从秘书岗位职责谈企业秘书队伍建设

文/余雪如

一、“秘书”的定义及基本要求

近年来，“秘书”一词在国内被附上不少神秘色彩，关于秘书的培养和角色定位也成为热门话题。而社会舆论对“秘书”往往存在理解上的偏差，并常从个别的秘书成长轨迹误读了实际的秘书培养工作。如何正确理解秘书工作？如何培养秘书人员？首先要对“秘书”有正确认识，本文将从词源上追溯秘书的应有之义，以求准确对秘书岗位职责进行定位。

（一）秘书的定义及岗位职责。在中国，“秘书”一词最早出现于汉代。最初的含义主要是指物，即宫禁内收藏的各种经典文献，由于一般不予公开，故称为“秘书”。东汉后期，“秘书”不仅指物，也指机构和人员。当时的秘书工作者，被称为“史官”“御史大夫”“尚书”“长史”“主簿”等。辛亥革命后，“秘书”一词从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。同时，对各级政府中从事秘书工作的人员或相关职位均以“秘书”相称。在国外，秘书（Secretary）有两种含义。第一个字母S大写时，指部长或大臣，是政府部门高级官员。第一个字母s小写时，泛指受雇佣在办公室中从事处理信函、保管档案、安排业务等普通意义上的秘书工作人员。

目前“秘书”通常是指我国党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校中的一种辅助管理的岗位职务，是领导身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。秘书基本职责是负责公文处理、综合材料、政务信息、督促检查、值班管理、会议组织、综合协调领导公务安排等工作。

（二）秘书的基本素质。对待工作要有高度的责任心。秘书工作具有贴近领导的特点，往往涉及企业发展的重要决策，可谓是“牵一发而动全身”。因此，秘书首先要具备高度的工作责任心，要保持对工作一以贯之的良好态度，务实勤奋，认真负责地对待每一项工作，一丝不苟地完成每一次任务，用心、细心、全心地做领导的好参谋、好助手。

对待工作要有强烈的认同感。秘书工作繁杂、突发事情多，常常是“白加黑”“五加二”，呕心沥血，工作强度大，任务要求高。这便要求秘书人员要认识到自身岗位的重要性，进而以饱满的热情、充分的激情投入工作。优秀的秘书往往是经常在休息时间加班加点的“工作狂”，同时也是乐于奉献、善于苦中作乐的“乐天派”。他们能够认同秘书角色并发挥参谋辅助作用，眼里时时有活，心里时时琢磨，在工作中不断“充电”，实现了快速成长。

二、企业秘书培养的主要思路

上面论述的秘书基本素质及工作要求，对企业秘书同样适用，同时也决定了企业秘书培养工作的基本目标。作为某大型国有企业办公室分管秘书工作负责人，笔者根据多年工作经验，总结出以下几个方面开展企业秘书培养工作。

（一）“勤”字当头。促使秘书在勤学巧干上下功夫，打造高效率、高素质秘书队伍：要促使秘书“勤学习”。从政治理论、综合业务和能力素质三个方面入手学习锻炼，不断提高讲政治、懂政策、有头脑、会工作4大基本功，让秘书成为政治上坚定、思维上清晰、材料上会写、口头上能说的多面手。要促使秘书“勤服务”。让秘书坚持“八不”服务理念，即不让领导布置的工作在手中延误、不让传递的信息中断、不让正在办理的文件积压、不让各种差错和失泄密现象在自己身上发生、不让各种不正之风在自己身上出现、不让来办事的同志在自己这里受到冷落、不让领导的声誉在自己这里受到影响、不让企业的形象在自己这里受到损害，不计名利、忠于职守、扎实工作。

（二）“严”字成规。立足于秘书队伍“制度健全、管理严格、纪律严肃、号令畅通”的形象定位，让“严”字时时处处都成为秘书工作的标准规范：严守规范。依据“细要求、便操作、严管理”的原则，对企业秘书业务规范进行明确并严格执行，尤其是办文、办会、办事程序，做到方方面面有制度，每岗每环有定则，有条不紊、运转规范。严明责任。结合各位秘书人员的专长，明确工作职责。在此基础上，按照“量力而行、适度提高”的原则，做到事事有人干、人人有专责、办事有准则。严把公文关。严把行文价值关、法律政策关、文字格式关和会签手续关，提高文件质量，力求每份公文都是“精品”，同时及时准确办理好每一份文件，杜绝错送、乱送和积压文件的现象。

（三）“细”字在心。注意培养秘书从细处服务领导，从小处谋划全局，更好地发挥“参谋助手”作用：沟通协调要仔细。重点培养秘书仔细把握领导工作习惯，更好领会领导意图，做到第一时间吃透上情，同时要求秘书主动加强与各业务部门负责人主动联系、互相通气，共同围绕中心工作开展服务，确保各项工作高效运转。信息服务要精细。着眼于当高参、议大事、出精品，对大量、零散、粗浅的信息进行筛选、归纳、分析、综合，选择领导及上级机关最需要了解掌握的内容及时报送。领导日程安排要明细。规范协调工作，坚持原则性与灵活性相结合，对领导的公务活动进行统筹安排，能减则减，能免则免，提高行政效率。

（四）“实”字落地。秘书工作无小事，件件都要“抓落实”。秘书所承接的任务往往都是领导布置的、涉及企业重要决策的工作，必须件件抓落实：抓好督办工作的落地。在决策督查上下功夫，突出对各级各部门主要领导落实上级部署情况的督查；在专项查办上下功夫。按照分级负责、分流查办的原则，健全拟办、交办、催办、反馈督查等一系列工作制度，使查办工作做到件件有着落、事事有回音；在督查落实上下功夫，及时对落实上级决策部署的情况予以通报。抓好文稿服务工作落实。文稿写作是秘书人员的“看家本领”。要求秘书做到三点：一是“站得高”，要善于站在领导的层次上分析思考问题。二是“想在前”，增强文稿写作的预见性。三是“跟得紧”，紧贴本单位中心工作，实现与领导思维的“同频共振”，写出合要求、有干货的综合文稿材料。

三、企业秘书队伍建设具体举措探索

在大型企业中，办公室秘书人员往往会按照工作业务线条进行细分，跟进对各分管领导的服务工作，负责联系专业线工作，必须要起到专业“代言人”的作用。这便对秘书队伍综合素质提出了较高要求。近年来，笔者牵头对所在企业秘书培养工作进行了多项创新性、提升性的实践探索，在秘书业务水平提升、后备力量储备、秘书人才发展等方面取得了实效。

（一）推动秘书队伍业务水平提升。一是让秘书上讲台。每周开展秘书内部业务培训，推行“人人上讲台”活动，重点学习秘书岗位操作说明书、上级领导讲话精神；开展经验分享活动，对近期文稿写作、办文办会等工作进行回顾总结，在交流中提高水平。二是让秘书走出去。建立秘书下基层锻炼学习机制。每季度到基层单位或业务部门跟班学习；有计划安排秘书到政府部门学习锻炼，扩展秘书视野，并要求每年撰写深度调研报告，更深刻理解办公部门运作。三是建立秘书工作资料体系。编制秘书业务指导书，按照每日、每周、每月分类梳理固化日常工作，形成可行的操作手册，并作为新秘书人员上岗前的培训手册；建立秘书学习资料库，整理企业历年文秘工作资料，分门别类建立索引，作为秘书人员学习文库和借鉴参考的资料库。四是建立重要文稿写作机制。对企业工作报告等重要文稿写作，按照“先分后合，集体创作”的思路开展工作。首先由各秘书先行搜集资料并列出提纲，再组织全体秘书和业务骨干讨论，磋观点、理思路、嚼文字。在此基础上，再以提纲分条块由秘书分线撰写，最后由秘书部门负责人统稿并组织讨论，形成初稿后送办公室负责人审核把关（如果较重要的文稿，还需征求业务部门意见修改完善），再以送审稿呈交领导审阅。这种模式有助于形成高质量文稿，确保文稿的整体性、全面性和严肃性。

（二）储备秘书队伍后备人才。一是建立跟班学习机制。有计划安排各部门写作骨干、各下属单位秘书人员到办公室秘书部门跟班学习，形成有序的学习锻炼机制，为企业储备秘书后备人才队伍。二是推行“学习锻炼岗”模式。加大后备队伍的储备和人才培养，有针对性地培养一批写作骨干，用2～3年在企业打造一支综合素质高的后备队伍。三是举办文秘业务专业竞赛。在企业内部组织开展秘书人员练兵比武，为企业办公部门发现人才、培养人才，形成秘书人才的储备梯队。

（三）锤炼秘书队伍发展潜力。一是推动秘书深度介入专业业务工作，培养系统的思维能力，着眼于当高参、议大事，撰写高质量的综合文稿，实现从秘书“跟线”到“专业”的转变。二是加强秘书团队作风建设，在信息工作、政务协调、文稿把关、督办等方面激发秘书队伍的积极思考、主动作为能力，形成“认真负责、主动靠前”的作风。三是强化秘书的大局观念。企业秘书历经2～3年的锻炼之后，基本都提拔成为专业管理骨干或是下属单位办公部门负责人。在日常工作中要有意识地锻炼秘书的大局观和管理思维训练，加强秘书对工作的研判性、前瞻性及全面性认识，尤其注重通过工作任务培养秘书人员具备系统思维、担当意识、效率意识、质量意识。

秘书是企业重要辅助管理岗位，其岗位职责决定了工作素质和工作要求。要做好企业秘书队伍建设，必须结合秘书岗位职责来确定目标方向，从勤、严、细、实等方面加强对秘书观念、素质、能力等方面的培养锻炼，同时还需着眼企业长远发展，加强对秘书业务水平提升、人才储备、综合素质等方面的统筹考虑，打造“政治上强、业务上强、业绩优秀、团队优秀”的秘书队伍。