高校综合行政(秘书)工作问题的思考
2014-11-27王聪聪刘冠颍
王聪聪+刘冠颍
摘要:如一般组织企业相同,高校组织的运行离不开综合行政及秘书岗位来参谋、协调对内对外各项事务的有序开展。本文就高校综合行政(秘书)工作存在的具体问题和优化对策进行探讨,以引起对这一群体及其工作内容的关注及优化。
关键词:综合行政 秘书 队伍建设
高校综合行政(秘书)人员,是指在学校或部门学院,承担辅助决策、文书会务、接待组织协调等的办公室工作人员,诸如党校办、各部门学院综合办的工作人员。他们是高校行政管理队伍中的重要构成部分,为高校稳定有序发展起到了不可替代的作用。因此,如何做好综合行政(秘书)人员的管理和队伍建设工作,成为高校管理体制改革中需要面对思考的问题。
1 高校综合行政(秘书)工作中存在的问题
1.1 重视程度和认同度不足 高校的主要职能决定综合行政管理(秘书)的辅助地位,导致学校对其地位重视程度不足,教学科研主体对其认同感不强。传统观念认为综合行政管理(秘书)岗位主要负责传达、沟通、协调等辅助型事务,大多数人都可以胜任,没有必要强配优配。同时,作为学校主体的教学科研人员对综合行政管理(秘书)的认同感不强,可有可无甚至稀释收入,这也是众多高校普遍存在的问题。这些观念的存在,使得人们对综合行政(秘书)工作缺乏正确的认识和评价,从而导致其参谋助手、组织建议等作用难以充分展现,这又反过来影响其地位作用。
1.2 从业人员素质参差不齐 高校的综合行政(秘书)人员大多非科班出身,没有接受过正式的行政管理及秘书职业培训,甚至有些是在高校合并浪潮中,无法胜任教学科研人员的出路。他们对综合行政(秘书)工作的目标职责缺乏主动思考和责任意识,很难有效完成岗位应有职责,出现了“人多活慢”的低效率现象。
1.3 工作内容单一繁杂 随着高校规模的扩大、功能的增多,行政管理的内容囊括了人、财、物、事等方方面面,再加之受限于岗位编制数量,使得综合行政(秘书)人员承接着繁重的具体事务,重复性强、内容单一,时间一长容易产生懈怠情绪。加之综合行政(秘书)岗位职责范围宽泛,师生遇到问题,都习惯找他们处理,致使正常工作受到干扰,本职工作往往做不到位。
1.4 队伍建设不稳定 在工资待遇上,综合行政(秘书)人员的工资收入不如同级的专业技术岗位;在职务晋升上,由于岗位编制有限,综合行政(秘书)人员晋升的机会也很少;在专业技术职称评聘上,高校综合行政(秘书)人员不像专业技术岗位有相应的职称系列评聘等等,这就使得一些综合行政(秘书)队伍人心不稳,很多人转岗到其他岗位,或通过考博成为专业技术人员,导致优秀人才的不断流失。
2 加强高校综合行政(秘书)工作的建议
2.1 转变思想观念,加强人文关怀 高校应进一步提升综合行政(秘书)工作的地位,更加重视综合行政(秘书)工作,要给予他们更多的重视和人文关怀。加大综合行政(秘书)技术支撑、培训学习的投入;及时肯定表扬其工作成绩;关心照顾其生活和发展等等。通过一系列的重视和关怀,使得综合行政(秘书)人员获得信心、看到希望,满怀热心投入到综合行政(秘书)工作中来。
2.2 加强培训学习,提升技能素质 “打铁还需自身硬”,做好综合行政(秘书)工作,从业者自身必须要提高技能素质和职业道德。高校综合行政(秘书)人员要重视和提高自身的理论政治修养,认真学习党的理论政策,学习国家领导人的相关重要讲话精神,掌握国家教育的路线方针和政策,了解教育大局、学习规章制度、熟悉校史校情。与此同时,高校综合行政(秘书)要热爱本职工作,树立良好的职业道德,有强烈的事业心、责任感和乐于奉献的精神,耐得住寂寞,立志在本职岗位上做出贡献、做出成绩。
综合行政(秘书)人员自身要提升专业技术能力。高校综合行政(秘书)人员要适应高校发展需求,就必须要与时俱进,具备深厚的业务功底,提升专业技术能力。一要拓宽知识面,对公文写作、国家方针、教育政策、教学科研等方面的知识要有广泛涉足和积累;二要提高组织协调能力,讲究协调沟通的技巧,充分做好上传下达、沟通协调工作,发挥好“桥梁”和“纽带”的作用;三要积极引入和熟悉OA、微信、APP等现代办公系统和手段,提升工作效率。
建立健全学习培训机制。高校要把综合行政(秘书)人员的培养纳入师资培养计划内,为综合行政(秘书)人员提供不同形式的学习和培训机会。包括在岗业务培训、校外(校地、校企、校校)交流学习。
2.3 明确岗位职责,提高工作效能 为避免综合行政(秘书)岗位被职责不清的各类事务所束缚,学校和各部门就要通过职能梳理,对各部门的职责进行规范划界。同时,对综合行政(秘书)人员的工作职责予以规范明确,从而保证综合行政(秘书)工作合理有序和高效运行。
综合行政(秘书)人员要讲究工作方法和技巧。面对繁杂的日常事务,要善于总结整理,常规性工作要预先规划、类同性事务要归类批次处理、多方面事务要理清脉络分清轻重缓急、突发性事务要提早做好预案准备。
2.4 建立健全职务发展规划 解决综合行政(秘书)队伍的懈怠情绪,可以通过平级岗位调动、更新工作环境,以及职务待遇晋升等措施健全其个人发展规划。科级干部轮岗制度是在全校范围内,在同一岗位工作5年以上、35岁以下的科级干部进行有组织的轮岗换岗。这将大大增强学校基层管理人员的活力,促进一批科级干部快速成长,加强部门间的沟通交流,也促进打破部门间的利益壁垒,利于复合型管理人才的培养。
另一方面,面对职数不足“僧多粥少”的难题,我们可以借鉴国家公务员工资薪级改革方向模式,划分层级的职务晋升模式,使得资深科员薪酬可能赶超科长,破解职数匮乏的束缚。
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作者简介:
王聪聪(1987-),男,山东潍坊人,硕士研究生,研究实习员;刘冠颖(1986-),女,山西朔州人,硕士研究生,讲师。endprint