能得心应手。

“四心”，即耐心、专心、细心和热心。办公室的工作不能急于求成，要细心琢磨、反复推敲，主动统筹兼顾，耐心，认真做好每一个工作环节；做工作时要专心，不能三心二意，要仔细研究，能够深入进去；平时工作中还要细心，多观察，多思考，坚持一丝不苟、缜密思考的工作态度，准确高效地完成工作任务；服务是办公室的一项重要工作，做服务工作一定热情周到，不摆架子，真诚、热心地对待每一个人。

四、如何更好的做好办公室工作

1.明确定位、主动作为，打造一流办公室

为了充分发挥办公室的主动能动性，迫切需要持续提升办公室人员专业能力和职业素质，大力引进高学历、高素质人才，加大内培外送力度，强化到政府办公厅等办公系统先进单位去调研学习，打造专业化、精英化的办公室业务团队。

2.横向协同、纵向贯通，推进集团化运作

对于拥有众多子公司、分公司的大型企业，各自为政、相对独立的办公室运行模式将导致企业内部各单位目标方向偏差、信息沟通不畅运转效率低下。通过行政办公中枢上下联动、并驾齐驱来形成合力，带动兄弟单位间互通有无，形成良性互动，推进集团化运作好和资源共享，才能实现整个集团质量、效益的最大化。

3.统一标准、完善制度、实现标准化管理

标准化是现代企业走向规范化、精益化、高效化的必由之路。从办公室办文、办会、办事各项业务中提炼总结出内在规律和方法，梳理、优化业务流程，统一标准规范。完善管理制度做到办公室每项业务“有章可循”，每个岗位都职责清晰，最大限度的提高工作效率。

4.固化流程、全程管控、推广信息化应用

以网络和信息系统应用为标志的信息化时代颠覆了传统的管理和运行模式，为各行业的提质增效注入了新鲜的动力。通过打造信息平台，集成业务功能，固化工作流程，实现无纸化办会、信息共享、全程管控和高效运转，为办公室业务创新指明了新的方向。

五、结束语

总之，办公室人员需要有服务意识、参谋意识，需要有创新精神、奉献精神，需要处理好大局和局部的关系、内部和外部的关系，要增强素质，加强学习，通过集团化、标准化、信息化等创新管理手段，充分发挥办公室的重要作用，助推企业各项业务高效有序运转。

[1]张延浩.关于进一步加强国企办公室工作的思考[J]办公室业务2014.（01）.

[2]丁小玲.加强国企办公室工作的措施探讨[J]办公室业务2015（04）.

[3]姚明.浅谈办公室工作人员的职业素养[J]CNKI.