人事工资管理系统

杨森香

(北京农业职业学院,北京 102208)

人事工资管理系统

杨森香

(北京农业职业学院,北京 102208)

本文针对当前数字校园建设中所存在的人事工资管理问题,提出在不增加任何硬件设备的基础上,以低成本高效率的方式提供与现有财务软件进行对接,并支持管理员工工资信息的解决方案。它具有简易数据导入、快速分类查询的特点,可减少人事管理中对员工工资的维护、提高数据追述性。该系统的实现为人事工资管理提供了新的思路和解决方案,对数字化校园建设具有参考价值。

人事管理 工资管理 财务对接

1 背景及意义

员工管理是人事管理的一个重要内容,随着人员数量增加、以及员工管理的改变正在随着移动互网技术的发展,提供更为便捷的信息共享与管理手段。员工管理工作因为员工组成的多样性、工资条目因受到多种条件的影响而不同、加之多年来离退体人员的变化及多年来学校人事制度的变更,使得人事工资管理变得越来越复杂。员工管理既涉及到劳动人事的管理、企业财务管理等,所以员工管理需要和人事管理相联系,同时连接工时考勤和医疗保险等等,来生成每个职工的基本工资、津贴、医疗保险等。早期的员工统计和发放都是使用人工方式处理纸质材料,不仅花费财务人员大量的时间且不易保存,往往由于个人的因素抄写不慎或计算疏忽,出现员工统计错误的现象。基于以上原因,员工管理系统使用电脑安全保存、快速计算、全面统计,实现员工管理的系统化、规范化、自动化。便于现有人事管理与财务管理在内部信息的共享,对人员的工资信息在多维度进行分析管理,对优化和调整工资管理具有良好的信息支撑作用。

2 系统分析

目前用人单位普遍配备了财务软件,工资管理仅是管理人员与财务人员间的信息独享,在手机都可以支付出租车费的年代,个人想了解自己的工资信息都非常困难。实际的人事工资对企业大都还是采用工资条的方式,有的只是一条非常简单的短信,想了解工资组成及近五年来的工资收入情况基本是不可能的事。财务并不为个人提供这样的信息服务,建立的管理系统成为了信息孤独岛,各国都在发展大数据,而大数据对信息的共享与透明使用更是受到人员的关注。出于对敏感性信息的保护与管理需要,大部分的个人工资信息是可以个人公开的,而社会发展与技术进步正在为实现人事工资的个人信息共享提供技术手段与解决方案。

图1

图2

表1

目前我院的人事工资管理主要是使用一套商业财务管理软件的方式,单机管理所有院内员工的工资信息,员工的工资信息发布与通知多半采用人工管理模式。每个月由财务人员统计院内四大类员工的工作时间,休假状况,加班情况,奖金,保险等类别繁多复杂的工资信息,然后打印成工资条,分别发给各科室。

在个人信息安全性方面,这种方式欠妥,过于公开了个人工资信息;同时工资条的方式在实际使用过程中,经常发生丢失;员工对个人工资更是难于实现管理,例如员工想了解从工作以来自己的人个工资年增长率是多少,每个月奖金及个人补助占了工资的多少等。这些对每个员工非常基本的需求,目前都非常难以满足。

图3

图4

3 实现方案

根据人事工资管理中出现的一系列问题,需要设计一套完整的人事工资管理系统,支持在线移动端个人工资查询和管理,并支持与现有人事管理数据对接,通过数据导入的方式与财务软件连接,发布员工工资信息,生成每个职工的基本工资、津贴、医疗保险、保险费、实际发放工资等。

工资管理系统不仅方便管理,而且信息透明化,易于查询和管理。它包含了三大模块:系统维护模块、员工工资管理、职工工资管理模块。职工查看模块主要是每个职工可以看到自己每个月工资情况、及个人工资组成分析、历史数据统计管理。

4 系统设计

工资管理系统是帮助管理职工工资的系统,本系统是由员工基本信息管理、个人工资查询、工资管理和用户管理等几个功能模块组成。

根据以上的功能结构,将工资管理系统的数据分为如下几个部分。

4.1 数据输入部分

由管理员将每个月的工资表,一次性按月为单位导入系统,工资表可以是从现有财务管理软件中导出的详表,也可以进行直接的数据对接。

4.2 数据输出部分

数据输出部分主要是显示各种数据的查询与统计。支持对单员工的信息查询、本月工资信息,统计某个部门某月工资信息的总和,统计本单位某年工资的信息等。

4.3 数据处理部分

此部分主要是对一些修改后的信息的处理工作。支持员工维护与管理,同时也支持个人对自己的信息进行维护。

5 设计方案

人事工资管理系统是为在校园内数字化提供的一个可以集中管理工资数据的软件系统,总体上构建为一个B/S结构的管理模式,总结出系统结构图如表1。

5.1 数据管理

系统提供管理员身份进行数据导入,数据进行系统后,自动根据指定日期分配工资数据。本功能合并了导入与更新功能,管理员如果想更新指定月份的数据,只需要重新导入一次即可生效（图1）。

5.2 工资管理

管理员在员工信息管理模块对所有员工的有关工资等级的所有信息(包括岗位工资,工龄,保险金等)进行输入以后,再根据不同岗位、工龄所对应的不同工资数,在工资汇总模块中自动对每个员工的工资进行汇总,生成每个员工的最后工资(图2)。

支持分年分月查询快速检索,同时分类显示现有员工信息。

5.3 查询与维护管理

每个员工都有权知道自己每个月工资是如何生成的。当然,在管理员的管理过程中,有可能因为粗心等一系列原因而输入了错误的信息,或者信息没有进行及时得更新,从而导致了某个员工的工资错误。所以,每个员工不但可以查看自己每个月的工资,而且也可以查看个人的信息,以此来保证工资的正确性,也是对管理员工作的监督。

“个人信息”就是用于查看自己的信息。包括部门,职位,工龄等信息（图3）。

管理员可对所有人员进行维护,个人仅能看到和修改个人账户信息（图4）。

6 测试及使用

为了保证系统能够达到正常的使用,从2014年7月到2014年10月进行了为期三个月的全面测试运行。在整个系统中有三个内容最为重要,它们影响着整个系统的性能、安全性、及稳定性。

6.1 数据量

测试系统上线后,共导入从2012年1月至2014年7月的31个自然月工资数据,共计58M数据,形成16000多条数据。

6.2 性能与稳定性

测试系统在3个月中,共计被测试访问35976次,其中来自移去终端的访问有11600多次,PC端的测试使用了测试脚本进行了2万多次的模拟测试。在整个测试过程中,PC端的测试未出现任何问题,服务端的内存和I/O均表现正常,但是在终端测试过程中出现过多次查询过慢的情况,根据分析发现是移动端接口的问题,正式上线后,使用统一的无线内部网接入可解决此问题。

7 结语

经过对系统的调试和试用之后,系统达到了符合设计要求和实际需要的,并具有管理效率高,相对传统的管理方式,本系统在工作效率上具有很高的优越性;支持灵活的部署,由于使用了信息的分类处理方式,在数据导入和查询过程中都有较好的响应;支持以不同的角色来区分它的管理内容,对提高管理的安全性具有很大的作用。同时它具有管理日志的自动生成,记录每一个管理人员的日常操作日志;有效改善了员工对个人工资数据的透明性管理,对提高员工人事管理能力发挥了积极的作用。

[1]劳顿等著.管理信息系统,机械工业出版社.2011-5-1.

[2]吴洪波著.管理信息系统,科学出版社.2011-6-1.

[3]李刚著.人力资源管理信息系统,北京大学出版社.2014-6.

[4]黎连业著.计算机管理信息系统设计与实施,中国财政经济出版社.2011-3-1.

北京农业职业学院技术研发与示范推广基金项目 《人事工资管理系统研制》(项目编号:XY-YF-13-41)。

杨森香(1978—),女,内蒙人,硕士,职称:讲师,研究方向:Web程序开发。