浅谈电力施工企业科技档案管理存在的问题及对策

张彦

(中国能源建设集团甘肃火电工程公司,甘肃兰州 730070)

浅谈电力施工企业科技档案管理存在的问题及对策

张彦

(中国能源建设集团甘肃火电工程公司,甘肃兰州 730070)

自改革开放以来,各行各业都意识到了档案管理的重要性,尤其是电力施工企业,更是格外重视档案管理。对企业而言,档案扮演着“记录者”的角色,它记录下了企业在发展历程中遇到的挫折,取得的优秀成果,也为后人研究企业的运营模式提供了宝贵的资料。作为一项充满了专业性、机密性、政治性的工作,企业各级管理人员应该对其给予高度重视。所以,本文将对电力施工企业科技档案管理中暴露出来的问题进行深入、全面的研究,并在此基础上给出具有针对性的解决措施,以期为我国电力施工企业的发展提供一些帮助。

电力企业 档案管理 问题 措施

在企业的管理工作中,档案管理工作扮演着极其重要的角色,是企业审视自身发展问题,制定发展目标的依据,也是鞭策员的有效手段。无数实践证实,档案管理工作的科学性、规范性越高,其越能反映出一个企业的管理水平和运作水平。在这个信息爆炸的年代,企业要在日益激烈的市场竞争中站稳脚跟,就必须将档案管理工作上升到企业发展战略的高度,尤其是电力施工企业,更是要利用档案管理工作,记录下施工过程中的各种细节,以保证整个工程项目的建设质量。在日常管理中,企业除了要努力提升档案管理水平之外,还要大胆创新,不断摸索更为先进、科学、规范的档案管理方法。另外,作为信息的重要载体,档案对于企业优化配置各类资源起到了至关重要的作用,所以,开展档案管理工作,树立档案管理意识是所有企业迈向成功的关键。

1 电力施工企业科技档案管理的意义

1.1 电力施工企业业务的发展

目前,大部分电力施工企业均在业务扩展方面投入了大量的人力、物力和财力,尤其是EPC工程总承包理念的提出,更为为广大电力施工企业的发展指明了方向。随着电力施工企业的发展与壮大,如何建立一个完善的科技档案管理制度成为了每一个企业所要考虑的问题。

随着科学技术的迅猛发展,档案管理工作也暴露出了各种各样的问题。比如,在互联网高度普及的今天,当国内项目在国外完成设计之后,需要将设计文件传输给相关部门,由这个部门在当地以纸质文件的形式交由施工方使用,受各种因素的影响,文件在传输过程中极有可能落入个人手中,这无形中增加了相关部门归档和收集档案的难度,甚至会引发知识产权方面的纠纷,这足以见开展档案管理工作的重要性。

1.2 满足开展电力施工作业的需求

对电力施工企业而言,每一项工程项目的顺利竣工都离不开历史数据的支撑。每当企业承接到新项目时,设计人员会先分析这个项目的类型,看企业以前有无承接过这类项目的经验,如果有的话,只需对历史方案进行适当的修改便可投入使用,这有效的提升了设计人员的工作效率。在电力施工企业的发展过程中,技术档案管理工作的质量和效率直接关系到了整个工程项目建设的质量,因而必须引起电力施工企业的高度重视。

2 电力施工企业科技档案管理存在的问题

时至今日,还有相当一部分电力施工企业没有意识到开展档案管理工作的紧迫性,更不用说树立科学的档案管理意识了,这会削弱档案管理部门和业务部门的团队合作能力。众所周知,电力施工企业的平时会承接到各种各样的工程,比如,客户工程、业扩工程、配网工程等,如果档案管理工作更不上的话,就会给后续工作(如工程申报、工程项目设计等)带来许多麻烦。工程形成的文件涉及多个部门和人员,尤其是材料内容,更是具有内容繁琐、复杂,涉及面广的特点,工作人员在整理这些材料时,稍有大意就会遗漏资料。加之一些刚起步的企业只有能力承接小型工程,这样的工程一般不会形成太多的文件,因而企业往往不会用心去管理这些文件。总的来说,电力施工企业科技档案管理存在以下几个方面的问题。

2.1 没有意识到科技档案管理的重要性和紧迫性

目前,有相当一部分的电力施工企业领导干部和工作人员都尚未树立档案管理意识,在他们看来,档案管理属于后勤工作,仅仅是对资料进行装订、整理和保管,没有必要这方面花费太多的精力和时间;还有一些管理人员认为,档案管理工作无法给企业创造财富,只要保证这些资料不外泄,不被非法使用,且能通过上级部门的检查即可。甚至,还有人认为只要设置一个档案室,将工程形成的各种资料放到档案室中,有需要自己去取即可,根本没有必要再浪费成本去请人管理这些资料。上述这些想法说明,大部分电力施工企业管理人员对档案管理工作还存在认识上的偏差,这种意识将使企业的整体管理水平大打折扣。

2.2 管理力量薄弱,缺乏专业的管理人才

管理人才队伍建设进程缓慢,管理力量薄弱,这具体体现在以下几个方面:(1)管理方式过于单一、落后。由于企业不重视档案管理工作,对工作人员的技能也没有太高的要求,只要能按要求收集、装订、整理资料即可,有时为了工作需要,很多档案管理人员未经培训就草草上岗,这必然严重影响企业的档案管理水平。据了解,有些企业为了节约成本,直接由基层人员兼职管理档案,这些基层人员由于缺乏专业知识和技能,对档案的管理还停留在整理文件、摆放文件这个层次,有时为了应付上级领导的检查,只能草草交差了事,这严重影响了企业的档案管理水平。(2)档案管理人员整体素质偏低。在大部分人看来,档案管理属于后勤工作,认为这样的工作没有什么技术含量,因此企业在招聘人时通常不会对应聘者的学历、专业素质、理论知识水平提出太高的要求,这导致招进来的管理人员普遍缺乏现代档案管理意识,加之他们的知识比较贫瘠,根本无法发现文件中的不妥之处。笔者了解到,一些电力施工企业中的“元老级”档案管理人员在工作时都抱着一种得过且过的状态,加之企业缺乏科学的激励手段,很多学历高的新人都不愿意从事这份不具备任何发展前景的工作。(3)档案管理人员流失严重。由于企业长期不重视档案管理工作,这容易使员工渐渐丧失工作热情,认为做好做坏都一样;还有一些员工因为工作待遇偏低、发展前景不广阔而选择了跳槽,人员的流失使严重影响了企业管理人才队伍的建设。

2.3 档案管理与需求脱节

随着社会的进步与发展,越来越多的企业意识到了档案管理的重要性,但依然有小部分企业在实践中暴露出了与需求脱节的现象。首先,档案资源过于单一。有些电力施工企业的工作人员在管理档案时只知道收集于科研设备、基建有关的资料,忽视了业务资料、声像资料、实物档案资料的收集与整理,从而使档案的完整性大打折扣。其次,档案管理人员重“藏”轻“用”。个别管理人员认为档案都是一些历史数据,对企业当前的发展没有什么促进作用,也不产生任何经济价值,因而忽略了对信息资源的开发与更新。再次,档案源流失。受各方面因素的影响,有些档案在保管过程中会出现遗失、断代的现象,这严重影响了档案的完整性、系统性。

2.4 档案管理缺乏规范性

目前,我国大部分电力施工企业还为针对档案管理工作制定配套的工作标准和规范,这会使档案管理的规范性大打折扣。有些企业在管理档案时暴露出了缺乏档案分类、保管期限划分不明确的问题;有些企业则由不同的人管理同一类档案,这很容易造成案卷标题不规范、档号不明、分类不对、机构划分不准、组卷混乱的问题。

2.5 档案管理设备过于陈旧、落后

随着电力企业的腾飞,传统管理方式和设备已无法满足其管理需求。现阶段,还有许多企业在采用人工操作的方式管理档案,这种管理方式既缺乏效率又容易出错。总的来说,硬件设备上的缺失已成为了制约档案事业发展的重要因素之一。由于缺乏先进设备的支撑,有些企业的档案房内已出现了虫蛀、发霉的现象,加之缺乏配套的防盗警报措施,资料外泄也是常有的事。有些企业的档案室内连基本的硬件设备(如刻录机、打印机、微机)都没有,又何谈建立档案管理系统,完善档案数据库呢？

3 提升电力施工科技档案管理水平的措施

3.1 树立档案管理意识

首先,要转变思想,正确看待档案管理工作,将档案管理工作渗透到企业管理的方方面面,将其上升到企业发展战略的高度,做到定期研究、分析与检查。其次,端正工作态度。档案管理部门的带头人要定期向上级部门汇报档案管理工作进度和计划,坚持学习,用科学知识武装自己,做好带头工作,定期组织下属员学习档案法律法规,以积极、乐观的态度应对工作中的困难。再次,加大宣传力度。要通过不断的宣传纠正“档案管理工作无法创造经济价值”的错误观点,通过典型案例分析使员工认识到档案管理的意义。

3.2 建立档案管理网络,对档案进行集中管理

作为电力施工企业管理工作中的重要一环,档案管理工作的质量直接决定了电力工程档案的完整性与系统性,只有严格按照相关的规范标准,落实好档案管理工作,才能确保企业各个环节的正常运作。企业可以通过成立档案工作小组的方式对所有工程档案进行统一管理,由主管档案工作领导带领专职档案人员全面负责档案资源的调配与使用。另外,还要明确各位档案管理工作者的职责,以免发生相互推诿责任的现象。

3.3 加强档案人才队伍建设,提升业务素质

档案管理工作是一项专业性极强的工作,尤其是电力施工企业科技档案管理工作,没有一定的电力知识水平以及管理技能是无法胜任的。可以说,档案工作人员的专业知识越丰富,其在工作上就越得心应手,也不容易出错。所以,电力施工企业档案管理人员在日常工作中一定要坚持学习,利用业余时间丰富自己的知识,熟练掌握工作中的每一个细节;遇到问题时要主动向领导和前辈请教,以尽快掌握管理技巧和方法。另外,要主动向领导汇报档案工作进度以及人员变动状况,以便领导下达任务。

3.4 建立完善的档案管理制度

为明确档案管理人员的职责,电力施工企业要构建完善的档案管理工作制度,及时对岗位职责和管理内容进行补充与修改。当然,在构建配套制度时,一定要做到实事求是,与时俱进,以免影响规章制度的可操作性。在执行制度的过程中,档案管理部门必须恪尽职守,作为档案规章制度的制定者,其更应该在工作方面起到带头和表率作用,尤其是在奖惩方面,要做到“有过必罚,有功必赏”,这样才能体现制度的权威性。为充分发挥档案管理制度的优越性,管理人员要对文件进行仔细地检查之后才能归档,以免影响档案资料的准确性、完整性、系统性,因为只有从源头抓起,才能满足企业内部各个部门对档案资料的需求。

3.5 以互联网为依托,创新管理方式

企业开展档案管理工作的目的是为了更好的开发和利用档案信息,所以严格按照要求做好档案的收集、归档、储存工作,可以为企业开展其他方面的工作提供便利。对电力施工企业而言,电力工程档案的形成离不开各位工作人员的努力,他们利用自己的专业知识和技术将文件通过整理之后转化为了宝贵的信息资源,然再在根据各个部门的需求,将档案发送出去,充分发挥档案信息的作用和价值。

3.6 购置配套的档案设备设施

档案管理工作的顺利开展离不开基础设施、设备的支撑,尤其是电力施工企业,更是要通过引入现代化的设备,提升档案管理的现代化水平。随着科学信息技术的迅猛发展,人们的工作、生活方式因互联网的出现而发生了天翻地覆的变化,档案工作也必须以互联网为依托,将自己的优势展现在人们面前,向其证明自己的价值。在过去,人们总是认为档案管理工作缺乏技术含量,而且毫无发展前景可言,但现如今,在科学技术的支撑下,档案管理工作的社会地位已越来越高,面对这样的情形,各企业更应该主动引入各种有利于促进档案管理工作发展的设备、设施,比如,引入现代化的密集架取代铁柜,修建新的档案库房;购置光盘库、数码摄像机、光盘刻录机、扫描仪、复印机、计算机等基础设备。

4 结语

档案管理工作是企业顺利开展其它工作的重要保障,是企业不可多得的资源与财富,更是一项需要投入精力和时间的工作。作为整个电力施工档案的集散地,档案室的作用就是对企业上下的文书、科技、财务文具与资料进行集中式的管理,并根据各部门的实际需要,将档案发送出去。科学规范的档案管理起到了强化企业管理能力的作用,实现了企业对档案信息资源的持续开发和利用。电力系统档案管理工作的成败关系到企业经营的质量,也关系到我国电力经济的发展。通过规范档案管理制度,提高档案管理着素质,加大硬件投入等措施,不断提高我国电力系统档案管理工作的质量和效率,从而促进我国经济的健康发展。

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[3] 吴玉姝.电力企业档案服务创新的思考[J].云南电业,2007(07).

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