高校档案管理在信息化建设下存在的问题以及相应措施

坎 卓/西北民族大学

高校档案管理在信息化建设下存在的问题以及相应措施

坎 卓/西北民族大学

高校档案管理工作在信息化建设中面临着实质性的转变，当前的高校档案管理研究及工作实践在管理理念、管理模式、人员素质、保密体制、信息共享意识等方面都存在着不同问题。高校档案管理工作只有注重这方面的问题，加大投入，进行信息化背景下的制度建设和高校档案信息建设，才能真正适应社会发展的需求。

高校档案管理；信息化建设；管理理念；制度建设

随着我国高等教育事业稳步发展，高校档案工作也取得了长足的发展，形成了体现我国高校特色的档案管理思想、管理体制、管理模式和管理方法。从近些年来看，高校档案研究主要集中在“收集”“整理”“利用”“信息化”“队伍建设”“电子档案管理”以及其他选题上。在这里需要强调的是，随着科学技术的日新月异，尤其是信息技术和网络技术的快速发展，高校档案管理工作面临着实质性的转变，所有的研究选题其因为信息化变革要求而发生研究重点的改变：面临着档案从纸制档案到电子档案，从思想意识到管理模式，从服务观念到服务机制，从档案管理者的政治素质到综合能力等各方面的转变。在这里，我们针对信息化背景下，谈谈高校档案研究及管理实践中应当注意的几个问题：

1.高校档案研究存在着把不同类别、不同层次的学校放在一起进行研究的情况，因而解决对策较泛化，与实际相脱节。现在的许多高校档案建设研究，在比较对象的选择上，普遍存在把起点、基础等不同的比较对象相混淆，从而使研究过程和研究结论缺乏充分的可比性。如许多高校档案馆网站建设的研究中，就往往把不同层次的学校放在一起，把重点大学和一般大中专院校混在一起进行比较分析，这实际上把整个高校群体进行了概括，从而在研究对象和研究问题上使高校档案网站建设中的问题泛化，这样做不能准确反映当前高校档案馆网站建设的实际，因此也不会提出具有较强指向性的改进措施。在高校档案研究中，要避免这一类问题的发生，对研究对象和问题要进行充分的界定和具体化。

2.在信息化建设的新形式下，过去长期实践中形成的一套较完整档案管理理论与方法已不适合当下要求。高校档案管理研究要对高校档案馆的存在形式和工作任务进行重新认识和研究。最重要的是，要把档案馆的存在形式从虚拟与实体并存的状况进行再认识和研究。因为传统档案馆以实体方式存在，随着全社会信息化的普遍发展，现在档案形式往往以数字档案馆这种虚拟化的方式存在，它是一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。由于存在形式发生了重大变化，档案馆研究的重点就不再仅局限在馆藏而更应该是研究用户的类型、特点及需求，从而提高档案管理水平和服务。

3.高校档案的高度信息化对管理人员的素质提出了挑战。高校档案管理越来越科学、高效以及信息化程度较高。它的任务目标要求管理者应当是信息资源的管理者、组织分析者，信息提供者以及信息利用的导航者，而管理者信息存档的职能早已不是大问题了。档案管理技术的发展和档案管理者角色的转变，要求档案从业人员更具专业性。而反观当前高校档案管理者，人员存在新旧交替，人员信息化素质差异较大，而高校人事部门和领导层大多对高校档案管理也不太重视，其人才储备和信息化再教育还不能满足当前数字化对档案管理者素质水平的要求。

4.随着高校档案的信息化以及利用的方便性，高校档案管理中的保密性要求也要相应提高。档案与图书等其他文献信息不同，档案不仅具有版权问题还具有保密性。高校档案管理工作的重要职责之一，就是要把不同密级的档案确定在特定的范围内加以利用。防止高校建设的机密信息和高校相关者的个人隐私信息外泄。高校数字化档案信息建设必然对个人隐私权的保护问题提出挑战，要防止这些信息在网络环境下，由于病毒的感染、黑客的恶意攻击等而外泄。这个问题的解决较有难度，而且随着网络技术形式发生变化，解决对策也要相应调整。高校档案管理当前要做的工作：一是要求把档案信息整理利用和保护要相结合，在对信息的采集、数字化录入、目录整理、数据库建设等过程中建立适宜的保密措施；另一方面，高校要进一步进行档案管理的硬件和软件以及档案信息管理人才方面的投入，从技术层面做到开发利用及保密，采用最新的信息加密技术、操作系统安全内核技术、数字签名技术、防火墙技术、入侵检测技术等，对电子文件的加密、访问进行严格控制。高校档案管理工作要建立新的制度体系，如档案人员权限管理制度、档案信息分级管理制度、系统环境安全管理制度等，总之，高校建设要把其和教务管理一样纳入科学管理体制，制定相应的工作分工范围及管理权限，从制度上保证信息的安全，实行前端控制和全过程管理。

5.高校档案管理要重视其本校的馆藏特色，这往往是在以往的高校档案管理中所忽视的。“高校档案是高校办学过程中形成的,它除具有档案的一般特色外,还具有高校的特点。”[ ]从高校档案的指定性功能来看，高校档案应当包括党政档案、教学档案、科学档案、教师档案、学生档案等,这里教学档案尤其重要，“高校教学档案是在教学管理和教学实践活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记载。”[ ]除此之外，高校档案管理不仅要发挥其指定功能，更应发挥其社会服务功能和文化功能，高校特色馆藏信息和特色服务才是创造社会效益与文化价值的关键。高校馆藏要把某一地区的特色文化档案以及其学科优势和人员优势相关的馆藏作为其建设的特色加以利用。如民族高校，可以集中对其民族特色的馆藏和地方文化相关的馆藏进行开发，系统地加以整理，从而形成其独具特色的馆藏信息，这可以满足本校以及外校对民族研究有兴趣的学者的需求。

6.高校档案资源信息化建设中，管理层大多缺乏信息资源共享意识，其已不适应社会科学发展的需要。高校档案管理由于受到传统管理意识的束缚，在信息网络化建设以及信息资源共享上缺乏体系化建设，从而束缚了自身的发展。档案文献信息资源的收集是无限的，另一方面文献信息资源是可以共享的。这为高校档案文献信息资源共享提出了需求。高校档案信息共享将信息技术融入到高校档案管理体制来开发档案信息资源，从而为尽可能的潜在用户提供信息服务。美国在上世纪初，拥有原始性信息资源的档案部门就参与到文献信息资源共享的探索之中，计算机和网络技术的日新月异为这种探索提供了可能。美国档案图书部门先后开发出了机读目录系统（MARC）和计算机网络数据库、档案文献机读目录交换格式——USMARC AMC、EAD编码标准和档案信息导航系统（NAIL）等信息共享系统。高校档案信息资源的联系性和分散性以及社会性特征要求建立具有内向性的档案信息资源共享系统。从我国高校档案共享系统来看，其还处在初级阶段，就是从已有的一些网站信息共享内容上看，也只有馆藏介绍、档案汇编、组织沿革等编研材料，连全宗目录、案卷目录都很少提供。总体来看，“高校档案网站各自为政，缺乏一个全国性平台来整合高校档案网站的信息资源，建设工作缺乏统一性。”[ ]高校档案信息共享系统一定要加快建设，一方面在技术上要进行这方面的投入，另一方面，要对整个高校档案信息进行准确的分类，至少要把信息分类为：全社会共享信息、与外联职能部门的共享信息、高校部门内或部门之间共享信息等。

[1]教育部和国家档案局.普通高等学校档案管理办法[Z]. 国家教育委员会第27号令，2008.

[2]张园园.高校档案作浅谈[J].晋中师范高等专科学校学报,2003,(6).

[3]钟其炎.我国高校档案网站建设的问题分析[J].云南档案，2008,(6).