办公自动化对档案管理的影响分析

李莉凤

（濮阳市职业中等专业学校，河南 濮阳457000）

办公自动化对档案管理的影响分析

李莉凤

（濮阳市职业中等专业学校，河南 濮阳457000）

档案管理现代化的原动力来自办公自动化，在办公自动化的背景中，档案管理会自觉的顺应这种转变，以此来适应现代化管理的需求，这一点可以从档案管理的种种转变中得到体现，要深层次认识该变化，才能更好地驾驭现代档案管理工作。

办公自动化；档案管理；影响

1 办公自动化使档案载体的科技化含量增大

办公自动化中各种非纸质媒介的出现使档案载体不但形式多样化，而且内涵的科技成分也增大了[1]。档案管理工作已经从传统单纯的文本档案管理模式，逐渐变化为多门类、高信息量的综合存储方式。计算机的使用把办公业务纳入了可以相互联动的网络之中，公文的传输和存储能够脱离开纸质载体，以软盘和硬盘以及网络为媒介实现快速传输、随时存档；刻录机，扫描仪的使用把文件载体从纸质形式转换成电子文档形式，档案在此影响中产生了新的门类——非纸质载体的电子档案。电子照相机、录音机、摄影机的出现促使了以胶磁材料为载体的声像档案的产生[2]。

2 办公自动化使档案材料更加规范和完整

办公自动化使档案的形成过程速度加快，效率提高，过去单纯依靠手工形成的材料大大减少。在计算机、打印机、复印机、扫描仪等现代化办公器械出现之前，文件材料从起草到修改、成文全部是手工，文件的格式、字体以及所使用的纸张，书写工具，字迹的颜色等方面难以统一和规范，形成的档案资料形式上比较散乱，为整理和保存带来相当大难度，而且材料的形成和传输速度慢，传输面积受局限，复印机、打印机以及数据库和文字录入系统的使用，使这些困扰迎刃而解，现代公文从形式上看：纸张、字体、格式的使用都非常规范化，相应之下，产生的档案材料也是规范化的。

3 办公自动化使档案检索的功能更加强大

过去传统的档案检索一般靠手工，检索速度较慢，并且因为有人为因素的干扰，很容易出现偏差。办公自动化使检索能够摆脱手工，最大程度的避开了人为因素影响。如机读检索目录的出现，使档案的检索功能得到了巨大的提升，与手工检索效果相比泾渭分明：一是检索范围广，利用机读检索可以扩大检索范围，在更广阔的适宜范围内精准查找到最终目标；二是检索速度快，计算机检索速度是人工检索不可比拟的，同一个检索目标，用手工机需要十几分钟，而用计算机可以缩短到几秒钟，检索速度发生了飞跃的提升，最大程度缩短了查找耗时，使利用者能快速找到目标；三是准确率高，机读检索排出了外界以及人为的干扰，以计算机为媒介，在特定的软件环境下检索更为准确。

由于检索功能的增强，使档案的查阅利用过程变得简单、易行、快捷，这些因素极大的激发了档案利用者的信心，破解了利用过程中的种种不便，提升了档案利用率。

4 针对变化现代档案工作所应有的对策

文件是档案的前身，文件处理和信息管理方式、方法的变革必然对档案管理产生重大影响[3]。

对于档案工作者而言，过去，档案的整理和利用基本上全靠手工，办公自动化程序以及在其影响下出现的电子档案、声像档案、科技档案载体等，要求档案工作者要有驾驭它们的知识和能力，所以现代档案管理人员要适应上述影响带来的变化，就应该具备这几个方面的能力：一是谙熟计算机的操作和使用。熟悉计算机的应用技术，了解计算机程序的一般运行规律，能对计算机作一般性的维护工作。现代档案管理技术已与计算机技术水乳交融、密不可分，离开它的辅助，会给档案管理带来诸多不便。二是具有熟练操作自动化办公系统的基本技能。如：利用光盘技术和多媒体技术解决档案体积不断膨胀带来的重重困难；利用扫描仪进行文档形式的转换；利用现代化通讯技术实现档案信息传递网络化；熟悉各种电子表格、电子文档的制作、输入和编写技能；熟悉数据库的应用等。三是熟练掌握电子档案的管理程序。能独立操作电子档案的管理，利用自动控制与检索设备进行电子档案的归档、整理、保管、鉴定，查找，并实现文档管理一体化。在选择档案管理软件时必须选择已通过档案管理机构许可和认证的系统软件。四是能够利用计算机进行目录的编制、索引、检索等一般的业务管理。对于档案基建工作而言，要从财力上加强档案信息化建设的投入，完善各种自动化办公设施的购置，只有硬件建设完善，才能使后续工作跟得上，档案工作者也只有接触到这些设备才能去主动的学习其操作技能。

[1]王燕.档案管理的办公自动化初探[J].三门峡职业技术学院学报，2012，2.

[2]宋自珍.办公自动化给档案管理带来的新挑战[J].广东档案，2011，12.

[3]徐国良.办公自动化与档案管理[J].浙江档案，1993，6.

G271

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1671-0037（2014）02-47-1办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。在当代办公自动化普及的办公环境中，档案管理的诸多方面都深受其影响，档案管理者要通过分析和思考这些影响带来的变化，寻找传统档案管理中需要变革的一面，从知识层面和思想层面上做出适当调整，才能顺应现代档案管理工作中的新变化，有效提升档案工作质量。

2014年1月7日。

此文为河南省档案局科研课题《中职学校档案资源利用研究》（2013-R-19）内容

李莉凤（1970-），女，档案馆员，研究方向：档案管理与利用研究。