浅析工程招标代理中信息管理的具体运用

尚云龙 夏新磊

摘 要:在工程招标过程中，加强工程招标代理中信息管理的具体运用,对于促进工程招标代理事业的和谐发展将起到关键的作用。本文简要地阐述了当前我国工程招标代理的弊病及其对于信息管理的主要需求,并针对工程招标代理中信息管理的具体运用进行一定的分析和探讨。

关键词；招标代理信息管理具体运用

中图分类号：C93文献标识码： A

我国的工程招标代理工作从20世纪80年代就开始在建筑工程行业中逐步推进,一晃已经走过了三十年。在这三十年里,可以说我国的工程招标代理事业已经取得了显著的进步,而且其运用范围也日益壮大,同时,工程招标代理机构也由无到有、由小到大、由少到多,可谓是发展神速。据有关部门不完全统计,当前我国的各类工程招标代理机构已经超过了5000家。对于工程招标代理机构而言,应当掌握包括招标企业、投标企业、评标机构及专家、招标投标管理机构等各个方面的信息。这就是说,工程招标代理机构不但要充分把握招标企业的意图,比如招标企业对于工程的安全、质量、工期、造价等方面的要求,以及招标企业对于工程投资资金安排的设想等,还应充分把握投标企业的情况,比如投标企业的整体素质、技术水平、财务状况、硬件设施等,与此同时,工程招标代理机构对于评标机构及专家、招标投标管理机构等的最新动态也要做到及时地关注。

1 当前我国工程招标代理的弊端以及信息管理带来的发展前景

在工程招标代理事业的发展道路上,我们也无法忽视的是,在全国工程招标代理体系日益壮大完善、工程招标代理工作逐步走向法制化的发展大道的这一过程中,当前我国的工程招标代理工作仍然存在一些不够尽善尽美的地方。首先,由于工程招标代理行业的资质门槛比较低,工程招标代理机构及其从业人员的专业素质显得参差不齐,一些弄虚作假、暗箱猫腻等情况仍时有曝光;其次,由于受到各类工程招标代理的管理制度的约束,导致工程招标代理的一些流程较为复杂,而且周期较长,造成工程招标代理事业在一些中小型的工程项目中难以得到推广和普及。在如今信息大爆炸、网络蓬勃发展的时代,如何依靠网络来将工程招标代理信息进一步透明公开、加快信息传递的速度、避免信息不畅导致的资源浪费,从而使得信息技术与工程招标代理流程相结合并最终实现工程招标代理事业的信息化管理,是解决当前我国工程招标代理行业中诸多问题的一个值得深思的课题。信息管理在工程招标代理中的具体运用,很有可能使工程招标代理事业在如今的时代背景下得到全新的发展前景。

2 当前我国工程招标代理对于信息管理的主要需求

在当前我国工程招标代理业务流程当中,信息的需求在每一个环节都无处不在。根据业务流程发展阶段,可以把信息划分三个阶段。在工程招标代理工作的前期阶段,采集招标的工程项目信息工程项目是建筑市场的客体,是市场主体的“标底”,是建筑市场信息体系中重要的内容之一;在工程招标代理工作的中期阶段,价格信息招标代理机构在获得代理项目后,应当在招标企业委托的范围内承担招标事宜,代理机构的信息需求主要集中在有关资格预审的信息,编制招标文件和标底所需的信息等;在工程招标代理工作的后期阶段,主要是反馈信息,工程招标代理机构掌握着非常详细、准确和全面的工程项目信息,可以采取适合的方式将这些信息提供使用,同时,工程招标代理机构也可以得到这些企业的大量反馈信息,不断补充、更新、完善已有的数据资源,提高信息的使用质量和水平。

3 探讨工程招标代理中信息管理的具体运用

3.1 工程招标代理中信息管理的工作流程和基本要求

信息管理是工程招标代理模块中的核心部分,其主要功能包含了项目的招投标策划、公发的布告、相关文件的编制与审查、标书的网上预订与下载、项目招投标的答疑、整套资料的最终归档。所谓工程招标代理中的全过程信息管理,就是要做到相关的报表等内容可以实时查询,并可以根据部门分类、委托人的选择以及项目的分类等多种条件进行筛选,从而使得公司的相关人员可以按照自身的权限,对其所负责的具体项目及其运行过程进行实时跟踪,而公司领导也可以实时掌握公司有关的所有招标代理项目的实际进展情况。

3.2 工程招标代理中招标资料档案的信息管理

工程招标代理中的招标资料档案应满足有关归档要求,针对业务实际情况,可实现全部资料归档、部分资料归档、欠缺资料动态催交、项目资料查询调用等管理要求。

3.3 工程招标代理中业务数据库的具体运用

工程招标代理中的业务数据库主要有行业信息库、工程项目信息数据库、投标企业信息数据库和评委专家库。建立自己的市场信息数据库网络,动态掌握招标代理的内部信息、外部信息,做好各类信息资料的收集、分类、加工整理、储存、传递和利用等一系列工作。

3.4 工程招标代理中业务数据汇总统计分析查询模块的具体运用

工程招标代理中的业务数据汇总统计分析查询模块应具备分类汇总统计、按条件查询不同业务数据功能,满足公司业务协调会议、业务调度会议、部门业务统计汇总、资质上报申请需要,数据应做到准确、统一。

3.5 程招标代理中业务辅助系统的具体运用

工程招标代理中的业务辅助系统应能够按照公司发布的招标文件范本模板,自动生成相应招标文件;在线查询登记开标厅和评标室;开标文件、评标表格、初步审查、电子清标、报价对比等辅助生成。依据公司发布的评标报告模板,自动生成相应评标报告文本;依据公司发布的模板,自动生成中标通知书、成交通知书、招标结果通知书,投标保证金收取退还记录查询。

3.6 工程招标代理中工程造价模块的具体运用

工程招标代理中的工程造价模块主要包括定额及其配套文件信、人工、材料及设备、机械台班等各种要素价格信息和各类工程造价指数。定额主要是现行的消耗量定额及其补充定额、定额解释等;配套文件主要是一些国家、地方的规费、税金等的调整文件。人工价格含各类工种、不同技术等级的劳动力市场价格信息;建材信息包含了建材及设备价格、市场行情、价格涨跌趋势、物价指数等,其价格可以分为出厂价、供应价、工地价、零售价、批发价等形式;机械台班价格主要是各类机械型号租赁的市场价格。

4 结语

总之,工程招标代理行业是在市场经济发展过程中所诞生的一种公开的市场竞争机制,也是我国市场经济走向规范化的一个重要组成部分,还是我国经济与世界经济接轨的一项必要手段。信息管理为工程招标代理工作提供了一个解决传统弊病的全新思路与方法,加强工程招标代理中信息管理的具体运用,对于促进工程招标代理事业的和谐发展将起到关键的作用。