浅析火电厂基建工程档案管理

崔晓鸣

摘 要：在改革的洪流中，档案工作的管理体制也在不断的变革和发展中。火电厂基建工程档案管理工作的重要性往往容易被人忽视，文章首先分析了基建项目档案的作用，用以说明其重要意义。然后分析了基建项目档案管理存在的问题，最后探究了加强基建档案管理的措施，旨在为档案管理工作提供借鉴。

关键词：火电厂；基建工程；档案管理；问题；措施

引言

档案工作的管理体制在经济体制和管理体制的双重变革下也在进行着革新。基建档案真实地记录着一项工程建设的立项、施工、工程竣工、验收等每个阶段的工作内容，是基建工程建设不可或缺的一部分。作为基建工程建设中重要的一环，提高和加强基建档案工作是值得探讨的问题。

1 基建项目档案的作用

1.1 基建项目档案是项目的前期文件经过鉴定、整理并归档形成的，反映了项目工程建设的全过程和的真实面貌。准确、完整、真实的基建档案是工程进行维护、改建、扩建使用的凭证。不完整、不准确、不系统的档案在其利用时其价值会大打折扣，并会影响其凭证依据作用的发挥，甚至会引起反作用，给工作造成损失，所以基建期间必须高度重视档案归档工作。

1.2 另外基建档案也提供了参考借鉴的作用，如单位某部门需要机组安装的具体位置时，就可以到档案室查阅相关的竣工图纸，这时档案室就发挥了很大的作用，实现服务功能。基建档案也是工程质量的反映，它是工程建设中和竣工验收时的必备依据，也是为投产后生产运行、检修、改建和扩建提供重要的依据。它是全部档案的一个重要组成部分，也是进行生产建设和科学研究的必要条件之一。

2 基建项目档案管理存在的问题

2.1 档案管理人员的管理意识有待提高，相关的责任领导在对于基建档案重要性的认识上没有一定的高度，宣传的力度也不够，在行政部门、工程部门、建筑单位之间没有建立强有力的沟通机制，缺乏应有的责任落实。对于内部管理，全局工作没有把握好。对于外部管理，没能全方位地监督和管理施工单位的工作进度，工程建设和档案相关的工作（收集、整理与归档）没有同时进行，基建档案归档工作没能跟上工程建设的步伐。

2.2 档案管理缺乏完善的制度，缺乏健全的规章制度，在管理和操作上缺乏比较规范的流程，所归档的资料与有关的档案规范的质量要求不相符合，一项工程所参与建设的单位比较多，而在基建档案管理工作程序中存在不规范，不统一，不完善等诸多问题。不健全的规章制度将直接导致档案工作标准的不统一，在一定程度上为基建档案工作设置了障碍。

2.3 施工单位人员缺乏档案的意识。这与其工作特点有关。流动性大、人员不稳定是施工单位的工作性质，相关的文件资料管理工作很难与之相匹配，资料流向也不甚清晰明了。很多从事档案工作的人员缺乏必要的专业知识，有的只是因为工作需要兼职、帮忙归档，不但缺乏专业知识，而且没有丝毫的归档经验，档案归档乱象丛生，这些都无法保障档案质量和规范性。

2.4 由于没有及时有效的对施工单位的过程中产生的文件进行跟踪，监督、检查、指导工作没有落实到位，执行档案归档过程中没有遵循相关的工作规范，没有检查施工单位交接时的竣工资料，加剧了验收工作的难度系数。

3 加强基建档案管理的措施

3.1 转变思想观念，加强档案意识，档案管理工作是基建档案管理人员所应该做好的工作，以务实的工作作风来提上基建档案管理水平。

管理部门、监理单位、设计单位、施工单位都隶属于基建档案工作涉及的单位，如果单一依靠档案部门很难在规定的时间内完成，所以档案工作人员应该最大限度地争取到各个部门的支持与配合，加强了各部门的协调与沟通，积极推广档案工作的重要意义。此外作为档案管理者也应该不断增强自身的责任感，努力提高工作的积极性，突显档案工作的重要性。

3.2 做好档案工作的根本前提是建立健全的基建档案管理制度，以国家的相关法律法规和工程的具体情况来制定管理体制，应该经由单位领导批准，按照规定执行。制定的管理制度应包括《工程文件管理制度》、《档案管理规定》、《档案管理网络》、《某某发电厂档案收集制度》、《工程竣工文件归档范围和归档要求》等等。文件归档范围、时间、程序、质量都涵盖在以上的制度中。这样明晰的档案制度，使得档案管理人员在实际的工作中有法可依。要保障基建过程中文件的收集齐全，进而为归档做准备，就要真真正正地将这些制度细则落实到各部门当中。

3.3 拥有独立的档案管理机构是各参建单位所应该具备的，设立专业的档案管理人员，其能够清楚的了解档案管理的相关职责。档案管理者和工程建设人员间的工作沟通和交流也是需要加强的。档案管理者还要对专业知识不断地学习，明晰各项档案管理制度。现实中往往存在参建单位人员多，流动性比较大的特点，一个工程中就要更换好几个档案管理人员，档案的管理交接工作没有到位，接任的管理者因为不了解情况，又没有进行深入的跟踪，造成了工作脱节，为归档工作增加了诸多不便因素，针对此情况参建单位应最大限度地提高档案管理者的薪酬待遇以便增强其稳定性，档案交接工作必须到位。对档案管理者做定期的业务培训也是必要的，用以增强档案管理者的业务素质。

3.4 严格地监督和管理施工过程中产生的文件在收集、积累、整理归档工作，及时更正不符合规范的文件材料，情节严重的需要限期整改，坚决返工。

3.4.1 在具体的档案搜集中，工程建设单位应该根据工程的具体情况，出具归档范围，基于此来确定文件的归档问题，只有这样的环环相扣才能保证需要归档的文件没有缺漏。将基建工程的各个环节进行有效的衔接，包括立项、勘察、设计等，一旦这些工作开始进行，档案的相关工作也应该紧随其后，只有同步了，施工文件才能以完整的形态呈现在档案工作人员面前。在具体的档案归档工作中，应该坚决按照国家相关的法律法规和规章制度，做到严格执行。作为档案工作人员要严格把握归档的质量，保障归档文件的真实性、完整性，文件缺失或是弄虚作假的情形应坚决杜绝，所有来往文件材料，施工单位都应该进行确认，以便做到完整、准确、系统，这也是保障档案质量的关键所在。

3.4.2 只有完整、系统、准确的档案才能充分发挥其在工作中的作用，因此在文件交接的过程要严把质量关，绝不能含糊。参建单位在移交档案时，应该填写好《档案移交表》，表内应填写好移交题名、移交时间、移交份数，文件有其他说明事项时可在备注栏中注明，建设单位清点数量齐全，检查资料合格后方可接收，移交人和接人分别签名并盖单位公章备查。在移交纸质档案的过程中应同时移交电子信息档案，并仔细核对电子信息的真实性，可靠性，统一性。如果没有按照要求移交完整的档案资料，档案室可以按合同的约定不予付款，这样可以对档案的质量进行有效地监督、控制、检查。

4 结束语

基建档案管理工作是基建工程项目的真实反映，正视其重要意义，提高档案的管理水平，真正实现基建档案工作价值，为的是更好地服务于社会发展。

参考文献

[1]孙冬梅.火力发电厂基建档案管理研究[J].才智，2013.

[2]陈秀菊.电力科技档案管理手册（第三版）[S].中国电力出版社.

[3]李和平.企业档案工作规范[S].中国档案出版社.