对我国企业档案管理困惑的探讨

梁艳

[摘 要]计算机的发明面世和计算机自动化技术手段的成长，渐渐的自动化技术已经变成了一种屡见不鲜的现象，而在办公室办公中一样也应用到了自动化技术手段，这类技术手段使办公室办公的效力大大提高，并且使得档案管理的效力大大提高，避免了沉重的档案管理。本文着重于企业档案管理中的问题进行探究和解决。

[关键词]企业办公自动化档案管理

科学技术的进步无疑影响了人们的生活，在人们的生活中点点滴滴都能看到科学技术对于生活的改变，自动化技术避免了工作人员繁杂的处理，使得档案管理变得简单明了。那么在科学技术的前提下，办公自动化大大解放了人们的生产力并且在节约了人们生产劳动力的同时大大加快了人们的生产效率。只有工作效率提上去了，那么随之而来的效益就会提高，变得更加有可创作性和经济效应性，只有这样才能让办公自动化拥有更大的市场和前景，才能被越来越多的人所接受。

1.企业档案管理自动化的定义

1.1办公自动化的含义

办公自动化英文为（Office Automation）提取两个英文单词第一个字母缩写为“OA”，所以我们经常在网上可以看到“OA”办公软件。那么对于办公自动化这一概念我国定义为：用最新的科学技术来代替人去做一些人类的行为活动，服务于办公专业，用人和机器来构成业务管理系统。1980年我国的办公自动化技术已经从纸质办公变成了由个人计算机为媒介，把纸质数据记录到电脑里面的自动化办公技术。办公自动化技术是让机器代替人去进行档案的分类和整理，从而避免人进行大量的文案整理，因为人整理大量的数据难免会出现失误和粗心，而这些档案和数据是企业最重要的信息所在，一旦出现问题，对于企业就会出现严重的损失。而使用了机器就能避免这一类的问题，并且机器在处理这些数据时的速度上远远不是人所能够比拟的，因此办公自动化是一种办公室人员的解放。

1.2企业办公自动化的功能

不管是私人信息还是公共信息，不管是会议记录还是的的档案的管理，办公自动化都能很好的协调于其中，进行精确的管理和整理。方便工作人员进行整理分类和数据寻找，大大便捷了办公的速度。

2.企业办公档案管理自动化文案管理的基本

2.1使用企业办公档案管理自动化

办公自动化已经在我国出现了几十年，但是由于人类一开始是使用纸质办公，所以使用纸质办公这一观念暂时还不容易改变过来。尤其是老一辈的工作人员，因为对于计算机的接触不是很多，所以对于办公自动化还不是很熟悉，因此实现起来还是有一点点的难度。有些办公部门没有了解到自动化的好处，所以对于办公自动化的好处还没有清晰的认识到，这也是普遍存在的一种现象。不过随着时间的推移，我认为办公自动化一定能够被大家所接受和了解以及使用。还有的办公人员对于自动化以后的管理不细心的问题，这也会到时管理档案管理里面出现许多的问题。只有不断的把办公自动化的优点去展示出来，让越来越多的人去被吸引，才能让办公自动化的魅力体现出来。

2.2企业档案管理办公自动化制度的不完善

办公自动化的出现注定会引起办公模式的改革和变革，那么不可避免的办公自动化里面肯定有不是很完善的地方，这也要求我们一起去在实际中找到它的问题。这不仅仅只是关系到办公自动化带来和便捷，更加能够带给工作人员对于办公自动化的认同和认可，增加了人们对办公自动化的喜爱，更加能够推广办公自动化的推广。

2.3企业档案管理里面办公人员水平问题

办公自动化最主要的目的是为了方便文档的管理，提高处理文档数据的速度，晚睡文档管理的质量问题，那么任何一个机器最后还是要依赖于人员的调配和管理，一个好的办公人员对于办公自动化文档的管理有着本质的区别，只有针对每一个不同的办公自动化的功能去让每一个使用的办公人员针对其特点去讲解机器额特性，才能最大化的发挥它的作用。经过一段时间的培训和指导，才能够明白自己岗位的需求和要求，才能够更好的完成自己的工作，再完美的东西给一个会使用和一个不会使用的人手上。结果可想而知。只有不断的提高使用人员的使用水平和能力才能最大限度的发挥自动化的魅力和能力，大大提高档案管理的能力。

3.办公软件对于文档的要求

3.1纸质档案具有的重要地位

纸质档案是企业不可缺少的根本所在，这些都是一个企业的标志和根本所在，没有这些档案企业就无从谈起，这些档案是企业的见证和未来，对于企业来说档案是非常非常重要的。纸质档案因为历史悠久，有了很久的时间的沉淀，已经形成了一个纸质档案的固定流程，而且纸质档案在某一方面是比电子文档更具有可信度，所以纸质档案和电子档案要并存于世，其实办公自动化文档管理很多方面都是由纸质文档管理演变而来，这也就要求纸质档案不能够废除。

3.2电子的档案的安全保护措施

电子档案区分于纸质档案的是电子档案轻易蒙受电子黑客的浸礼，变得不在具有隐秘性。那么这样一来也就要做好电子档案平安保护办法和病毒的反进犯办法。在电子档案里一定要做好电子数据的备份处理，因为一旦丢失就会变得相当麻烦。所以电子档案里面最重要的就是如何保护，现在网络很发达，那么电子档案的安全问题也是需要人员的努力的，只有小心一些，才能够确保电子档案的万无一失。

4.结束语

办公自动化无疑给办公文档管理提供了很多便利，但是关于电子档案的保护问题却不由得让人担心，所以这也是未来要去进行研究的方向和目标。纸质档案毕竟拥有自己悠久的历史文化背景，所以纸质档案是不容易也是不能够废弃的，纸质档案应该和电子档案一起存在，纸质档案其实就是电子档案的前身，电子档案很多东西都是由纸质档案变化而形成的，所以我们在发展电子档案的同时也不能说把纸质档案全部取代。

参考文献：

[1]张建国.办公自动化设备与常用软件[M].清华大学出版社，2004.

[2]李圆园.办公自动化的技术发展过程及未来趋势[J].湖北电力，2010，34（2）：72-73.