浅析高校电子文件管理中存在的问题

郭婳

[摘 要]随着时代的发展及信息技术的完善，电子文件的管理与使用日渐成为档案工作的重要组成部分，不少地方档案馆或企事业单位档案室都为管理其所产生的电子文件而进行了理论的研究与管理方法的变革，本文就高校中电子文件的管理方法及其可能存在的技术、制度等方面的问题进行了一些讨论。

[关键词]高校；电子文件；管理方法

一、引言

近年来随着中国信息化程度的日渐提高，电子文件以其丰富的形式越来越广泛深刻的影响着人类生活的各个方面，并真实记录了社会生活的变迁。在国家颁布的《电子文件归档与管理规范》中，将电子文件定义为：在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，以来计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子文件数量的快速增长，使它成为档案记录中重要的组成部分。但是，在诸多因素的影响下，电子文件在管理方法、管理技术及管理标准等方面一直存在一些问题，特别是对于高等院校，研究院所等一些档案文件利用率较高的地方，如何对电子文件进行规范化的管理以方便用户特别是高校学生能够更方便的了解档案中信息，在提高电子文件的利用效率同时也要确保文件的真实性与完整性，就成了人们所关注的问题。

二、高校电子文件管理过程中所存在的问题

尽管各个高校如今都产生了大量的电子文件，但却未得到学校的高度重视，未作为档案进行系统化的处理，有的甚至得不到应有的保护。

1、对文件管理电子化重要性的认识有不够充分。主要体现在两个方面：一是高校内电子文件的归档选择和保存普遍不够规范，没有形成一套行之有效的规章制度。目前，高校中普遍存在的问题是归档不及时，纸质文件转化成电子文件的过程缺乏规范的管理，不同系统之间不兼容的情况等，这些问题加大了电子文件管理的不确定性；二是对电子文件管理资金和设备的投入不足。工作人员无法利用新技术快速准确的处理电子文件，更缺少对电子文件运行所依赖的软硬件的保护，使得电子文件的安全可用性大打折扣。

2、学校与所设档案馆（室）的分离。各所高校由于工作的性质，通常会产生大量的档案，包括人事档案、教学档案等，因此多数高校都设有单独的档案馆（室），由于文件数量庞大，单独的档案馆（室）可以提供良好的建筑结构和更为先进的保管设施，以及合理的人员配置，在一定条件下会改善档案保管的条件，但同时加大了学校及时归档进行信息整合的难度和文件为学校或高校学生所利用的难度，并且容易造成电子文件形成与归档的脱节和归档文件与利用者的脱节，不利于高校电子文件的管理水平和利用效率的提升。

3、缺乏电子文件管理的专业技术人员。对电子文件及其归档后形成的电子档案的管理，是一项艰巨的任务，否则会因对归档的电子文件进行分类整理不科学，影响到文件的利用价值。由于电子文件对计算机系统的依赖性，其必须借助计算机编目归档，这就要求电子档案的管理要求管理人员既具备档案管理基础知识，能熟练掌握档案工作的基本原则和方法，又能熟练掌握电子计算机技术、数字通信技术等。但如今许多高校档案部门人员偏少，技术力量薄弱，缺乏既懂档案知识又熟悉计算机专业技术的复合型人才，这是高校电子文件管理出现问题的根本原因。

4、高校间的电子文件相互交流较少，信息共享的程度弱。首先各所高校的发展水平都各有优势与不足，能够实现信息的交流与共享势必会提升一些学校的科研教学水平。但是由于各高校目前使用的电子文件管理系统五花八门，尚未有一套成熟通用的管理平台，因此也很难建立一套适应性广泛的电子文件管理规范，无法体现电子文件信息输出时高度时效性的优势，也大大减少了高校学生可以获取的信息量，不符合现代信息社会的发展潮流，正是高校电子文件管理中亟待提高的一部分。

三、针对所存在问题的变革方法

1、针对电子文件的管理最重要的就是要建立健全管理体制，制定必要的规章制度，规范电子文件的管理流程。首先就要明确电子文件的制作流程、保存要求、保存措施、提供利用的制度，以及电子档案的保管、提供利用等环节的有关问题，以明确规范的程序维护电子文件的真实性和可用性，同时电子文件的数字化建档、内容格式，保全形式、规章制定都应该有一套统一的标准，以确保高校内电子文件管理能够安全有效的开展。

2、加强高校档案部门、电子文件形成部门和文件利用者之间的相互关系。由于电子文件在归档工作中所涉及的问题非常广泛，因此必须协调好各部门工作，使其参与到电子文件管理活动的全过程管理中去，使高校电子文件形成一套贯穿于始终并包含学校工作各个方面的完整的系统，共同形成高质量且符合利用需求的电子文档。此外若将学校办公自动化系统接入档案管理系统，在档案生成的初期就由系统对其进行管理和保护，不仅节省人力资源，增加工作效率，还能更好实现信息共享和管理。

3、重视高校电子档案管理人员的培养和业务素质的提高。面对信息技术对档案管理工作的渗透与冲击，档案工作人员应主动转变观念，将电子文件视为档案系统中不可或缺的组成部分。提高职业素质，调整专业知识结构，要了解计算机信息管理和开发利用知识，并要熟悉掌握计算机在档案管理中的应用，使用新的管理模式和方法对电子文件进行有效的整理。同时高校可将电子文件形成单位的信息录入员加入到电子文件管理的队伍当中，形成结构更加合理的管理人才体系。

四、小结

随着信息技术的快速发展，我们目睹着又电子文件的产生和管理而带来的一系列问题，以及人们对电子档案的保管、价值鉴定等一系列管理理论和实践上的探索创新。通过以上对高校电子档案管理中相关问题的阐述与分析，我们能看到虽然目前的管理还存在诸多不足，但是基于对电子文件特点的深入了解，和档案管理工作与单位的协调发展，及时调整管理方式，建立完整的电子文件管理体系，保证电子文件得到有效利用，最终高校的电子档案会借助社会信息化这一历史机遇形成更加完善合理的管理模式。