探析南水北调工程档案管理中ACCESS数据库的应用

2014-12-24李鹏

创新科技 2014年8期

关键词：南水北调面板管理系统

李鹏

（南水北调中线河南直管建管局南阳项目部，河南南阳 473014）

探析南水北调工程档案管理中ACCESS数据库的应用

李鹏

（南水北调中线河南直管建管局南阳项目部，河南南阳 473014）

南水北调工程是我国的一项重大举措，在工程实施过程中，会产生较多的档案资料，有较大的管理难度，如果采用传统的数据管理模式，将会严重制约到管理质量和管理效率的提高，并且还会在档案管理过程中出现一系列的措施；针对这种情况，就可以将微软公司数据库软件ACCESS给应用过来。本文简要分析了南水北调工程档案管理中ACCESS数据库的应用，希望可以提供一些有价值的参考意见。

南水北调；档案管理；ACCESS数据库

本文以南水北调工程某配套工程为例，本配套工程有20千米长，工程总投资为2.5亿元，涉及了较多的工程，有着较多的单位工程数量，在具体实施过程中，会产生较多种类的档案资料，管理难度较大。针对这种情况，我们应用了微软公司数据库软件ACCESS编制了工程档案管理系统，以此来促使档案管理自动化水平得到提高，对档案的整编归档工作进行规范，更好的检索和利用档案。

1 系统编制原则

一是完整的收集工程建设过程的资料。因为本工程是由临时机构所施工的，在人员方面有着较大的流动性，档案管理人员往往无法固定，通过调查发现，以往的工程建设管理中，往往无法规范全面的收集资料，档案管理人员不了解那些资料是需要及时收集的，哪些则是无用的。即使制定了相关的规则来约束档案管理工作，但是在具体实施过程中，因为有着较多的工程资料，还是会出现一系列的问题，工程资料的完整性无法得到保证；而构建的本系统，档案管理人员可以结合相关管理要求，对录入的资料进行及时的查询和整理，对没有收集的资料进行有目的的收集。

二是及时录入建设过程资料。通过研究发现，水利工程档案具有双重特性，既属于水利工程，又属于档案管理工作，那么就对档案管理人员提出了很高的要求，除了对水利业务有一定的掌握之外，档案业务也是其必须要具备的内容。但是，在水利工程建设管理中，档案管理人员的数量往往过少，其他人员在档案管理上往往没有足够的专业水平，或者欠缺工作经验，这样就无法胜任本项工作。另外，因为有着大量的资料需要整理，那么就可以采用本系统来完成，可以利用微机可视化界面来实现人机对话，工作人员只需要对操作规则进行掌握之后，就可以结合操作提示，规范的录入资料，提高档案管理质量和效率。

2 系统功能设计

一是系统主切换面板。将交换机合理设置于建设处内部，连接起各台机器，促使其形成一个局域网，为了实现不同机器之间的通讯，将TCP/IP协议应用了过来。因为施工单位和监理单位办公地点是不同的，那么就可以分开整理资料，并且向管理系统中定期汇总这些资料。本档案管理系统采用的应用程序架构是主机和客户机，这样既可以录入、分类以及归档信息，又可以同步规范的进行工程档案管理。并且系统在录入和查询的时候，依据是可视化界面，可以实现人机对话，降低了管理难度。具体来讲，工程概况、存档材料、工程支付以及参建单位和人员通讯等都属于档案管理系统的主切换面板。对材料收集之后，结合相关标准进行分类，然后编号和录入，之后进行资料的归档，就可以很方便的对其进行查阅。

二是资料存档模块。在档案管理系统中，主要的数据源就是资料存档模块，为了实现其所有功能，一共设计了四个子面板，分别是资料登记、资料查阅、借阅登记和归还登记；工作人员首先来分类编号收集到资料，然后在子面板上登记这些资料，在计算机中规范准确地录入资料编号、资料名称以及编制时间、录入时间等内容，构建一个完整的数据库。工作人员要想查询资料，只需要借助于资料查询子面板即可，在查询的时候，可以依据编制时间、录入时间以及资料编号等进行，十分的快捷和简单。另外，在向计算机输入资料数据时，系统也会将原始记录形成于数据库中，并且有顺序产生，那么以后在对资料进行查询时，只需要将资料编号提供出来即可。通过另外两个子面板，可以有效实现资料的借出和归还。资料的录入可以通过局域网的内部机器来完成。

三是材料归档模块。要想得到完整的资料，就需要重视资料登记面板，要想促使档案有效形成，就需要重视资料的归档工作。档案管理人员在归档的过程中，除了要依据档案分类规则之外，还需要借助于工程资料分类方案来完成，一般是录入案卷题名，利用计算机查询功能，分类预览和选择所有的收集资料，只有在相应的案卷目录中导入这些归档的材料目录，之后在相应的档案盒中调入相应的纸质材料，然后通过排序和编号，就完成了归档工作。

又因为在工程建设过程中，档案资料管理并不是静态的，那么要想同步的进行资料收集和归档工作，本系统在同一份资料上，分别给予了资料编号和资料档号，这两种标识一种是临时码，一种是永久码，在查询的过程中，它们互相对应，在工程建设过程中，要想查询资料，通过两种标识都可以。

3 系统功能评价

一是安全可靠。结合具体的情况和需求，系统对用户级别以及数据库密码进行科学设置，这样就可以避免有一些不法分子来损坏或者窃取数据。另外，还可以定期备份相关数据库文件，这样就可以在一个安全的地方来复制数据库文件。如果不慎有问题出现，破坏到了数据库文件，只需要利用备份文件即可，促使数据库的正常工作不受影响。

二是经济实用性较好。因为本ACCESS数据库软件对硬件性能没有过高的要求，只需要借助于正常的办公设施就可以在单机环境中广泛应用本系统。采用的操作系统是微软的XP系统，那么在操作、开发以及管理方面就没有较大的难度。

三是开发性和标准化。要想使用本软件系统，只要保证电脑中安装了基本的办公软件即可，并且因为本数据库是微软公司研发的，已经比较的成熟，可以有效兼容于其他的数据库，那么就可以更好地进行档案管理工作，以后如果有具体需求，可以在专业的档案管理网络型数据库中导入这些档案数据。

四是操作界面比较的优良。综上，本系统因为具有可视化窗口界面，那么人机对话就可以有效实现。在本系统的设计过程中，已经预先在数据库中输入了档案分类规则，那么相关的工作人员在进行数据资料录入时，系统会给予相应的提示，只要结合这些提示，就可以更好地分类录入相关资料，促使数据的完整性得到保证，提高了资料收集的质量。