试论社会养老保险档案管理信息化建设

周仕芹

[摘 要]试论社会养老保险档案管理信息化建设问题，介绍了社会养老保险档案管理工作中存在的问题，主要有社会养老保险与档案的管理问题、环境设施问题和管理水平问题，探讨了加强社会养老保险人事档案管理的信息化建设措施，具体是社会养老保险与档案管理模式、档案管理数字化、档案信息化建设和档案人才建设措施。

[关键词]社会养老保险；档案管理；信息化建设；保险业务；档案管理

社会养老保险业务工作，它的全称叫社会养老保险金，这是一种由社会统筹基金，来支付的基础养老金和个人账户养老金的集成，也是我国社会保障制度的重要组成部分，它是我国社会保险五大险种中最重要的险种之一，是国家和社会根据一定的法律和法规，为解决劳动者，在达到国家规定的解除劳动义务的劳动年龄界限，或因年老丧失劳动能力退出劳动岗位后的基本生活，建立的一种社会保险制度。社会养老保险业务档案管理信息化，是传统档案迈向现代档案的一个时代性标志，也是社会养老保险业务档案管理工作中的一场革新；如何利用计算机和网络技术，开展社会养老保险业务档案文件的信息化管理，这在社会养老保险档案工作中具有重要的作用；社会养老保险档案的信息化，要求对社会养老保险档案管理的思路要重新思考，确立网络信息环境中档案管理的框架和方法，就能够实现社会养老保险档案信息的社会化服务。所以，在我国即将进入老龄化时期，社会养老保险档案的信息化，已成为社会养老保险档案工作中的客观需要，在高科技时代，创新是一个蓬勃发展的事业，它是社会养老保险业务的全新动力与源泉，同时，创新又是知识经济时代发展的主要趋势。在知识时代，计算机技术把人类带进了一个全新的信息化时代，社会养老保险档案工作当然也要与时代发展同步，因此，如何加快社会养老保险档案信息化建设，是当前社会养老保险档案管理现代化的需要，也是档案创新工作信息化建设的主要内容。

一、社会养老保险档案管理工作中存在的问题

1. 社会养老保险与档案的管理问题

在社会养老保险中，有些领导和一部分工作人员，对社会养老保险档案工作的认识不足，总是觉得社会养老保险档案工作只是简单抄写和保管工作，谈不上社会养老保险业务的主要工作，不能给社会养老保险业务创造经济效益，因此，对于社会养老保险档案工作，只要做到不丢失、不泄露，就可以应付查档、外调；这种轻视档案工作的想法，表明这些工作人员对档案工作不了解，忽视了档案工作的重要性，势必使社会养老保险当按工作难以适应现代化管理需要。

2. 社会养老保险档案与环境设施问题

社会养老保险对档案管理必备的首要条件， 首先是要落实档案室的设施建设，有些社会养老保险档案至今没有专用档案室，还有些档案室狭小，由于档案资料多，出现潮湿和“六防”设备配套欠缺问题，使社会养老保险档案出现资料虫蛀、霉变，影响档案的完整性和外观的整洁美观，有的社会养老保险档案室，连必备统一的档案夹、切纸刀等工具都无法购置齐备。

3. 社会养老保险档案管理与管理水平问题

社会养老保险管理力量不强，管理手段滞后，管理水平低下，这是社会养老保险大多数工作人员的情况，他们大部分都未经过档案专业知识培训，对档案管理的要求、档案的重要性、档案资料的收集整理、装订归档等业务基本不了解，对收集档案意识薄弱，并且大部分档案工作者为兼职，没有人认真投入到档案工作中去，日常事务只是把资料放进档案盒，也不及时整理，严重影响了社会养老保险档案的管理。另外一部分归档资料欠缺准确与真实性，传统陈旧的社会养老保险档案管理，已难以适应时代飞速的发展，在新形势之下要求社会养老保险业务一定要改变传统模式，进行现代信息化建设。

二、加强社会养老保险人事档案管理的信息化建设措施

1. 社会养老保险与档案管理模式

传统的档案管理是以纸张为主的档案管理实体，大多是以手动完成档案的收集、整理、编制、鉴别、存储、统计等方面管理，它的工作量非常的巨大，步骤又是相当的繁杂。由于存储量大，档案管理人员没有精力，去实施对被封存的档案资料进行信息提取与加工处理，社会养老保险档案信息资源已经大多被闲置或变成废物浪费掉。随着现代管理技术与引进先进的设备，尤其是计算机和网络的发展，为社会养老保险档案管理，提供了良好的环境，现代化信息技术促使传统的档案管理模式面临着一个崭新的挑战。档案管理重点在于适应数字化记录管理需求，从传统的实体档案管理向信息资源的管理转变，将信息作为管理对象，对形成的不同档案进行数字化处理，采取现代化技术对档案信息资源统一管理。才能体现对档案信息资源的价值。

2.社会养老保险与档案管理数字化

档案管理的信息资源数字化是档案信息化建设的一个重要的基础与前提，也是对档案原件得以保护的重要方式；档案数字化需要通过利用现代化先进的信息手段，将档案部门的各种不同物质载体形式处理转变成数字化信息，并创建一个数据库文件以便于提供服务。形成数字信息化档案管理未必意味着传统的档案管理要取消，其两者应互相补充、长期共存。规范化与标准化是档案信息化建设的一项十分重要的内容，也是衡量档案管理现代化的一个重要标志。社会养老保险业务在进行档案管理信息化时，应当根据国家推荐标准管理信息，根据其发展特点与需求，制定标准的内部管理，在实践中逐步改进。数据库文件的目录，要有利于实际性的操作，又符合国家的标准规范。

3.社会养老保险与档案信息化建设

人类社会推动信息化技术发展的目标，是在建立良好的信息基础设施的环境下，使信息最大程度的利用与信息的公开得以实现；对档案信息化建设来说，该发展目标具有十分重要的现实意义，档案信息化建设应有一个过程，在此过程当中，伴随着在档案管理中应用程度的变化及其信息技术水平的提高，其信息化建设的阶段性目标也应及时地做出应有的调整，所以在档案信息化建设过程中，必须认识深远并且立足当前，积极解决档案信息化建设中会碰到的不同方面问题。

4.社会养老保险与档案人才建设

档案工作者综合素质的高低，会影响到档案信息化建设的进程，档案工作者是档案信息资源和用户两者互相联结的纽带与桥梁，在档案的网络化、信息化管理中，渴求拥有一大批高素质的人才队伍。管理工作者应掌握好档案专业知识，利用其专业知识，指导电子档案文件进行分类归档。需掌握档案信息化、数字化及电脑应用技术，使他们的业务水准与知识结构能够适应档案信息化建设的需要，为创建档案新模式提供强有力的人才保障。档案工作者若对计算机进行档案信息现代化的管理不够熟练，就难以适应档案信息化管理的要求，更加难以高效率地实现档案网络化、信息化的管理与服务。不仅要为档案管理部门配备计算机专业化人才，还应加强对管理工作者的在职培训，提升档案工作者对电子文件管理的专业知识，使他们肩负起电子文件归档管理的重任。

三、结语

社会养老保险与档案信息化建设，是高科技时代的发展趋势。社会养老保险与档案信息化建设，涉及到千家万户，只有不断创新，加强管理才能落实好社会养老保险工作。因此，一定要为社会养老保险工作，架起沟通之桥，为做好社会养老保险工作努力工作。

参考文献：

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[2]张红梅.加强档案管理信息化建设促进经济社会发展[J].华章. 2011年1期

[3]肖杰.浅析如何做好社会保险业务档案管理工作[J].经济师2008年11期