信息时代的档案管理技术创新研究

马英

[摘 要]随着经济技术的快速发展和社会的巨大进步，网络技术、信息技术以及众多的科学技术都展示出了自己强大的生命力。它们在诸多生产领域得到了广泛使用和普及，很好地发展了信息经济。从档案来看，它在信息资源中居于主体地位，这就要求在档案管理系统内尽可能地运用计算机、通讯以及网络等在内的多种先进技术，从而为发展经济做出应有的贡献。本文提出了实施档案管理技术创新的若干策略，希望能够发展出更好地适应符合信息化要求的档案管理创新技术和体制，更好地推进档案管理工作。

[关键词]信息化时代

前言

从当前来看，我国在信息化建设方面已经取得了巨大的成就，例如在通讯技术、网络技术以及计算机技术等，都在档案工作中得到了很好的运用和普及。从档案管理方面的技术创新来看，非常注重面向广大用户而进行的应用创新，但是在技术创新却没有很好地注重技术支持，所以只存在着较低的成果转化率，不具备较强的便捷性以及推广性。

一、最新运用的档案管理技术创新

1、云计算

从云计算的含义来看，这是在当前的科技环境中，深入地发展了多种类型的科学计算。从云计算的工作原理分析，它借助许多大型服务器所提供的集成环境，构件好自己所需要的数据计算中心以及交互中心，从而借助强大的网络技术，为广大网络用户提供较好的数据保存以及共享服务，此外也提供软件、硬件资源等不同的服务方式，能够经济适用地存在较大数量的数据和信息。

2、移动互联网

移动互联网指的是将互联网和移动通信设备联系在一起的技术措施，经过了迅猛发展的技术进步，人们能够在移动通信领域很好地使用互联网技术，这就完成了互联网的移动应用，也为广大移动设备使用者提供了卓有成效的信息传输方法。这种方式为广大人群提供了有效地共享档案信息资源的方式，这在很大程度上受益于我国在移动互联网技术方面所取得的巨大进步和迅猛发展。

二、实施档案管理技术创新的相关策略

1、电子文件归档

在进行档案管理的过程中，可以很好地借助移动互联网技术或云计算技术，从而实现数据或档案资料的远程归档业务。对档案工作者来说，他们不必在电脑上安装任何类型的软件，只要能够获得WIFI使用权或能够使用移动网络，就能够按照本单位的相关需要和要求，开展相关操作。这样以来，无论档案管理人员身处何处，只要能够使用移动网络或移动互联网络，就能够高效地实现本单位的档案归档工作。借助这种方式，能够有效地打破档案归档工作在过去受到较大的时空限制和地域限制因素的影响。按照当前快速发展的科技形势，可以预测的是，在今后档案归档的工作过程中，可能会存在以下三种重要形式：传统归档、移动互联网归档以及互联网远程归档。它们将会在档案管理过程中发挥各自的优势和作用，密切配合，更好地完成档案归档工作。

2、存放和管理实物档案

在物联网技术方面，运用较多的技术是RFID电子标签技术，从这种技术来看，它自身有着较强的无线通信识别能力，可以有效地处理附着的物体信息。这种新型技术存在着诸多点：它有着较远的感知距离，不需要实际接触就能感知相关信息，便于操作，感知能力较强，而且有着较强的适应性等。这项科学技术使得档案管理人员能够在那些有着重大价值的档案资源上贴上相应的RFID标签，在RFID上面标记利用好这些有价值的档案资料的相关信息：例如它的放置位置、档案的号码、档案名称、归档日期。在对这些档案进行管理的过程中，不需要亲自完成对档案的动手查找以及整理工作，只需要借助网络，就能够很好地管理好这些实物档案。例如，在需要查找这些档案的情况下，能够借助所记录的档案位置以及物联网技术，较为便捷地发现和获取所需要的相关档案。考虑到RFID具备较强的感应能力，它能够对外界环境的湿度、温度以及地点进行有效感知，能够体现出以下两个方面的运用优势，首先是可以随时管理档案，例如可以按照存放档案的环境以及湿度，决定如何存放档案。其次是假如实物档案在未能接收到RFID指令的情况出现了位置移动，则RFID能够第一时间报警，告知管理员相关实物档案在出现移动后的实际位置，从而更好地提升了有价值档案的管理质量。

3、档案管理技术创新中的档案数字化、信息化目标举例

对技术研发而言，为了更好地开发出更好的档案管理技术，从而更好地使得相关人员能够运用这些技术进行服务，确保内容的完整性以及真实性，要持续不断地开展技术系统的创新工作。这就要科学地开发和设计出系统的研发能力以及设计能力，而且要逐渐地对相关技术进行完善，从而更好地助推档案工作的升级换代，切实提高在档案管理创新方面的技术水平和设计思想。从此处来看，选取了研发电子文件管理系统的相关案例，基本上可以分为以下若干阶段：用户需求调查、系统分析、系统设计、程序设计、系统测试与新旧系统转换、系统运行维护以及评价阶段等不同的阶段。从上述所论述的若干阶段来看，起到至关重要的阶段是系统测试与新旧系统转换阶段。从这个阶段来看，要科学地运用具备了代表性的模拟数据来完成相关测试。查看所设计出来的新技术能不能真正地支持实际的应用状况，在测试过程中，要完整地走完每条路径，从而尽早地暴露出所存在的问题，这样以来，就能够在使用相关的档案技术创新之前，能够很好地对它进行改正和协调。按照软件的生命周期方法，在完成了系统的测试版本后，如果试运行没有出现任何问题，才能开展客观公正的鉴定，然后要通过用户的验收公正，顺利地结束系统开发公正。

三、结束语

从上文分析可以看出，处在信息化背景下，要求档案管理部门要进一步强化技术创新活动。对档案管理工作人员来说，要切实能够将自身作为信息专家的巨大作用积极地发挥出来。在档案管理的工作和实践过程中，要切实使得档案工作人员不但强化和提升学习科学技术的积极性和实效性，要能够最大限度地运用好在档案管理创新方面的科技成果，从而更好地助推本单位在档案管理工作方面的技术创新和技术发展。

参考文献：

[1]辽宁省档案局，辽宁省档案系列中初级专业技资格考试指南[R].辽宁大学出版社，2006