科怡2009单机版档案系统在工作中的应用

刘 伟

传统机关档案工作面临着机关办公自动化应用、数字档案室建设及用户多样化需求的严峻挑战。数字化档案室是信息化条件下档案室的升级版，是管理机关档案信息、联结机关办公自动化建设的关键环节。建设符合国家和社会信息化发展要求的数字档案室，有利提高机关档案工作水平，维护档案信息的真实性、完整性、可用性和安全性，提升机关行政效率和公共服务能力。

科怡2009单机版档案系统进入主界面（图1）：文件管理、档案管理、资料管理、检索、统计、档案利用共六大模块，由于我们应用的系统是单机版，所以，重点展开档案管理、统计、档案利用3个模块的应用。计】再点击【F8】，进入【信息门类结构定义】对话框（图 2），【信息门类】点击【档案】在此门类下增加需要的实体档案模块。以“基建档案”为例。

图2

图1

1. 档案管理

适用于登记各门类档案，由于科怡2009单机版档案系统原软件只设计了文书、科技、会计、照片、实物档案5个模块，根据本单位的室藏门类，利用扩展管理新增实体档案门类，自己设计具备分类、编目、著录、检索、利用、鉴定、统计、用户管理等功能的所需门类。例如：基建、设备、人事、底图、电子档案等多种档案门类模块。

1.1 添加档案门类模块

新增模块可以根据需要设计成单层、双层、三层结构。具体操作：点击“河北科怡综合档案管理系统”界面中【统

单层设计:点击【增加】→进入【添加类目向导】对话框-第一步→输入类目名称 （基建档案）→下一步→选择类目类型 （底层门类）→下一步→选择实体类型（点开▼）→一级目录（简化方法整理）→下一步→【下属编目表】第一层（归档文件）后→（点开…）进入【重命名】对话框，新表名（改为新表汉语拼音：jijiananjuanmulu）→新中文名（改为基建案卷目录）→确定。

双层设计：由【添加类目向导】第三步和单层有所不同，选择实体类型（点开▼）→二级目录（传统方法整理）→下一步→【下属编目表】第一层（文书案卷目录）后→（点开…）进入【重命名】对话框，新表名（改为新表汉语拼音:jijiananjuanmulu）→新中文名 （改为基建案卷目录）；第二层（文书卷内目录）后→（点开…）进入【重命名】对话框，新表名（改为新表汉语拼音:jijianjuanneimulu）→新中文名（改为基建卷内目录）→确定。

三层设计在实际应用中比较繁琐，双层设计完全适合当前档案规范管理的应用，不再对三层设计进行复述。如果对新增的档案门类需要排序，可以在【信息门类结构定义】对话框→信息门类→档案→选中需要排序的档案门类→类目序号（按照所需要的序号进行修改）→保存。这样所有实体门类的档案可以重新排序。

1.2 增加界面字段

添加新档案门类模块之后，要在新模块下添加此类目所需的字段。

一是进入系统后台。系统维护→统计→F8→信息门类→档案→要增加字段的类目（基建档案）→修改（删除、增加）→进入【修改底层门类】对话框→第一层案卷目录或第二层卷内目录（选择其一）→结构→进入【定义表结构】→增加→字段名（汉语拼音：wenjianxing chengshijian）→中文名（文件形成时间）→类型（一般选“字符型”；若时间字段选“时间型”:2014-02-22，选“档案日期”：20140222）→确定。此步骤确定此门类档案所需要的所有字段在系统后台全部存在，在界面才可以进行添加。

二是进入档案录入界面（图3）。档案录入→新添加的档案门类 （基建档案）→案卷目录或卷内目录（选择其一）→数据操作-录入界面→工具→卡片输入界面设计→插入→（文字标题→文本框或下拉框）→右键选中→文字标题→属性→标题→数据源（选中需要的字段，只有在此层面后台预设有的字段这里才会出现）→确定→右键选中→文本框或下拉框→属性→数据源（选中需要的字段）→确定→将设置好的文字标题和文本框拉到合适位置。

图3

三是下拉框字段的添加。以“基建分类”为例，第一步：系统维护→辅助字典→进入【辅助字典维护】对话框→增加→输入字段（基建分类）→确定。第二步：选中字典类目（基建分类）→增加→输入名称（办公楼）和代码（J1）→保存；返回增加→输入名称（宿舍楼）和代码（J2）→保存；反复可以继续增加多项……在设计的字段有选择项的时候，插入时要选择下拉框，录入时点开后“▼”做选择即可；一般字段选择文本框。

字段文本框无法录入或框内数据保存时消失：进入所需内容的数据操作→选项→自动提取案卷信息前的对勾去掉。

1.3 修改报表

系统原设计的报表如果不适合本单位的报表要求，可以自己做改动，使生成的表格更加符合工作需要。

档案管理→档案录入→档案门类（基建档案）→设置→报表设计→进入【目录维护】对话框（图4）→需要修改报表的档案门类 （基建档案）→点击右边报表框→双击左键点开需要修改的报表→（图 5）。

第一，页面→页边距→纸张；第二，根据需要进行合并或拆分单元格、行或列，在格式里进行字体设计；第三，选中@A需要修改的单元格→点中右键→数据源→输入文字（总件数）→确定；第四，选中@B需要修改的单元格→点中右键→数据源→字段→选择需要的字段（总件数）→确定。（如果内容出现前缀或者后缀，选中单元格→点中右键→单元格格式→数字→分类→文本→确定）前4项操作完毕，返回设计报表界面→保存。生成新报表（图6）

1.4档号组成及项目长度

系统维护→档号格式→进入【档号格式设置】对话框→需修改门类（基建档案）→序号1（档号组成项）选择档号里第一个出现的字段→长度 （（选择适当）2或3（依次选择）→保存→档号重整→案卷目录或卷内目录→确定。

2. 统计

对档案目录数量及原文数量的统计，对各类档案的总数目、原文总数目及大小进行合计，可以系统直观地以报表的形式打印出统计情况，可以简单顺利完成水利部的档案统计年报。

统计→档案统计→进入 【条数统计】对话框（图7）→需要统计档案门类前面的方框内打对勾→统计→会出现案卷目录的数量，卷内目录的数量，总条数，原文记录的条数、个数及大小。其他统计报表同上。

3. 档案的应用

档案的最终目的是为社会提供档案资料与档案信息，从而为社会服务。此模块的完善和利用，可以使全单位人员的信息和档案资料的借阅、归还、利用查询、利用统计更加直接、便捷，符合无纸化办公的要求。

3.1 设置利用部门和人员

档案利用→利用登记→进入【利用登记】对话框→利用人管理→利用部门→增加→进入【增加利用部门】对话框→部门名称 （办公室）→部门代码（01）→保存；在设置的部门下→利用人→增加→进入【增加利用人员】对话框，填写信息内容→保存。

3.2 借阅登记

档案利用→利用登记→查询→进入【查询借阅人】对话框→选择利用部门，在右侧 “利用人员工列表”选择借阅人员→确定；借阅文件→进入【查阅文件】对话框，选中查阅的档案门类 （卷内目录）→简单条件→进入【简单查询】对话框，根据需要设置查询项，填写查询内容→查询→双击或拖动记录到查询框→确定→下一步→填写利用登记信息→完成。

3.3 归还

档案利用→归还→进入 【利用归还】对话框→人员（选中归还人）→双击预归还文件→进入 【利用归还提示信息】对话框→是（是否归还“XXX”借阅的文件记录）。

4. 数据库的备份

科怡2009单机版档案系统数据库备份，由于没有网络的支持，所以在数据管理模块下的“库管理”不能完成数据的备份，需要在计算机程序中完成。

开始→所有程序→MicrosoftSQL Server→企业管理器（双击）→进入控制台根目录→MicrosoftSQLServer→SQL Server组（打开前面“+”）→hjh（打开前面“+”）→（LOCAL）（windowsNT）（打开前面 “+”）→数据库 （打开前面+）→ARCHIVE（光标指向圆柱点击右键）→所有任务→备份数据库 （图8）→（常规）删除→添加→文件名（点击后面的长方框“…”）→数据备份→目的文件→输入文件名（备份文件时间）→确定（三次）→【备份操作已顺利完成】→确定。

数字档案室的建设是一项系统工程，包括基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设，它不仅需要档案人员高度的责任心和使命感，还需要机关各部门的共同参与和支持，使档案系统软件功能的开发更全面、更准确、更便捷。

图6

图7

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图8