高校图书馆办公室协调工作探讨

关键词：图书馆办公室；协调；问题；措施

摘 要：文章通过对现阶段图书馆办公室在工作上存在的一些主要问题进行挖掘和分析，全面了解了图书馆管理工作的具体状况，并有针对性地提出了一些措施和建议，旨在加强高校图书馆的协调工作，提高整个办公室的工作效率和工作质量，为广大高校的图书馆管理工作提供有价值的参考。

中图分类号：G258.6 文献标识码：A 文章编号：1003-1588（2014）10-0095-02

收稿日期：2014-09-08

作者简介：贾秀梅（1967-），内蒙古医科大学图书馆副研究馆员。 1 前言

图书馆办公室作为保障图书馆正常运行的关键部门，对整个图书馆的业务处理和管理工作起着一个承上启下的作用，为了充分发挥其协调作用和相关管理职能，我们必须高度重视图书馆办公室管理工作，主动挖掘和研究图书馆办公室工作存在的不足和缺陷，并采取措施进行解决和完善，从而促进图书馆的稳定有序运行，为高校教学和科研活动提供保障。

2 现阶段高校图书馆办公室管理存在的问题分析

2.1 对图书馆办公室工作的重视程度不足

首先，相当一部分的图书馆工作人员对办公室管理工作的认识有偏差，认为图书馆办公室工作只是单纯的信息传递、上传下达，负责一些简单的文件收发工作，工作内容琐碎而枯燥，没有任何技术含量。其次，高校领导对图书馆办公室的重视度不足，有部分院校甚至认为图书馆办公室是个可有可无的部门，没有安排专门人员负责图书馆办公室的各项工作，相当一部分的院校干脆安排一些教职工的亲友或其他人员直接负责图书馆办公室的管理工作，具有明显的随意性。办公室人员的专业水平和综合素质得不到保证，管理方法陈旧落后，非常不利于办公室协调管理工作的有效开展。此外，由于对图书馆办公室的忽略，也导致了图书馆管理条件的低下，没有现代化的先进管理系统，图书自动化管理水平低，对先进管理理念和管理技术的引进不足，阻碍了整个图书馆管理工作的有续发展。

2.2 缺乏完善的管理体制

首先，部分高校图书馆未能建立完善的图书馆管理体制，没有形成完整有效的管理体制，在办公室任务分配过程中，没有将具体事项贯彻落实到每一个部门和岗位，导致工作过程中频繁出现责任不明、事后互相推卸责任、工作完成不到位的现象[1]。其次，图书馆相关部门之间的联系不够密切，人员交流较少，大家没能树立起相互配合、通力合作的意识，不利于团队协作。相当一部分的业务管理部门只顾完成自己的“分内”工作，对其他部门和岗位的工作不闻不问，在涉及“中间地带”的一些工作时，更是彼此推脱，不愿意承担工作任务，将所有事务都推给图书馆办公室负责处理，这在无形中就加大了图书馆办公室的工作量，造成有关业务和工作的大量堆积，给办公室实现明晰、规范工作带来了很多困难。此外，由于明确制度的缺乏，在办公室贯彻落实各项工作的过程中，得不到有关部门和人员的有效配合和支持，导致办公室人员的工作主动性和积极性大大降低，不利于办公室良好形象的树立，也影响了整个办公室的工作效率。

2.3 服务意识滞后，工作质量有待提高

图书馆办公室的主要工作任务是为馆领导的管理工作和相关决策提供全面的服务和支持，实现全馆人力、物力资源的优化配置，促进整个图书馆各项业务工作的有效完成。要想达到以上要求，馆办公室人员必须树立“服务至上”的观念，培养良好的服务意识。我国高校的图书馆管理制度和规范中，还不能很好地体现出其服务理念，更多的是在强调一些禁止事项，并没有做到尽可能地满足读者的合理需求这一项。此外，工作人员在平时的工作中存在大量的“势利眼”现象，把读者分成三六九等，没有做到一视同仁。部分图书馆工作人员在上班时间懒散、拖沓、推诿责任，大部分人都选择被动地接受领导的任务安排，工作热情和积极性有待提高。图书馆是广大高校师生的第二课堂，是高校知识传播的重要场所，图书馆办公室的工作质量直接影响着广大师生的切身利益，如果办公室人员没有足够的责任意识和工作积极性，很容易会引发读者的不满，造成整个学校学习氛围的不和谐。

3 增强高校图书馆办公室协调管理工作的措施建议

3.1 重视图书馆办公室的对外交流

首先，各大高校图书馆之间可以实行馆际图书互借，将相关文献进行传递共享，不同图书馆之间建立计算机联网协作，提高图书馆之间的资源共享率，进一步丰富图书馆的图书和电子文献资源。其次，每隔一段时间就组织图书馆学术交流会、座谈会和研讨会等，通过组织参观、组织问题竞赛等方式增进彼此间的了解，沟通彼此间的感情，同时学习其他图书馆的先进管理思想和服务方法，摒弃自己管理上的缺陷和不足，推动各大图书馆的相辅相成和共同进步。图书馆办公室应该协助馆领导做好各方面的协调工作，在对外交流的过程中提出具体的协作内容、协作方法，并将计划贯彻落实，从馆际交流中取长补短，强化交流，主动解决交流中出现的矛盾和问题，促进馆际交流协作的深入发展。

3.2 建立健全图书馆办公室管理的各项制度，规范各项具体工作

贾秀梅：高校图书馆办公室协调工作探讨 贾秀梅：高校图书馆办公室协调工作探讨首先，要进行良好的办公室人员岗位配置，明确各个岗位的具体职责，建立科学合理的岗位责任制，防止办公室人员在开展工作过程中出现任务混乱、责任不明的状况，造成工作无法有序开展。其次，逐步完善图书馆服务承诺制度和目标责任制度，提高办公室人员的服务意识，明确其工作目标，切实将读者和用户的切身感受放在首位，竭诚为其提供服务，提高用户的满意度。最后，要建立并完善图书馆办公室的考核评价机制，制定明确的奖惩方法，督促广大图书馆工作人员认真完成本职工作，同时调动他们的工作主动性，激发他们的工作积极性，提高办公室工作的业务水平和管理质量。

在办公室具体工作的管理上，图书馆办公室必须将各个学期的任务具体落实到某个岗位或某个工作人员身上，实行定量管理和定性管理有效结合的管理方式。量化管理主要是针对办公室的公文管理和资料撰写、整理，图书馆信息的接收和发送，相关会议的筹备和召开以及图书馆接待工作，而定性管理则主要服务于图书馆的各种沟通协调工作[2]。办公室工作人员每天都要建立和整理好自己的工作日志，完善日清日毕制度、跟踪问效制度和重要事件即报制等相关制度，同时严格要求办公室人员在工作过程中注意操作规范化，端正工作态度。只有不断建立健全这些制度和规范并切实贯彻落实，才能保证整个办公室工作的有序顺利开展。endprint

3.3 充分利用网络化技术提高总体工作效率

首先，办公室人员可以通过网络调研及问卷调查等方式了解广大读者对目前的图书馆管理工作的满意度、参与度、相关意见及建议，为办公室的网络管理工作提供参考。其次，建立一个质量有保证的高效技术平台，为图书馆的信息服务工作提供技术支持。从网络反馈上来看，目前好评率较高的技术平台大多数都应用了Web2.0技术，有专家认为，要建立较高水平的技术平台则必须要充分利用Web2.0的相关元素及创意[3]。图书馆网络技术平台的构建必须要保证其后台系统的强大性，同时兼顾前台页面的简单性，以便更好地为读者提供服务和体验，提高工作效率和读者的满意度。最后，加强对办公室人员的网络技术培训，使大家尽可能地熟悉计算机操作流程和图书馆平台、软件的应用，减少大家在网络管理工作中的误操作现象，提高整个办公室的业务解决能力，促进总体工作效率的大幅提升。

3.4 重视创新和团队协作，做好馆内协调工作

首先，图书馆办公室对整个图书馆管理工作起着一个承上启下、上传下达的作用，做好图书馆办公室的工作有利于促进整个图书馆管理工作乃至整个学校管理工作的顺利开展。这就要求办公室人员必须要能够科学处理办公室内部关系，协调好办公室与馆领导、办公室与校内外其他部门之间的关系。在进行信息上传下达的过程中，办公室人员必须要尽量准确地理解和传达上级管理人员的意思，并注意监督相关负责人认真完成馆领导布置的任务，将工作过程中碰到的问题及时反馈给领导，促进信息沟通的畅通无阻。其次，充分发挥图书馆办公室的“管家”职能，全面掌握馆内各类信息，协调办公室内部及各个部门之间的任务和关系，使大家形成一个有默契的团队，培养团队合作意识，进行科学合理的分工合作，共同做好图书馆管理工作，树立良好的办公室形象。最后，在做好本职工作的基础上，要不断更新工作方法和协作方式，充分利用信息化技术和网络技术大胆进行创新，与时俱进，尽可能地满足当下读者的需求。

4 结语

为了有效解决以上这些问题，首先，我们必须充分发挥图书馆办公室对外交流、对内管理的职能，不断增加馆际交流的机会，取长补短，完善自身的管理工作。其次，要建立健全各项图书馆管理制度，促进各项具体工作走向规范化，科学利用网络技术进行图书馆技术平台的建设，促进图书馆的自动化管理，提高工作效率。此外，还要重视图书馆内部的协调工作，使大家团结起来共同为图书馆的创新管理奉献力量，切实提高图书馆办公室的协调工作的有效性。

参考文献：

[1] 马晓军.关于做好高校图书馆办公室工作的思考[J].科技情报开发与经济，2011（11）：34-35.

[2] 罗梅凤.对做好高职院校图书馆办公室工作的思考[J].科技资讯，2011（18）：276.

[3] 刘 静.如何做好高校办公室的协调工作[J].中国科教创新导刊，2011（6）：21-22.

（编校：严 真）endprint