对高校档案编研工作的认识

洪涓

[摘 要]高校档案包括教学、文书、财会、基建、人事及声像档案等，是学校教、科、研、管理等各项活动的浓缩与结晶，记录着学校管理和教育教学实践的全过程，具有丰富的教育价值和文化价值。加强高校档案的编研开发，开展主动、深层次、高水平的档案编研工作，可以最大限度地利用档案，有效地促进学校教育教学工作。对学校的建设和发展具有深刻的影响和指导意义。为此本文从高校档案编研工作的意义、现状、发展建议，提出一点看法。

[关键词]高校档案编研；意义；现状；建议

档案编研，顾名思义就是对档案的编辑和研究，是档案部门根据馆藏档案和社会需求，以研究档案内容为基础上，编写与之相关的参考资料、汇编档案文件，或进行编史修志、撰写论文专著等的一项档案业务工作。高校档案包括教学、文书、财会、基建、人事及声像档案等，是学校教、科、研、管理等各项活动的浓缩与结晶，记录着学校管理和教育教学实践的全过程，具有丰富的教育价值和文化价值。加强高校档案的编研开发，开展主动、深层次、高水平的档案编研工作，可以最大限度地利用档案，有效地促进学校教育教学工作。对学校的建设和发展具有深刻的影响和指导意义。近几年，高校档案编研虽然取得一些成绩，但仍存在许多不足之处。笔者试对高校档案编研工作谈谈个人粗浅看法。

一、高校档案编研工作的意义

（一）高校档案编研工作是档案馆积极主动地、系统地、广泛地深入开发档案信息资源开展利用服务的一种重要方式

高校档案编研工作能有效解决档案史料数量庞大、保存分散的矛盾，解决档案的原件、复印件有限和人们对档案的利用需求广泛之间的矛盾。档案编研工作在提供有效利用工具有四个突出特点：工作成果的研究性，提供方式的主动性，材料的系统性，作用的广泛性，因此，它是开放档案的一项重要措施。

（二）高校档案编研工作的开展是提高档案馆工作水平的重要途径

高校编研工作水平的高低，不仅仅取决于档案人员水平的高低，它还取决于档案收集、整理、保管、编目等基础工作水平的高低。因此编研工作还可以促进基础业务建设和档案人员提高业务能力。

（三）高校档案编研工作是保护档案原件的有效措施

开展高校档案编研工作，向利用者提供档案内容的加工产品，既可以有效地保护档案原件，延长其寿命，又可以向需求者提供远程利用服务，突破了利用的时空限制，这些都对档案原件的永久流传和长存世间起到极大的作用。

（四）高校档案编研工作可以较好地体现档案的价值，扩大档案的影响，促进档案事业的发展

高校档案编研成果具有教、科、研、管理、文化功能，能直接服务于学校、社会各项事业。开展高校档案编研工作，可以扩大档案工作部门在社会上的影响力。通过编研工作，向社会、学校提供编研成果，使广大利用者看到档案的价值，加深对档案和档案工作的了解，起到很好的宣传作用。

二、高校档案编研工作的现状

（一）对高校档案编研工作地位的认识和支持不足

高校档案馆的根本任务在于保管档案和利用档案为学校为社会文明服务，而编研工作正是保护档案原件、开发档案信息、系统地提供信息资源的有效方式。在档案馆日常业务建设中，重视档案管理已成共识，忽视编纂研究却普遍存在。认为搞好管理是硬指标硬任务，编研则是可重可轻的弹性指标，编研工作处于被动和应付状态，即使搞编研也是为了达标升级、填补空白。这里既有理论方面的问题，更有认识上的不足。这表明对档案编研工作，其理解、认识、重视和实践是很不够的，在大力开发档案信息资源的意识上，还未形成开拓性的工作思路，还未抓住高深层次的开发龙头，以此来提高高校档案信息服务的工作水平。

（二）馆藏不丰富，经费不充足，制约高校档案编研工作的深入开展

高校档案编研工作就是利用馆藏档案进行编辑研究的一项工作，馆藏不丰富，不能为编者提供大量翔实、系统的资料，编研工作就很难进行。没有必要的经费开支，编研工作开展起来捉襟见肘。即使编研材料编写出来以后，不能打印发给有关单位和个人，也不能很好地发挥其作用。有的高校建馆时间较短，还未形成具有一定规模的馆藏量，经费渠道也尚未完全理顺，这在客观上对高校编研工作的开展造成了一定影响。

（三）组织不健全，人员不稳定，高校档案编研工作有心无力

目前高校档案馆均未设立专门的编研机构，没有配备专职的编研人员。档案馆中承担编研工作的人员大多一人身兼数职，这样只有疲于应付，根本没有时间和精力谋划和实施档案编研工作。同时，部分承担编研工作的人员自身素质尚待提高，缺乏创新意识，编研水平不高，导致编研工作进展缓慢。还有的高校档案馆甚至没有安排人员搞编研。凡此种种，造成编研力量薄弱，无法正常开展编研工作，更谈不上档案资料的深入研究。

三、新时期高校档案编研工作的建议

（一）强化高校档案编研工作的服务意识和效益意识，以“有用”博“有位”

大力开发档案信息资源，为学校为社会利用服务，这是新时期高校档案工作对我们提出的要求，更是档案工作的根本宗旨在新时期的集中体现；加强高校档案编研工作，既是贯彻执行档案法律法规的严肃问题，又是？“整合档案资源”的需要，也是衡量高校档案馆（室）工作水平的一个标准；做好档案编研工作，既能全面、系统、主动地为社会、单位、个人提供优质高效的服务，又可以反过来检查档案馆各项基础工作，便于及时发现问题，解决问题，更好地促进各项工作的开展，为高校档案事业的健康发展打下坚实的基础。随着高校档案工作的不断发展，高校档案编研作为开发档案信息资源的途径，其为社会文明进步、经济建设，为学校各项工作发展提供有效服务的价值日益凸显。为此，我们要把高校档案编研工作从幕后推向前台，突破编研工作属于锦上添花的旧思想，转变固有观念，强化服务意识和效益意识，树立为学校为社会及最广大人民群众提供全方位服务的档案编研新理念，以适应公共档案馆建设的需要。编研工作要了解需求，抓住机会，捕捉信息，因事因地，灵活机动，注重最终的有效服务，围绕中心工作，紧贴时代脉搏，潜心研究社会需求，有针对性地调查研究，充分挖掘馆藏档案中潜在的内容信息，适时把相关的信息转化成编研成果，从而使编研成果发挥出最大的社会效益，借此提高档案工作的知名度和美誉度，进一步提高高校档案编研工作在档案馆各项工作中的地位，进而带动档案馆各项业务工作水平的提升。

（二）加强档案资源建设，是开展高校档案编研工作的前提

高校档案资源既是高校综合档案馆的立馆之本，也是高校档案编研工作顺利开展的要素资源。“巧妇难为无米之炊”，有没有丰富的档案资源，直接影响着高校档案编研工作的开展及在社会中的地位、价值和作用的发挥。同时，高校档案编研工作也是检验馆藏档案齐全完整程度的重要手段，可以发现馆内某些档案不齐全、不完整，从而加强这方面档案的收集和征集，达到丰富馆藏的目的。要站在档案资源是编研工作之根、是经营档案事业的稀缺资源的角度来认识档案资源建设的紧迫性，高校档案馆应大力丰富馆藏，要尽一切手段，建立起覆盖人民群众的档案资源体系。只有不断积累档案、丰富馆藏，才能编出有价值的编研材料。

（三）探索新形势下档案编研工作的新途径、新方法

要树立开放的、面向社会的编研新理念，既立足深度作业馆藏资源，又放眼挖掘社会资源，尽一切手段让一切档案信息的活力竟相迸发。实施“小编研”向“大编研”的转变，积极整合社会资源，借用社会力量，实行“内脑”与“外脑”相结合之方法，组织跨地区、跨行业、跨单位的档案信息资源编研力量。沉潜历史，升起档案文化的风帆，着力打造一批体现档案特色、富有时代气息、适合广泛受众的档案文化精品，形成若干有一定影响的优秀成果。当前可以围绕建国、建党、建校等重大活动和重要选题，举办具有广泛社会影响的编研成果主题展览，编创有文化品位的档案作品，编辑出版有史鉴价值的档案资料画册，编纂有纪念意义的档案特色宣传品。充分发挥档案文化在当今特殊时期的独特作用，一方面可让档案文化在应对挑战共克时艰的金融危机时刻，成为抚慰人们精神的“心灵鸡汤”，成为提振人们信心的“威风锣鼓”，成为人们破浪前行的“灯塔火炬”；另一方面又使档案文化在建设社会生态文明的进程中，成为凝聚人心、增强合力的“粘合剂”，成为提高修养、提升品质的“催化剂”，成为促进和谐、维护稳定的“润滑剂”。

（四）加强高校档案编研队伍建设，提高编研人员素质

实施知识型人才战略，是面向21世纪建立档案管理体系的核心。新型的档案管理要求知识型素质人才，加强高校编研人员的业务培训，建立适应高校编研工作的知识结构，造就胜任编研工作的专门人才，是亟待解决的问题。搞好高校档案编研工作，编研人员不仅需要有明确的政治观点，而且要有扎实的文字功底、丰富的编研水平，只有通过各种形式进行再教育，提高高校档案编研的业务知识水平，多出编研成果，出好编研成果，才能适应知识经济社会的发展需要。

可以聘请专业教师深入浅出的讲解一些写作学基本知识，同时也可以邀请省市档案局的专家根据工作的实际，具体讲解编研工作的选题、档案资料的查找、挑选、考订与加工以及编研体例的规范标准等等，并且还可以以编研成果突出的单位为范例，使高校档案工作人员从感性认识到理性认识都能有所提高。

要培养能胜任高校编研工作的专门人才，把政治素质高、具有一定专业素质和文字综合能力的人安排到高校档案编研工作岗位并保持相对稳定，这样编研人员积累知识才有明确的方向性和稳定的连续性，能够比较快地建立自身的知识结构，才能在编研工作中有所建树，编研成果的质量才能够得到确保。

参考文献：

[1]李瑞，新时期高校档案编研工作的思考，办公室业务，2014.6

[2]蔡晓襄，深化档案编研工作创新服务机制，机电兵船档案，2013.2

[3]吕方丽，中小学校档案编研工作探析，黑龙江档案，2013.4