谈对档案管理适应信息化发展的探讨

钱凯

肇东市总共会

谈对档案管理适应信息化发展的探讨

钱凯

肇东市总共会

档案管理信息化一直是新时代档案管理追求的目标，上个世纪末开始的计算机信息技术的高速发展是我国档案信息化管理的契机。本文首先对档案管理应向信息化发展及所遵循的原则进行阐述，然后就当前档案管理信息化的现状进行了初步的分析，最后探讨了档案管理信息化发展过程中应采取的具体措施。

档案管理；信息化；发展；原则；措施

在现代社会迅速发展的情况下，信息化技术的应用范围越来越广，尤其是档案信息化建设以及档案信息化的发展已经成为了现代信息社会的一个必然需求。并且党和国家也在社会发展的过程中提出了——以信息化带动工业化发展的战略目标，再到国家档案局所提出的——以档案信息化促进档案事业发展的目标。各个方面的社会趋势都使得档案信息化是发展建设工作成为了为现代社会服务的必然措施。下文主要针对档案管理适应信息化发展进行了全面详细的探讨。

一、档案管理信息化及原则

档案信息化的档案管理模式应当以我国的档案实体保管转变作为根本的目的，将以往的模式转变成为以数字化形式存在的形式。并且在这一过程中，还要切实有效的实现档案的网络化，让信息的利用方式更加便捷；要实现档案信息所具有的传递、接收、存储、提供这整个操作流程的一体化发展；要保证信息档案能够最大限度的贡献，只有在这样的情况下，才能够使得档案管理模式完全革新。

档案管理信息化遵循什么原则呢？

1、规范性原则。目前，人们在档案管理工作中人们必须要对档案工作的规范和相关标准来对其严格的要求，从而实现档案工作的现代化管理，使其档案工作的质量和效率得到有效的提高。而且随着社会的不断发展，人们也将计算机信息技术应用到其中，这样使得人们在对档案管理的过程中，可以将相关的文字信息转化成电子数字化信息，而且我们也可以将档案文档转化为电子文件，这样不仅方便了人们对档案信息的管理，还实现了档案管理工作的标准化、规范化和有序化，从而使得的档案管理工作的质量得到有效保障。

2、安全性原则。伴随着网络信息化时代的到来，人们也将许多先进的科学技术应用到了档案管理工作中，不过，由于档案信息化管理的过程中，网络信息的安全性存在着一定的问题，因此我们还有采用相关的网络安全技术来对其进行相关的处理，从而使得档案管理信息工作的安全性得到有效的提高，这样就有效的保障了人们在档案管理的过程中，档案信息数据出现遗漏、丢失等方面的情况。

3、效益性原则：档案管理信息化的建设是一项复杂的系统工程，需要我们在实际工作中投入大量的人力、物力与财力，因此我们必须要以效益性原则为基础，根据档案信息管理工作的实际能力，在原有基础上不断满足用户的要求，选用数字化的内容，档案管理信息与数字化必须要与社会的热点相互结合，通过充分利用信息而提高其社会经济效益，实现档案的信息化与数字化，从而提高其经济利益。另外，我们还可以通过馆藏资源建设来实现档案的信息化与数字化，为用户提供更加优质的服务，为档案管理创造更多价值与利益。

总而言之，在当前的社会发展中，档案管理必须要朝向信息化不断发展，这样才能够适应社会的发展，才能够为用户及社会提供更加优质的服务。

二、档案管理信息化的现状

就我国当前的档案管理信息化情况而言，随着无纸化办公理念的不断深入人心，在企业办公中，利用信息化技术来管理档案资料和办公文件已经成为一种常见现象。信息化社会的发展促进了档案生成方式的改变，当纸质文件逐渐转变成电子文件时，相应的档案管理方式也必定会随之发生改变。综观我国当前的档案信息化管理，尽管管理形式已经有了根本上的改变，信息化程度也有了基本的普及，但从技术手段上来说，档案管理信息化中所引入的各项新事物在实际应用时还是存在一定的问题。主要表现如下：

1、信息管理软件不统一。当前，各大企业在档案管理工作中所采用的信息化管理手段大不相同，与管理技术相应的管理软件也同样存在差异。且不论软件的机型机号，单就功能特点而言，各大企业所使用的档案管理软件都是不同的。拿计算机来说，当前市场上所拥有的计算机机型很多，不同企业单位在配备计算机时，所选择的计算机型号也不同。如果工作需要，想将某一企业的计算机系统移搬到另一企业中加以应用，由于计算机型号、规格不同，所以极有可能发生不适用的问题。由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息化的进程。

2、档案管理基础工作标准化、规范化仍需改进。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差。案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案工作信息化。

三、加强档案管理应向信息化发展及措施

《全国档案事业发展“十五”计划》把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并入国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。

1、加强基础设施建设。电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。

2、加强档案信息资源建设。档案的信息化：所谓档案信息化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。

（1）加强电子文件的管理是做好档案信息化的关键：做好档案归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效应。

（2）解决好档案电子文件的保存问题：以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存。因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证。所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

3、档案信息化人才的培养。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了，因此，实现档案信息电子化，首先要有现代化的人。管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。要熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法。因此必须通过各种途径加强档案业务人员培训工作，提高档案业务人员的管理水平。