职业院校二级学院档案管理模式探讨

2014-12-03黄建辉

办公室业务 2014年24期

文/黄建辉

职业院校二级学院档案管理模式探讨

文/黄建辉

职业院校里的二级学院，档案管理十分重要。虽然校一级有完善齐全的档案管理制度和管理机构，但是，随着学校学生人数和教职工人数的不断扩大，一些校级档案管理的功能逐步下放到二级学院，这时，二级学院的档案管理就越来越显得重要了。结合工作实际，笔者就有关职业院校二级学院档案管理模式作以下探讨。

一、现有档案室基本情况

以笔者所在单位的档案室为例介绍情况如下：

本单位为职业院校的二级学院，学院于2008年4月成立，教职员工52人，其中5名正教授，13名副教授，15名博士（3名博士后）。学院从2008 年4月开始建立综合档案室。档案室35平方米，分两间，一间保存试卷和教学资料，一间为期刊图书阅览室。档案室设有档案橱柜10个，能容纳几年的各类档案，配备有空调、碎纸机、保险柜等设备（无配备电脑）。另外，各专业、各教研室有各自的档案柜，有关的资料自行保管。该综合档案室配备兼职管理员1人（编外人员），无专职管理人员。该档案室的最大功能就是存放每年的考卷、教学文件、期刊保存、获奖奖品证书、部分书籍等。

二、现有档案室优缺点分析

现有档案管理模式的优点，一是没有专职的档案管理员，大大节省了管理成本，当前只有一个兼职档案管理员，人员精简，节约了成本。二是功能简单，易于管理，现在的主要功能就是存放，保证安全，保证存放完整，只要需要时，尽快找到就达到目的。三是由于部分资料存放在各教研室各专业，减少了综合档案室的空间压力，也减少了管理员的工作强度。四是独立一间档案室是开放式的，方便教师自行阅览期刊，受到广大教职员工的欢迎。

但是，这样的档案管理模式，存在许多缺点：一是没有设立严格的档案管理制度，例如什么样的资料要存放、存放的年限，什么样的资料属于高级（特级）保密资料，什么样的资料可以外借以及借阅手续规定等等。二是没有采取科学的手段进行管理，还是采取手工管理的模式，经常出现领导需要找某份材料，管理员要很久才能找到，有时甚至出现找不到的现象。三是资料存档的位置和分布不合理，需要保密的材料与普通的教学资料存放在一起，容易引起教师之间不必要的误会和冲突。

例如有一位教师，在借阅教学任务书的时候，无意间看到了某一年的教学质量评优情况表（属于保密的资料，不公开是学院规定的，为善意的保密），他看到专业主任给他打的分数很低，对比另一些老师的分数后，他立即与专业主任理论，并发生了不愉快的冲突。这就是存档不合理的原因导致的，是一次深刻的教训，所以，对档案管理的模式进行改进非常必要。

三、对现有档案管理模式的改进建议

结合笔者所在单位未来的发展规划及实际情况，对现有档案管理模式提出以下几点改进建议：

1.职业院校二级学院领导要重视档案管理，要建立档案管理领导小组。加强档案工作，开展学院档案综合管理工作是实施国家《档案法》的重要内容之一。学院要建立档案管理领导小组，应安排一副院长担任领导小组组长，综合管理办公室主任具体负责统一组织实施管理，这样，才能为档案管理提供有力的组织保证。

2.要在全体教职工会议上进行有关档案管理的宣传教育，让全体教职工重视该项工作。

3.要制定完善的档案管理制度，做到有法可依，有据可查。根据有关规定，结合实际，必须制订《XX学院各类档案管理制度》《XX学院档案归档范围及保管期限规定》等档案管理制度，以及档案分类方案、编号办法、保管期限等规章制度，使档案工作有章可循、井然有序、职责明确，提高档案工作的质量和效率。档案管理制度要广而告之，让全体教职工清楚，并严格遵守。

4.要加大档案管理经费落实，改善档案硬件设施。职业院校二级学院领导应该重视档案室硬件设施，根据综合档案室的实际需要，至少开设两间档案室，一间档案室设为机密资料室，一间设为一般资料档案室。现代期刊阅览室，一般保存资料和设备放置于一般资料档案室。要改善档案的保管条件，档案室须配备电脑、档案橱柜、扫描仪、除湿机、防磁柜、灭火机、保险柜等设备。

5.要聘请专职档案管理人员，落实到人，责任到人。为了使档案工作顺利展开，必须配备一位政治素质较好的专职档案管理员，为保证重要档案的信息保密和保存，专职档案管理员要保证是在编人员。专职档案管理员可兼现在的办公室设备管理，做到档案管理责任到人，并与考绩挂钩。从而确保各种档案材料及时、完整、准确归档，并及时有效地反馈档案管理和提供利用的各种信息，从整体上提高档案的综合管理水平。