基于人性化管理理念的医院行政档案优化策略探究

[摘 要]医院实施人性化管理即运用人性学理论，根据现代人的本性进行管理，其本质上属于尊重人性和生命价值的管理理念，医院人性化管理要求领导者从传统制度约束中走出来，避免利益驱使的畸形管理，懂得抓住医务人员与管理人员的情感、需要及情绪，从而使医院步入稳定长远的发展中。本文阐述医院行政档案管理的基本内容及特征，并通过人性化管理理念研究其优化策略，具体内容见下文。

[关键词]人性化管理理念；医院行政档案；优化策略

人性化管理理念是将人性学理论与管理理论相结合的管理哲学，医院行政档案的人性化管理是在医院管理制度化、规范化、科学化的基础上通过“以人为本”理念，采取心理、品质、情感等一系列手段的管理措施，属于现代文明管理方式，是医院档案管理及整体发展的文化建设过程[1]。本次研究从人性化管理视角对医院行政档案优化措施进行研究，现将内容汇报如下：

1.人性化管理理念及其在档案管理的体现

人性化管理属于动态发展的过程，由现代行为科学发展而来的新型管理理念，其本质就是在管理中以人为中心，主要任务是调动人的积极性、挖掘管理人员的潜力，营造一个尊重员工主体地位的良好氛围。人性化管理理念的核心是处理好人际关系，这一含义包括对人的尊重、精神奖励、物质奖励等众多方面。由其引申到医院档案管理就是注重医院效益与个人效益的共赢，为员工制定合理的发展规划，是对人的自然属性以及社会属性表现形式的有组织、有秩序的改造过程。

档案管理的人性化管理是指在档案管理过程中在信任人、爱护人、尊重人的基础上，坚持以人为本的管理理念，其包含以下三个方面：①档案工作人员的人性化管理，包含工作能力、服务质量及奖惩制度；②档案工作环境的改善；③档案基础工作的改善。

2.医院行政档案管理基本特征及要求

医院行政档案管理有别于常规档案类型，其满足以下三点特质：①经办理、处理的文件；②对医院日后工作有一定参考价值的文件；③保存有一定规律的文件。医院行政管理基本要求在人性化管理下必须秉承《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《医药卫生档案管理暂行办法》等相关文件的基本原则，坚持统一管理、分级管理模式，实现对行政档案的统一管理[2]。

3.医院行政档案优化策略

3.1健全人性化管理制度，凸显人性化管理理念

行政档案管理制度包括归档、保密、借阅制度等，上述制度均要重新审视，以观察其是否具备人性化管理理念，借阅、查阅是否有利于人的身心愉悦，分析档案是否能为人提供良好的环境，能否开展咨询等扩大档案管理效益的服务项目。这要求档案管理人员必须不断加强学习，在对自己岗位管理技能熟练应用的基础上，不断扩大知识面，让查阅者能够从档案中获取有价值信息，并使档案管理人员不断创新思维，提高行政档案的管理效率，不断扩大行政档案管理的利益面[3]。

3.2提高计算机管理水平

计算机技术的不断发展无疑为医院行政管理提供了强有力的技术支撑，但目前一些档案管理人员并未跟上信息技术发展的步伐，致使档案管理工作无法取得实质性的突破，人性化服务理念得不到良好的诠释。对此应加强对档案管理人员的计算机培训力度，使其掌握现代信息管理理论知识，并以此将以往纸质管理模式转变为电子档案管理形式，进而提高档案管理工作的效率以及人员操作的规范性。

3.3加强档案工作人员的培养力度，提高管理人员的主管能动性

影响当前医院档案管理水平取得实质性进展的主要原因是人才短缺，档案工作人员的质量文件管理有了更高的要求，因此医院管理层以及行政管理部门必须重视人员的培养和教育，不断提高其职业道德与专业素质，激发档案人员的工作潜力，进而发挥出人的主观能动性，档案工作人员的职业道德根据《档案法》与国际档案理事会1996年通过（档案工作者职业道德准则）的精神[4]，档案伦理主要包括忠于职守，遵守纪律，严格保密，公正服务，知识渊博。

3.4档案工作人员的业务技能要求

医院行政档案工作人员必须具备专业理论知识、法律知识、现代管理知识与哲学理论知识四个学科的知识，另外还应熟练应用档案管理软件、管理设备，以创新净胜不断更新、丰富知识，不断提高自身工作能力与工作效率。《医药卫生档案管理暂行办法》11条规定：其中主要是档案工作的兼职工人，所有的档案文件的专业技术人才，使企业的绩效进行评价，提升能力，评估程序应严格按照国家有关法规的规定，实施档案职称制度，专业技术人员档案有相同的治疗和医学专业技术人员，以人性化的管理使档案工作队伍保持稳定。在实际工作中，医院管理者应从人性化管理视角出发，了解档案管理人员的实际需求，包括薪资待遇、晋升机制、医院地位等问题，并以此为契机，提高档案人员的工作积极性，最终提高档案管理工作的整体水平。

3.5完善档案信息化建设，促进医院行政档案管理的转型

随着科学技术的快速发展，目前办公自动化在医院中也得到了更多的应用，而计算机制作文件的方式开始取代原本纸质档案形式。许多医院将文件打印文件，申请完成后签署的，仍然是原来的存储在电子文件的形式，电子文件的足够重视，因此，在一个分散的保存状态，毫无疑问，提高档案管理的难度，无法实现有效的管理，尽快实现行政档案管理的统一。目前的电子文件管理系统，证据，有一个大的问题的管理技术，所以大多数仍在使用的档案文件和电子文件的两种方法。电子文件的归档要注意充分和完整，真实和有效的统一载体片段，参照《电子文件归档与电子档案管理办法》中的相关要求，主要内容包括以下几个方面：①有关医院主要职能活动、基本面貌或对医院长远研究有重要利用价值的文件应永久保存，具体包括医院规章制度、法律规定、重要议题文件、综合统计报表、重要请示、上级或非上级部门下发的重要文件需执行文件。②医院的一般性工作活动为长期保管文件，在较长时间内有一定的参考价值，一般期限为16-50年左右[5]。

4.小结

综上，医院档案管理工作属于综合性较强的学科类别，涉及众多的学科范围，需各科室的互相配合，所以医院档案管理必须从思想观念，管理模式，服务模式，管理团队的素质是多方面的创新，只有这样才能保证活力和医院档案管理工作的特点。将人性化管理理念应用在医院行政档案优化策略中符合目前医疗机构发展趋势以及以患者为中心的服务理念，可最大化实现行政档案管理的远期效益和

参考文献：

[1]王海英，王占海，鞠向明等.议人事档案的人性化管理[J].中国医药导报，2009，6（23）：147-148.

[2]葛志勇.非在编合同制医务人员档案材料的归档与整理[J].兰台世界，2010，12（7）：10-11.

[3]王楠，陈龙，李霞等.人性化管理在儿科护理持续质量改进中的应用[J].重庆医学，2013，07（33）：4102-4102，4104.

[4]郑延松，欧阳亚迪，陈志来等.谈优化医院行政管理流程[J].解放军医院管理杂志，2009，16（2）：117-118.

[5]李婷花.谈医院档案管理中的几个问题[J].山西档案，2009，09（z1）：54-55.

作者简介：丁晶（1982.1-），女，助理馆员。