加强档案工作管理 服务卫生监督事业发展

文/张冬夏

加强档案工作管理 服务卫生监督事业发展

文/张冬夏

对卫生监督机构来说，做好档案管理工作，对积累执法经验和保证法律、法规的正确实施具有重要的现实意义。根据河北省档案局《关于省直机关所属单位“十二五”档案工作目标管理等级认定计划通知》（冀档办〔2011〕18号）精神，我局高度重视，对照河北省机关档案工作目标管理认定标准》，进行了认真自查，进而健全了管理制度，完善了档案设施，规范了各种档案管理，基本达到了AAAA级标准。现将自查情况简述如下：

一、强化组织管理，健全规章制度

自2001年建局以来，局领导高度重视档案工作，坚持把档案管理与监督业务工作同部署、同推进、同检查、同考核，大力推进档案工作的规范化、制度化、信息化建设。在主管局长的具体领导下，办公室具体负责档案管理，把档案工作列入了每年的工作计划，所需经费等问题给予及时研究解决。

（一）规范档案机构设置。我局从2004年正式明确了档案管理机构，明确档案管理工作由办公室负责，并设置了专职档案人员。设有档案室、库房、阅览室，各处室分别明确了一名兼职人员为档案管理员，形成了以档案室为中心，各处室分工负责的管理体系和管理网络。

（二）集中统一管理单位档案。档案室对各处室文件材料及时收集整理，对执法档案、会计档案、实物档案等各种门类和载体的档案实现了集中统一管理。

（三）采取多种形式学习宣传规范性文件。档案工作纳入了办公室年度工作计划和年终总结，办公室负责人定期在述职报告中汇报档案工作，接受局党组和局干部职工的监督。

（四）加强档案人员培训，提高业务水平。开展档案规范化管理活动，关键在人，必须要有一支能打仗、愿打仗、打得赢的人才队伍作保障。我局专职档案管理人员具备大学本科学历，遵纪守法、政治可靠、爱岗敬业，具有较强的业务能力。多年来，我局档案人员积极参加省档案局组织的培训活动，及时掌握国家的档案管理政策，丰富档案管理知识和技能，档案管理水平不断提高。

（五）建立健全各项档案管理制度。制定各类档案整理规则、案卷质量标准和防灾应急预案等，统一管理各类执法文书、照片、实物等各种门类和载体的档案。在日常工作中，我们逐步健全了文件收集归档制度、档案保管、整理、保密、统计、利用和鉴定销毁、档案库房管理等一系列档案管理制度，不断推进我局档案的制度化建设。

二、抓住关键环节，加强档案业务建设

在档案业务建设过程中，我们抓住收集归档、整理、保管与保护等关键环节，努力把每个过程、每个细节做实做好，做到了“三化”，即收集整理系统化、保管保护安全化、设施设备齐全化。

（一）收集整理系统化。按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书归档保管期限规定》，结合各处室工作职责范围，我局修订了《各处室文书档案归档范围、保管期限》，使归档范围有章可循，更加科学、规范，符合国家新标准。各处室每年按归档范围和文书归档保管期限按时归档。努力做到执法档案及时收，常用文件定时收，责任到人督促收，发现不全反复收。在做好文书资料收集的同时，还注重声像档案和实物档案的收集，尽力做到不缺不漏。

（二）档案整理标准化。档案分类方案规范，全宗内档案分类合理，档案整理质量符合国家和省档案局规范要求；保管期限划分基本准确，文件排列有序，编号准确，加盖归档章，档案整理规范。目录编制严格按照全宗、类别编制了各门类、载体档案文件级目录，以及职称评审、科研成果等专题文件目录。

（三）保管保护安全化。硬件设施方面，做到了档案库房、办公、阅览三分设，库房面积充足，布局合理，便于工作；库房管理规范、档案排列合理；库房干净、整洁温湿度基本符合标准。

（四）设施设备齐全化。我局有充足的档案金属柜、密集架，卷皮卷盒规格、式样基本符合国家要求；配备了档案所需设施设备，有吸尘器、装订机、打印机、复印机、计算机、服务器、扫描仪等设施，能够满足档案工作的需要。

三、档案信息化建设情况

我局将档案信息化建设纳入机关信息化建设，与局信息化建设同步发展。档案管理软件经省档案局（审定）认可，符合《档案管理软件功能要求暂行规定》，具备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能，系统应用良好。目前，建立了全部文件级目录数据库。对永久档案进行了扫描，实现了数据图像的目录数据挂接。各处室可通过局域网对归档文件进行目录查询工作。档案系统采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。切实做到档案“资料全、甄别准、查询快”，提高了档案管理的工作效率。

四、档案开发利用不断加强

档案工作的根本目的在于利用，而服务工作的好坏直接影响利用效果。我局在档案开发方面成效显著：档案室借阅条件良好，复印方便，有借阅登记册；能够提供直接查阅、电话调阅等多样利用手段。案卷排列规范有序、布局合理、分类清楚，按年度-保管期限-组织机构排列，从左到右、从上到下，档案排列整齐，编号规范，指引卡标示清楚。查阅迅速准确，准确率达100%。近3年来，共为局内各处室提供各类文件资料查询服务3000多件次，为推进卫生监督体制改革提供了重要依据和准确的信息，提供了重要服务和保障。

五、存在问题及改进措施

由于种种原因，目前我局的档案管理工作还存在一些问题和不足，如受硬件建设的影响服务器不够大，扫描挂接速度较慢，对照片、实物档案的收集不够及时、不够齐全等。今后，我们将从以下三方面改进，一是按要求对全部永久、长期档案进行扫描。二是在齐全完整上再下功夫，不断提高档案人员业务水平。三是创造条件对重要实物档案举办档案展览。

随着卫生事业的发展，档案服务范围不断拓宽，领域不断延伸，我们将紧跟时代需求，以档案目标认定为契机，进一步充实、完善并加强档案管理的各项工作，使档案工作更加全面、科学、规范，充分发挥档案“资政惠民”的作用，更好地为本单位服务，为全省卫生监督事业服务。

（作者单位：河北省卫生和计划生育委员会综合监督执法局）