浅谈Word文档排版的一些技巧

2014-12-23王卓

中国科技纵横 2014年24期

关键词：页眉分节样式

王卓

(辽宁省劳动经济学校,辽宁沈阳 110045)

浅谈Word文档排版的一些技巧

王卓

(辽宁省劳动经济学校,辽宁沈阳 110045)

本文将介绍制作文档目录、文章的不同部分的分节等几种Word文档编辑排版方面的几个技巧。

Word 编辑排版技巧

1 引言

我们经常看到的书刊、杂志和报纸上的版面比较规范、美观、能吸引人注意力的一些文章,其都是被文字处理排版软件进行编辑过的。计算机里面的一些文字处理排版软件已经逐渐被人们在学习和工作中处理文字时所利用,而传统的纸张和笔就已经被这些排版软件所代替了。Word是微软公司推出的办公软件包office中的文字处理软件,它能够对各种各样的文档进行编辑排版,并且操作起来比较简单,功能还比较强大。并且在我们国内已经被广泛的流行使用十多年了,受到很大程度上的认可。但是根据调查,Word作为最基本被广泛使用的文字处理软件,只有20%的功能被用户使用,而还有很大一部分的功能没有被用户所熟知和使用。因此,在这里本文以Word 2003为例介绍一下有关word 在文档编辑和排版方面的一些比较实用的技巧。

2 对文章的不同部分分节

平时文章中都会有很多个章节,那么对这些不同部分的章节,在编辑时经常的做法就是,经过插入很多个空行的方法来另起一页开始,其实这种做法是不对的,因为会导致在对文章进行修改时而重复排版,从而浪费时间。还有一种做法就是在一个章节部分结尾处插入一个分页符进行分页,而这种做法的弊端就是如果要设置不一样的页眉和页脚的话,就不能实现了。

其正确的做法就是应该在相应的位置插入一个分节符,将不同的章节部分分成不同的节,这样就可以针对不同的节来分别进行设置。具体做法是把光标定位到下一个章节部分的标题文字之前,从“插入”菜单选择“分隔符”命令,然后在该对话框中选择“分节符”类型中的“下一页”,这样做之后就在这个光标处插入了一个隐藏了的分节符,该分节符实现既分节,又分页的功能,因为它将光标后面的部分又分成了新的一页。

我们也可以采用上面的方法针对文章中的封面和目录进行分节。给封面分节是先在文章的最开始部分先输入文章的标题,接着在标题后面插入一个分节符；然后接着输入文章的目录,再在目录后面插入一个分节符,这样就分别给文章的封面和目录做了分节设置。默认状态下分节符是不显示的,我们可以选择工具栏上的“显示/隐藏编辑标记”按钮来设置显示分节符符号。要想删除已经插入好的分节符,可以先选定该分节符,然后单击删除键即可,删除了分节符之后,两个分节就变成一个节了。

3 给文章不同的分节设置不一样的页眉

我们在给文章设置页眉、页脚的时候,应该选择从文章开始往后进行设置的顺序进行设置,一般是封面和目录不设置页眉,这样就先把光标定位在文档开始处,选择“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令,首先显示的是在第一分节中进行设置页眉,由于第一分节和第二分节是封面和目录不需要设置页眉,就可以选择“显示下一项”按钮,在这里设置第三分节页眉的时候,先选择“与上一节相同”按钮来取消这个“同前”功能,为了避免和第二分节的页眉一样,然后再输入第三分节页眉的文字内容即可。同样方法在后面的分节中分别设置不同的页眉即可。最后单击“关闭”按钮。页眉的文字下面默认会有一条横线,去掉的方法是进入页眉编辑状态选择文字,然后进入“边框和底纹”对话框去掉横线即可。

4 插入目录

可以为文档添加目录,我们可以选用像“标题1”至“标题9”这样带有级别的样式去插入目录,这种插入设置方法比较方便。首先将光标定位在需要添加目录的位置,然后选择“插入”菜单中的“引用”选项中的“索引和目录”选项,在“显示级别”中设置目录的显示级别,在这个设置中可以体现目录的细化程度。分别对应级别1~9。还可以选择“格式”选项中的类型来设置目录的外观形式。通常用默认的“来自模板”即可。以这种方法插入的目录其实是以“域”的方式插入的,目录会有灰色的底纹背景。如果文档的标题和页码有改变的话,对应的目录就应该加以改变,我们就可以在目录中的任意一个地方单击鼠标右键,选择“更新域”这个选项来进行重新设置。这里有“只更新页码”和“更新整个目录”选项,可以根据具体的变化情况来进行选择。

5 如何把EXCEL电子表格插入到Word文档中

平时在编辑Word文档的时候,经常会遇到要插入其他软件中的东西的情况,这里以插入Excel电子表格为例介绍具体的插入方法。方法一:选择“插入”菜单中的“对象”命令中的“Microsoft Excel工作表”选项,直接把Excel工作表插入到Word中,如果要编辑修改表格中的内容,可以直接双击该Excel表格进入到Excel表格环境中进行编辑修改。如果原来的Excel表格中的内容改变了,那么Word中的被嵌入进的这个表格也会随之发生改变。方法二:在Excel工作表中直接复制表格,然后返回到Word文档中,选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令,在该对话框中选择“Microsoft Excel工作表对象”选项即可。

6 如何设置文本样式

一个长篇的文章例如学位论文,在进行排版的时候还应该设置一个统一的样式。各种格式综合在一起就是样式。设置方法是,可以选择“格式”菜单中的“样式和格式”命令,这样在排版区域的右边就显示出了“样式和格式”的对话框,在该对话框中包含了所设置的各个格式。设置好样式后,如果修改了样式中的某一个格式,那么整篇文档中用到了该样式的地方就自动随之更改了相应的格式。如果不设置样式的话,只是采用格式的设置,那么每次修改格式,都需要用格式刷去复制格式,这样就要进行多次重复操作,浪费时间。而设置了样式后,就可以包含在里面的各种格式一次性地设置修改完。